上司不在時の来客応対について

秘書検定とか持っているわけではないので、自信ないですが
どうなんでしょう。アポなしで来るお客様って。
どうしても会いたいならアポ入れてくると思いますし
そうでなければ「あーそれならいいよ、ちょっと寄っただけだから」みたいになるんだと思いますが。
上司は、何かの業務や計画が山場に入っていて、重要なお話が多いので「お通しするように」とおっしゃったのかもしれませんが、それならなおさらアポ必要ですよね。。。
お待たせする時間にもよりますよね。
上司の意図をもう少し聞いてみたらいかがでしょうか。
まあ、役員の方がすぐには戻ってこれないにしても、時節柄、冷茶でもお出しして一服して行っていただくとか(笑)

> はじめまして、総務・受付を担当している者です。
> 上司不在時の来客応対についてご相談させて下さい。
>
> 所属部署のミーティング内で、職場で一番の上役から
> 「役職員(上司)全員が外出している時にアポイントなしで重要なお客様が来た場合、通常の対応で「外出しています」と門前払いするのではなく応接室へお通ししてお茶を出すように」
> と指示がありました。
>
> 通常の応対とは、
> 「申し訳ありませんが、○○は外出しております。○○時に戻る予定となっておりますがいかが致しましょうか」
> といった型どおりの接遇をしています。
>
> 上司の指示ですので指示通り声をお掛けしたいと思うのですが、その場合、
> 「申し訳ありませんが、○○は外出しております。○○時に戻る予定となっておりますが、差し支えなければ応接室でお茶でもいかがでしょうか」
> と声を掛けても失礼にならないでしょうか？
>
> また、応対できる役職員(上司)がおらず誰もお相手を出来ないにもかかわらず応接室へお通しして、お客様だけぽつんと残してよいものなのでしょうか、
> そもそもこういったことはビジネスで行われていることなのでしょうか？
> マナー本を読んでもネットで調べても例などがなく、かえって非常識なのではないかと不安です。
>
> 恥ずかしながら接遇マナーの知識が浅くド素人のような者なので、皆様の職場でのパターンなども一緒にご教授頂けましたら幸いです。
>
> よろしくお願い致します。

私も詳しいわけではありませんが、似たような経験がありますのであくまでうちの場合ですが。

「重要なお客様」の場合とありますし、やはり時節柄も考慮して

まず応接にお通しして冷たいお茶を出し、
「○○は外出しておりまして、○時に帰社予定となっております」
「お急ぎの御用でしたら（社用携帯電話に）連絡を取ってみましょうか？」等
その場に応じて反応を見る感じでしょうか・・・

総務担当者です。私もそこまで詳しくはありませんが・・・


> 「申し訳ありませんが、○○は外出しております。○○時に戻る予定となっておりますが、差し支えなければ応接室でお茶でもいかがでしょうか」

それがいちばんベターだと思います・・・

というか、その指示の意図がイマイチよくわからないので何ともいえませんね。過去に来客対応でクレームを受けたことがある、とかであればわかる気もしますが。

もう決定してしまったことなので、とやかくいうのもアレですが…個人的にはあまり現実的な応対ではないなと思ってしまいます（すいません；
もし、応接室にお通ししたとしても、気になって気になって仕事に集中できないです（苦笑）

その指示の意図を聞いてみたほうがいいと思います。


ちなみに、弊社は通常通りの対応（外出しておりまして、○○時に戻る予定云々）をしています。
ときどき、アポなしで重要なお客様がいらして、上司・役員がたまたまお手洗い等で離席している場合は、応接室にお通ししてお待ちいただくこともあります。