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相談の広場

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総務の給湯室

総務担当者同士の給湯室的空間!「みんなの会社ではどうしてる?」など・・・ご自由に!

総務未経験者の勉強方法を教えてください

著者 otsuna さん

最終更新日:2022年06月15日 10:36

皆様はじめまして。
先日、総務・経理担当者が突然退職し、引継ぎ無しで私が担当することになりました。
まったく関係のない業務をしていたため、何も分かりません。
小さい会社なので、一人で総務・経理・庶務全て担当しなければならず途方に暮れています。
経理は簿記を勉強しようと思っていますが、総務に関しては全体像が見えずどう勉強すればよいのか分かりません。
ネットで調べてみましたが門外漢のためなかなか頭に入ってきませんでした。
教科書の目次のように、大項目→中項目→小項目というような全体を整理したものがあればありがたいのですが、、、
皆様はどのように理解していったのか教えて頂けたら幸いです。
どうぞ宜しくお願いいたします。

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Re: 総務未経験者の勉強方法を教えてください

著者 junkoo さん

最終更新日:2022年06月15日 11:36

こんにちは

> 先日、総務・経理担当者が突然退職し、引継ぎ無しで私が担当することになりました。
> まったく関係のない業務をしていたため、何も分かりません。
> 小さい会社なので、一人で総務・経理・庶務全て担当しなければならず途方に暮れています。

私も数年前に未経験で入社した会社で一人総務になりました。
入社前には前任者から教えてもらえると聞いていたのですが、入社してみると前任者はおらず…。
その時の経験から

社内独自のルールなどは周りを見て自分で把握していくしかありません。
転職ではなく部署異動でしたら想像がつくことも多いのではないでしょうか。
今まで自然と行われていた行事や、身の回りの掃除なども総務が行っていたということがあるかもしれません。

> ネットで調べてみましたが門外漢のためなかなか頭に入ってきませんでした。
> 教科書の目次のように、大項目→中項目→小項目というような全体を整理したものがあればありがたいのですが、、、

社会保険や税金の手続きなどに漏れがあると怖いので「小さな会社のxxが全部自分で出来る本」というものを2、3冊買いました。
各項目の解説は簡潔ですが、会社で必要になる事柄が網羅されている本です。
これで全体像を把握したうえで、それぞれの手続き内容に関しては別途参考書を購入しました。
ネットでも検索できますがある程度の知識が出来るまでは書籍の方が良いと思います。

それから、この「相談の広場」の過去ログをひたすら読みました。
分からないことが出てきてから検索するよりも
先に読んでおくと(理解できなくても)何となく記憶に残っていて
後で役に立つと思います。

Re: 総務未経験者の勉強方法を教えてください

著者 ユキンコクラブ さん

最終更新日:2022年06月16日 11:58

> 皆様はじめまして。
> 先日、総務・経理担当者が突然退職し、引継ぎ無しで私が担当することになりました。
> まったく関係のない業務をしていたため、何も分かりません。
> 小さい会社なので、一人で総務・経理・庶務全て担当しなければならず途方に暮れています。
> 経理は簿記を勉強しようと思っていますが、総務に関しては全体像が見えずどう勉強すればよいのか分かりません。
> ネットで調べてみましたが門外漢のためなかなか頭に入ってきませんでした。
> 教科書の目次のように、大項目→中項目→小項目というような全体を整理したものがあればありがたいのですが、、、
> 皆様はどのように理解していったのか教えて頂けたら幸いです。
> どうぞ宜しくお願いいたします。


簿記の勉強もよいですが、、、
まずは、会社の一連の流れを把握しましょう。。前年度の決算書、総勘定元帳、仕訳帳などを見てもらうと経理の一連の流れがわかると思います。
総務・・は会社によって範囲が異なるので、今まで前任者にやってもらっていたことなどを書き出してみましょう。
また、それぞれ専門家と顧問契約しているのであれば、相談してもらうとよいと思います。間違えて相談しても、「それは、●●の専門の方に聞いてください」と教えてくれるでしょう。

専門家としては、税理士、社会保険労務士、司法書士、行政書士など
相談窓口としては、税務署、市町村役場、年金事務所、健康保険組合、ハローワーク、労働基準監督署、労働局など、
取引内容に応じて、銀行、リース会社、貴社の担当者と先方の担当者などなど、、

