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総務の給湯室

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代表取締役変更に伴う通知について

著者 アムリタ さん

最終更新日:2012年03月08日 11:51

いつもお世話になっております。
4月1日より、弊社の代表取締役が変更となります。そこで、取引先関連企業宛へ通知を出すことになりましたが、400通ほど出すのに効率の良い方法はありますでしょうか?

現在わかっている情報ですが、
・文書にて通知予定(宛名を1枚づつ打直す必要はありますでしょうか?)
・封筒に入れて投函(宛名ラベルでも大丈夫でしょうか?)
・変更内容の通知などは親書にあたりますでしょうか?(切手を貼って出すべきか、メール便のようなものでも非常識とならないか?)

以上、初めてのことでしかも本日近々作成してもらう旨を聞きました。言われて慌てない様に、段取りだけでも頭にいれておきたいので、ご教授いただければと思います。
何卒、宜しくお願い致します。

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Re: 代表取締役変更に伴う通知について

著者 こまんた さん

最終更新日:2012年03月08日 13:49

こんにちは。
弊社でもちょうど去年の今頃、代表の変更がありました。
その時に私がした手続きを書きますね。

まず、通知文書ですが、宛名は入れませんでした。
お客様からも度々代表・役員の変更のお知らせが来ますが、それにもうちの名前は入っていませんし、大丈夫だと思いますよ。

封筒は、上記の通知文書の作成・印刷をお願いした印刷会社さんに一緒に用意してもらったんですが、宛名の印刷は自社のプリンターを使って自分でやりました。
(封筒に直接印刷しました)

最後に、この通知書も信書にあたる気がします…。
メール便はまずいかも…?
私は後納郵便を使って送りました。
ン百枚も切手貼るのは大変ですもんね^^;

こんな感じですかね?
あくまでも一例ですので、参考程度にどうぞ!
少しでも何かの手助けになれば幸いです。
では、頑張ってください!

Re: 代表取締役変更に伴う通知について

著者 apple さん

最終更新日:2012年03月09日 09:19

おはようございます。
同じくです。
宛名はなし、そして、最近多いのは封筒の表書きは、
パソコンで縦書き印刷されていますね。
今でもあるのかな?
過去につかったことがありますが、
表書きを毛筆でしてくれる業者さんがありました。
書体サンプルをいくつかお持ちです。
そして、メール便は良くないでしょう。
切手もしくは後納郵便のスタンプが押されていますよ。
パソコンで打ち出すと、後の管理もやりやすいですよ。

Re: 代表取締役変更に伴う通知について

著者 アムリタ さん

最終更新日:2012年03月09日 09:24

こまんた様

ご回答ありがとうございます。
ご教授いただきました内容で、進めていきたいと思います。
本当に助かりました。

Re: 代表取締役変更に伴う通知について

著者 アムリタ さん

最終更新日:2012年03月09日 09:26

apple様

ご回答ありがとうございます。
宛名ですが、社長本人に確認して手書き(従業員で)か宛名ラベルかを選んでもらおうと思います。(封筒に印字できるプリンターが弊社にはないため)ご教授いただき本当に助かりました。

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