引継ぎについて

アイリスさん、はじめまして。
先週末にこのサイトにデビューした茶白ニャンコと申します。

引き継ぎの件、大変ですね。
良い案があるわけではないのですが、私は引き継がれた方の経験がありますので書き込みました。
アイリスさんに私のことを叱られてるようで冷汗が出ております。

総務担当が親会社へ転籍するのでその後を引きついだのですが、教わったのとは別で実際に自分でやってみるとそこで初めて質問が出来てきます。その時には前任者がいないわけで大変に困りました。（実際には親会社にいるのでメールで質問したり、２回ほど質問に行きました）但し、教えてはいただけますが、決して手伝ったりはしてくれませんでしたし私もそれは求めませんでした。アイリスさんが十分と思われる量と時間をかけて引き継ぎされて、相手も一応の了解をしたのならアイリスさんが実際に手を出してはいけないのだと思いますよ。（いつまでもその人が自立できないから）
社外に関係する重要書類でもその人に責任をとらせねば！
以下、私の想像で書きますので悪しからず。
責任と自覚がない・・・・それはいけませんが、意識の問題よりも当時の私のように単純に全体が「わかっていない」のかもしれません。ベテランから見るとボーッとした様子に見えると思います。
例えば。。。。。ここにはこの数字をこの四角のなかに書き写す、月末になったらこの書類を６Ｆの鈴木さんにＦＡＸする、などという機械的な手順のメモだけがその人の頭に残っているとしたらどうでしょう。(私のことです）そのご本人のような様子になるのではないでしょうか。
これでは「全体」がわかっていないということです。この集計値がどこに行って何の集計のもとにされるかとか、官庁から誤りを指摘された場合、何時までにやり直しを求められるか、その責任者はだれで徹夜してもやるべきことであるか、やり直しの場合のペナルティはどれくらいで、どれくらい不名誉かなどなど。

当時、私は総務的な一切の業務を「引き継ぎ」ました。一緒に２回ほど一連の作業を手伝いましたが、お互いが猛烈に忙しかったので時間が空いた隙間に言われるままにメモをとったくらいです。ええ、そりゃもう一人になったら大変でした。フォローアップはこちらからメールでの質問です。前任者に現場に来ていただくことはもちろんありません。もう私の責任でしたから。
後日談：苦労した私は「引き継ぎシステム」ソフトを作って売ろうと企画会議に諮ったのですが簡単に「ボツ」でした。（笑）いけるとおもうんですけどー。
因みに、ネットで「引き継ぎ」とか「引継ぎ書」で検索してみてください。いっぱいいっぱい記事がでてきます。ほとんどが不満と文句、トラブルです。
それだけ苦労されてる方が多いということだと思います。弊社はゆるゆるの小企業ですから、そこは差し引いて読んでくださいね。
アイデアやアドバイスではなく経験談になってしまいました。ごめんなさい。

ｂｙ茶白ニャンコ

茶白ニャンコさんへ

はじめまして。アイリスと申します。
ご返答ありがとうございます。
前々から総務の森さんでは大変お世話になっていたのですが、今回ご相談(？)は初めてさせていただきました。

私がベテランなんてとんでもない！
入社数年しか経っていない若輩者で、まだまだ周りに迷惑をかけながら日々精進しております。
ちょっとややこしい書き方をしてしまいましたね……すみません。

私も、引き継ぎを受ける側の苦労は理解しているつもりでおります。
新卒で配属当初、前任者からの引き継ぎは一カ月弱ですべてを済ませられ、右も左もわからぬまま放りだされたのは新しい記憶です。。。
同じように、基本的にはメールや電話越しに教えて貰うことがほとんどでした。やはり、季節的な業務も多いですものね。

そして、引継ぎをした相手というのが実は私より経験の長い先輩でして……実際に担当をしたのは初めてのようなのですが、少なからず大まかな流れは引き継ぎをするまでもなく元よりつかめていると思うのです。

でも、確かにおっしゃられている通り私が手を出してはいけないんですよね。。
社内に迷惑をかける程度であれば後々フォローできるのですが、やはり社外となるとどうしてもその重要性からか私も気になっていらないお世話を焼いてしまっていました。

茶白ニャンコさんのように疑問に思った時点で毎回聴きにきてもらえると私も今よりずっと安心して様子をみていられるのですが、どうにも責任の重点を私に置いているらしく、相手にも受身の体制をとられてしまって、私としてもこちらから動かなくてはいけないのかな？という気になってしまっていました。

どこも引き継ぎは大変なんですね。。
引き継ぎ書！そんなものもあるんですか。
すみません確認不足でした……。
茶白ニャンコさんの引継ぎシステム、個人的には興味あります(笑)
こんな苦労が少しでも減ればと思うのですが……！

もう一度お話しをしてみることにしますね。
そしてなるべく私は手を出さないようにしてみます！
貴重なご意見ありがとうございました。

こんにちは。

やはり、業務を引き継いだ職員さんに甘えがあるのかもしれませんね。
いつでも訊ける、いざとなれば手伝ってもらえる･･･という安心感みたいな物があるのかもしれません。

僕の場合は、入社2年目で上司が関連会社に転勤になり、上司の仕事（人事、労務、国への認可申請、取引先や銀行との折衝、予算組みなどなど･･･）をたった２～３数ヶ月ほどで引き継がれました。
上司が去った後、経理しかやった事のない僕は、覚える事の多さと、山のような資料を前に、なんだか呆然としてしまいました。