それぞれ相談窓口を確認しておくと、困った時に相談できます。

Re: 総務未経験者の勉強方法を教えてください

著者 ヒュッゲ さん

最終更新日:2022年06月16日 14:37

初めまして。

私も似たような境遇の為、コメントを残します。

他の方も書かれていましたが、
「小さな会社の総務~」のような本がありますので、
まずは本屋で一冊読みやすそうなものを購入するといいと思います。
分厚い本が多いので、最初は途方に暮れましたが、
年に一回しかなかったり季節柄の業務もありますので、
全てをいきなり全部理解しなくても大丈夫です。手元に一冊あると安心だと思います。

外部との手続きに関しては、専門家の方に頼るのが一番かと思います。
私は、銀行窓口での手続きや、保険関係の手続きを一つ一つ
「初めて行うのでフォローお願いしたいです」と伝えて教えて頂きながら行っています。
何も伝えないと「慣れている人」「経験者」と思われて専門用語を早口で言われたりするので戸惑います。
特に長くお付き合いのある、協力会社の担当者の方であれば、
『前任と引継ぎ期間がなかったこと』を正直に伝える方がいいかもしれません。
初心者と分かると、ゆっくり話してくれたり、分かりやすい資料や書類の書き方のサンプルなども一緒に送ってくれたり
逆に、前はこういうやり方でしたが、こういう方法もありますよ、と教えてくれたりします。

社員の皆さんは、相談者さんが、慣れない業務を一人で行うと分かっているわけですから協力して下さるのではないでしょうか。

頑張ってくださいね!私も頑張ります。

> 皆様はじめまして。
> 先日、総務・経理担当者が突然退職し、引継ぎ無しで私が担当することになりました。
> まったく関係のない業務をしていたため、何も分かりません。
> 小さい会社なので、一人で総務・経理・庶務全て担当しなければならず途方に暮れています。
> 経理は簿記を勉強しようと思っていますが、総務に関しては全体像が見えずどう勉強すればよいのか分かりません。
> ネットで調べてみましたが門外漢のためなかなか頭に入ってきませんでした。
> 教科書の目次のように、大項目→中項目→小項目というような全体を整理したものがあればありがたいのですが、、、
> 皆様はどのように理解していったのか教えて頂けたら幸いです。
> どうぞ宜しくお願いいたします。

Re: 総務未経験者の勉強方法を教えてください

著者 otsuna さん

最終更新日:2022年06月16日 22:09

削除されました

Re: 総務未経験者の勉強方法を教えてください

著者 otsuna さん

最終更新日:2022年06月16日 22:10

junkoo様

ご回答いただきありがとうございます!
初投稿でドキドキしながらの質問だったので、とても嬉しいです。

> 私も数年前に未経験で入社した会社で一人総務になりました。
> 入社前には前任者から教えてもらえると聞いていたのですが、入社してみると前任者はおらず…。
> その時の経験から
>
> 社内独自のルールなどは周りを見て自分で把握していくしかありません。
> 転職ではなく部署異動でしたら想像がつくことも多いのではないでしょうか。
> 今まで自然と行われていた行事や、身の回りの掃除なども総務が行っていたということがあるかもしれません。

確かに今までの流れで意識せずに判断できている部分があります。
入社したら前任者がいないとは、junkoo様は相当ご苦労されたのではないかと思います。
それを乗り越えられたうえでのご意見、とても励みになります!


> 社会保険や税金の手続きなどに漏れがあると怖いので「小さな会社のxxが全部自分で出来る本」というものを2、3冊買いました。
> 各項目の解説は簡潔ですが、会社で必要になる事柄が網羅されている本です。
> これで全体像を把握したうえで、それぞれの手続き内容に関しては別途参考書を購入しました。
> ネットでも検索できますがある程度の知識が出来るまでは書籍の方が良いと思います。

ネットよりも書籍、とても納得しました。
早速本屋さんに寄って帰ります!


