取締役就任による退職金の年金支給について

皆さんお疲れ様です。

取締役に就任された際に退職金を支給するのですが
中には年金と一緒の受給を希望される方がいます。
その場合、60歳未満で取締役になった方は60歳になったら年金支給するように繰下申込書と退職金年金受給申請書を提出します。
それなのに対象者が60歳になった時に信託銀行の方から再度「退職金年金受給申請書」を提出してくださいと手紙が届きます。
こちらとしては取締役就任の段階で「この時期になったら年金として受給してください」と信託銀行に提出をしているのにまた提出しなくてはいけないのが理解できません。
他にも同じことを思っている人はいませんか？
または、そもそも用紙の提出は不要なのでしょうか。
信託銀行側が忘れているのでしょうか...