唯一救われたのが、上司の仕事がとても丁寧で、資料の管理や保管がきっちりとされていた事です。
最初は上司が残してくれた書類を参考にしながら、なんとか業務をしました。
わからない事は本で調べたり各機関に訊く。
とにかく時間がなく、最初は理解する事は後回しにしてでも進めて行かないと業務が回っていきませんでした。
今のようにネットもメールもない時代で、上司も関連会社とは言え、別会社になるので、あまり電話で聞くこともできず、ほんと苦労しました。
でも「自分しかやる者がいない」･･･となると、何とかなるものです。
失敗もたくさんしました。
冷汗も一杯かきました。
そうやって覚えました。
なんだか、昭和の時代のおっさんの話ですね･･･すみません。

日常業務を行いながら一定期間で行わなければならない業務の引継ぎには限界があると思います。
あとは「引き継がれた仕事は自分の仕事である」という自覚を持ってもらうのが一番かもしれませんね。
茶白ニャンコさんもおっしゃってるように、あまり手を出しすぎない事も必要だと思います。

当社は、女子社員が多く、引継ぎもけっこう多いです。
業務を引き継ぐ際は、必ず引き継ぎ書を作成してもらい、引き継いだ者と所属長が持つようにしています。
あまり後で見直す事はありませんが、引継ぎ事項の整理と、引き継ぐ者、引き継がれる者の意識の向上には役立っていると思います。

はじめまして。アイリスと申します。
ＫＡＺさんも引継ぎで大変な思いをされたのですね。

甘やかす、といったら変な表現かもしれませんが、私の方にも非があったと反省しております。
やはり、当人に自立してもらうには、多少なりとも厳しく接していかねばならないところもあるのですね。
どうにも目の届く範囲ですと余計な口出しをしてしまいがちなのですが、今後は聴かれた時にだけ応えるようにしてみます。

失敗するのは本人にはけして悪い事ではありませんよね。
ですが今後も、“最低限”のところは見守っていくつもりでおります。

私も、労務業務を一部とはいえ引き継いだ際、やはり頼りになるのは前任者との引継ぎ期間に取ったメモと残してある資料でした。
残念な事に、私の所はファイリングもまともにできていないような物ばかりだったのですが……。
自分なりに手順書から見直して、やりやすいように落ち着いたかな？というところでの引継ぎで大分戸惑ってしまい、過剰に手を掛けすぎたのかもしれません。。。

引継ぎ書、前の方からいただいたご意見を元にその後私でも調べて見ました。
共通の認識を得る為の物として、弊社でも引き継ぎ書を作成してみようかと思います。

貴重なご意見ありがとうございました。
お互いにとって良い気持ちで仕事ができるように、引継ぎしっかり行っていきたいと思います。

アイリスさん、お気持ちすごくわかります。
私も同じような状況です。これまで、上司と2人でやっていた業務を3人にしました。上司の仕事を少し私に引継ぎ、私の仕事を後輩へ引継ぎ、後輩は入社1年になりました。

それでも、ミスが多く私のチェックが必要で、私の手からは離れず、上司の仕事の分だけ、余計に忙しくなりました。

私が入社した時は引継ぎ期間が1か月しかなく、年1回の事などは引継ぎできず苦労しました。
後輩には、システムの操作方法などは画面コピーをして操作手順書を作成し、つまづく度にマニュアルを修正してきました。マニュアルがある分、ある程度は楽に引継ぎできましたが、マニュアルというのはわからないから見るものであって、自分でわかっていると思っているものは見ないものです。最近はそれで困っています。
後輩はわかっているからマニュアルを見ず、間違えるのです。
引継ぎはマニュアルを作成するとよい言えるのですが、その後はどうしたらいいでしょうかねぇ・・・

責任についてですが、私も入社1年を機に、態度を改めました。後輩が成長しないのも私にも原因があると思ったからです。間違えないように先回りしてチェックするのではなく、
可能な限り間違えて本人に自覚してもらうことにしました。
本人には、間違えたら、「なぜ間違えたか」　「今後間違えないためにはどうしたらよいか」を考えて報告してもらう。どうしてもわからない場合は、私がアドバイスするからと伝えました。

やはり、自分でミスをするとそれなりにへこみますし、ミスした箇所は今後チェックするようになりますからね。

これで、しばらく様子をみてみることにします。

りんともさんへ

お礼が遅くなりまして大変申し訳御座いません。
アイリスと申します。ご助言ありがとうございます。

共感していただけますか……！
そうですよね。特に社会保険等はすでに定まっているものも多く、ネットで調べても手続き方法や時期というのはのっていたりするものですよね。
わからなければ、私に聴くなりネットや書籍で調べるなりして、業務への理解を自分から深めて行って欲しいところなのですが。
どうにもうまく行かないものですね。

やっぱり指示指摘は本人が聴いてきた時に対応しようかと思っております。
責任感と自覚を持ってもらいたいですし。
失敗してからのフォローにしようと思います。

実際ではフォローするのは逆の立場なんじゃないかと常々思ってはおるのですが……致し方ないですよね。

自分の事は自分で責任を、を基本にこれからも業務引継を頑張っていこうかと思います。

改めて御礼が遅くなりまして申し訳ありません。
貴重なご意見有難う御座いました。