> それから、この「相談の広場」の過去ログをひたすら読みました。
> 分からないことが出てきてから検索するよりも
> 先に読んでおくと(理解できなくても)何となく記憶に残っていて
> 後で役に立つと思います。

実は、同じような質問がないか過去ログを検索したのですが見つからず、ざっとページを追ってみましたがすごい量なので諦めた経緯があるのですが、逆を返せば沢山の情報が詰まっているということですね。
これから時間を見つけて過去ログを読んでいこうと思います。

ご回答ありがとうございました!

Re: 総務未経験者の勉強方法を教えてください

著者 otsuna さん

最終更新日:2022年06月16日 22:27

ユキンコクラブ様

ご回答いただきありがとうございます!

> 簿記の勉強もよいですが、、、
> まずは、会社の一連の流れを把握しましょう。。前年度の決算書、総勘定元帳、仕訳帳などを見てもらうと経理の一連の流れがわかると思います。

恥ずかしながら、総勘定元帳や仕訳帳というものが何なのか、それがどこに保存されているのかすら分からないレベルです、、、
前任者が突然辞めてしまったうえに会社の移転も重なっており、紙のファイルに関しては総務・経理・庶務が混ざってゴチャゴチャな状態です。
データはフォルダ分けされていますが、総務・経理・庶務の線引きが曖昧?なのと、個人PCに保存してあるものとサーバーに保存してあるものの線引きも分かりません。
ちなみに、給与計算等は私が落ち着くまでは会計事務所にお願いすることになったので、経理?会計?のソフトはまださわっていません。


> 総務・・は会社によって範囲が異なるので、今まで前任者にやってもらっていたことなどを書き出してみましょう。

書き出したら自分が分かっていることが明確になりますね。
やってみます!


> また、それぞれ専門家と顧問契約しているのであれば、相談してもらうとよいと思います。間違えて相談しても、「それは、●●の専門の方に聞いてください」と教えてくれるでしょう。
>
> 専門家としては、税理士、社会保険労務士、司法書士、行政書士など
> 相談窓口としては、税務署、市町村役場、年金事務所、健康保険組合、ハローワーク、労働基準監督署、労働局など、
> 取引内容に応じて、銀行、リース会社、貴社の担当者と先方の担当者などなど、、
>
> それぞれ相談窓口を確認しておくと、困った時に相談できます。

長年、年度末に何かをしてもらっている会計事務所さんがいます。
社労士さんも以前お願いしていた方とまた契約をしました。(月1回来ていただき状況を確認してもらう契約です)

相談窓口に関しては、法務局と税務署に住所異動の件で問合せをしましたが、今はコロナの影響で電話相談だけなので、正直なところ分かりにくくて、、、
私の質問が足りないのだとは思いますが、結局、一度で用が済まず両方とも二度手間になってしまいました。
相談するコツのようなものはあるのでしょうか?

銀行系はメインバンクの担当さんがお若い方で、お願いしたことをやっていただくのに時間がかかる感じです。

と、なんだかどんどん愚痴になってきてしまいました。
すみません。

相談窓口を事前に確認して、いざという時に慌てないようにしたいと思います。

ご回答ありがとございました!

Re: 総務未経験者の勉強方法を教えてください

著者 otsuna さん

最終更新日:2022年06月16日 22:35

ヒュッゲ様

ご回答いただきありがとうございます!

> 私も似たような境遇の為、コメントを残します。

似たような境遇の方のコメント、とても勇気づけられます!
みなさん乗り越えてきていらっしゃるんだなと。


> 他の方も書かれていましたが、
> 「小さな会社の総務~」のような本がありますので、
> まずは本屋で一冊読みやすそうなものを購入するといいと思います。
> 分厚い本が多いので、最初は途方に暮れましたが、
> 年に一回しかなかったり季節柄の業務もありますので、
> 全てをいきなり全部理解しなくても大丈夫です。手元に一冊あると安心だと思います。

年に一回や季節柄のことも気になっていたので(タイミングを逃しそう、来年まで覚えていられるか?等)、本は必ず購入しようと思います!
総務って本当に幅広いですよね、、、


