社内ルールの作り方-電話対応-

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> こんにちは、大阪のシステム会社で事務全般を担当しています。
> キタヤマと申します。
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> 社内の電話取次ぎルールを検討しています。
> どなたか良いアイデアがあれば、お教え願います。
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> 目的：お客様からの電話を「担当者の不在」を理由に断らないためにルールを設ける。
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> ---現状---
> 他のお客様と電話中→電話中ですと伝えてお客様の判断を促す
> 席外し→席を外しておりますと伝えてお客様の判断を促す
> 来客→来客中ですと伝えてお客様の判断を促す
> 外出/出張中→外出中ですと伝えてお客様の判断を促す
> 休み→お休みを頂いておりますと伝えてお客様の判断を促す
> 会議中→取り次ぐ
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> 現在検討中の内容は
> 別の者に電話を取次ぎ要件を代わりに聞いてもらえるようにできないかという事です。
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> ①担当者が不在→上長に繋ぐ
> ②担当者が不在→同じ部署内のメンバーに繋ぐ
> ③担当者が不在→電話に出た人が要件を聞く
> ④担当者が不在→担当者より折り返させますとアナウンスする(外出中の時のみ)
>
> みなさまの会社ではどのようなルールで行なっていますか？
> ぜひご意見下さい。

こんにちは。
当社では、担当者が不在ということを申し伝え、よろしければ同じ課の〇〇と申しますがご用件は・・・と聞くようにしています。
お客様が折り返しということであればその指示に従います。