> 外部との手続きに関しては、専門家の方に頼るのが一番かと思います。
> 私は、銀行窓口での手続きや、保険関係の手続きを一つ一つ
> 「初めて行うのでフォローお願いしたいです」と伝えて教えて頂きながら行っています。
> 何も伝えないと「慣れている人」「経験者」と思われて専門用語を早口で言われたりするので戸惑います。
> 特に長くお付き合いのある、協力会社の担当者の方であれば、
> 『前任と引継ぎ期間がなかったこと』を正直に伝える方がいいかもしれません。
> 初心者と分かると、ゆっくり話してくれたり、分かりやすい資料や書類の書き方のサンプルなども一緒に送ってくれたり
> 逆に、前はこういうやり方でしたが、こういう方法もありますよ、と教えてくれたりします。

今のところ相手の方には素人だということを伝えてやり取りをしています!
ですが、早く覚えないといつまでも素人では、という勝手なプレッシャーがあったことに気付きました。
しばらくは気にしないようにしようと思います!
こうしてコメントしていただけるように、みなさん素人に優しいので本当に有難いです。


> 社員の皆さんは、相談者さんが、慣れない業務を一人で行うと分かっているわけですから協力して下さるのではないでしょうか。
>
> 頑張ってくださいね!私も頑張ります。

確かに社員の方々にはいろいろと協力していただいています!
会社の移転もあったので備品の注文(ネット注文のパスワードが分からない)からゴミの捨て方(回収業者に丸投げしていたのが社員が捨てることになった)まで、全てに手間取っていますが今のところクレームなくやらせてもらっています。
感謝しないといけないですね。

頑張ってくださいと言われることがこんなに嬉しいのは初めてかもしれません。
勇気を出して投稿してみて良かったです。
ありがとうございました!

Re: 総務未経験者の勉強方法を教えてください

著者 ユキンコクラブ さん

最終更新日:2022年06月17日 11:00

> 相談窓口に関しては、法務局と税務署に住所異動の件で問合せをしましたが、今はコロナの影響で電話相談だけなので、正直なところ分かりにくくて、、、
> 私の質問が足りないのだとは思いますが、結局、一度で用が済まず両方とも二度手間になってしまいました。
> 相談するコツのようなものはあるのでしょうか?
>

相談するコツ、、、というか、
最初は、必ず窓口で書類をもって相談。。。が一番です。
自分と相手の前に書類がありますので、確認しながら対応してもらえます。。まずは窓口へ出かけてみてください。。
そして書類作成などは、その場で下書きしてくるくらいしてもよいと思います。
窓口に行かれるときは、必ず原本と別に落書きできるようコピーを持参していくとよいでしょう。コピーに相談内容や記入の下書きなどを書き込んでくると、戻ってきたときに再確認できます。

電話相談の場合は、
どうしたらよいか、、ではなく、できるだけ具体的に。
「会社(本社、支社、営業所)が〇〇市1番地から、〇〇市3番地に引っ越すことになった(引っ越した)が、どのような手続きが必要なのか」
など、できるだけ具体的に内容を伝えていただくことが必要です。
私も電話相談をしますが、結果だけを聞こうとすると、相談の都度回答が変わることがありますので、必ず時系列から相談する事をお勧めします。
また、電話でも、窓口でも担当者がかわればまた最初から相談しなおさなければいけなくなります。
担当者が変わると、最初の相談内容と、2度目の相談内容では相談する中身が異なりますので、相手の回答も異なります。
「担当者が変わると回答が異なる」トラブル発生で、何をしてよいのかわからなくなります。
できるだけ担当者の名前を控えて、同じ相談であれば一人の担当者に対応してもらうようにすると楽ですよ。。。そしてわかるまで何度でも聞く。ご自分が理解できるまで聞きましょう(専門用語と、手続き書類の名称は特に聞き直してください)
だいたい、電話でも窓口でもその時はわかるけど、電話を切った後や、自宅に戻ってきた後確認しようとするとわからなくなるものです。メモを取るのも大切ですが、自分自身がしっかりと理解できていることが一番大切だと思っています。

あと、一つの手続きについても段階を追わないとできないこともあります。
また、相談している過程で、不明なところ、確認しなければいけないところが多々出てきます。
一度にすべて終わらそうとせず、ひとつづつ進行させながら、その都度相談が良いでしょう。


また、一度やったことは忘れないように、同時進行で自分だけのマニュアルを作っていくのもいいでしょう。なお、同じ業務を行う都度見直して、作り替えていく必要もありますが、、だいたいの流れはそれで覚えます。

ご自身が苦労して対処したことは忘れずらいものです。
最初は大変ですが、来年のため、次期引継ぎのためと思って工夫してみてください。

Re: 総務未経験者の勉強方法を教えてください

著者 ヒュッゲ さん

最終更新日:2022年06月17日 17:25

otsuna様

お忙しい中、返信ありがとうございます。

移転も重なっているとの事で、大変な状況かと思います。
私は前職で移転と社名変更を経験しましたが、総務でなくても大変でした。

>ですが、早く覚えないといつまでも素人では、という勝手なプレッシャーがあったことに気付きました。
しばらくは気にしないようにしようと思います!

とても共感しました。私も一人で自分にプレッシャーかけてました。
前職の総務はベテランの方でしたが、
「1年に1回しかやらないから記憶が曖昧なところがあるのですが、去年の資料を見ると~」等しっかりはっきり伝えていて、『それもあり』なんだなと少し方の力が抜けました。
もちろん、知識や経験はとても大事で、私もotsuna様も経験は両方0ではありますが、自分で準備できるところはしておく、
来年の自分の為に、記録もしておくことが自信につながると思います。

移転の手続きが終わり、
様々なことを経験した来年には、会社にとって頼もしい総務になりそうですね!

1人総務で奮闘している方も多いことを知ったので、心強いです。

otsuna様の投稿で、私自身もとても勉強させて頂きました。
応援しています。

> ヒュッゲ様
>
> ご回答いただきありがとうございます!
>
> > 私も似たような境遇の為、コメントを残します。
>
> 似たような境遇の方のコメント、とても勇気づけられます!
> みなさん乗り越えてきていらっしゃるんだなと。
>
>
> > 他の方も書かれていましたが、
> > 「小さな会社の総務~」のような本がありますので、
> > まずは本屋で一冊読みやすそうなものを購入するといいと思います。
> > 分厚い本が多いので、最初は途方に暮れましたが、
> > 年に一回しかなかったり季節柄の業務もありますので、
> > 全てをいきなり全部理解しなくても大丈夫です。手元に一冊あると安心だと思います。
>
> 年に一回や季節柄のことも気になっていたので(タイミングを逃しそう、来年まで覚えていられるか?等)、本は必ず購入しようと思います!
> 総務って本当に幅広いですよね、、、
>
>
> > 外部との手続きに関しては、専門家の方に頼るのが一番かと思います。
> > 私は、銀行窓口での手続きや、保険関係の手続きを一つ一つ
> > 「初めて行うのでフォローお願いしたいです」と伝えて教えて頂きながら行っています。
> > 何も伝えないと「慣れている人」「経験者」と思われて専門用語を早口で言われたりするので戸惑います。
> > 特に長くお付き合いのある、協力会社の担当者の方であれば、
> > 『前任と引継ぎ期間がなかったこと』を正直に伝える方がいいかもしれません。
> > 初心者と分かると、ゆっくり話してくれたり、分かりやすい資料や書類の書き方のサンプルなども一緒に送ってくれたり
> > 逆に、前はこういうやり方でしたが、こういう方法もありますよ、と教えてくれたりします。
>
> 今のところ相手の方には素人だということを伝えてやり取りをしています!
> ですが、早く覚えないといつまでも素人では、という勝手なプレッシャーがあったことに気付きました。
> しばらくは気にしないようにしようと思います!
> こうしてコメントしていただけるように、みなさん素人に優しいので本当に有難いです。
>
>
> > 社員の皆さんは、相談者さんが、慣れない業務を一人で行うと分かっているわけですから協力して下さるのではないでしょうか。
> >
> > 頑張ってくださいね!私も頑張ります。
>
> 確かに社員の方々にはいろいろと協力していただいています!
> 会社の移転もあったので備品の注文(ネット注文のパスワードが分からない)からゴミの捨て方(回収業者に丸投げしていたのが社員が捨てることになった)まで、全てに手間取っていますが今のところクレームなくやらせてもらっています。
> 感謝しないといけないですね。
>
> 頑張ってくださいと言われることがこんなに嬉しいのは初めてかもしれません。
> 勇気を出して投稿してみて良かったです。
> ありがとうございました!

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