社内便ルールについて

みなさま、こんにちは。
社内便について、皆様の会社ではどのようなルールがあるのかを教えていただけませんか？
弊社は事業所間を行き来する“社内便”を使っています。
某宅配業者のシャトルバッグを使用し、ダイヤル錠でロックをし、毎日バッグが行ったり来たりしています。
（会社によっては、呼び名が違うと思いますが）
バッグの中には、定形外封筒に宛名表（何列にもなっていて上の行を消して下に書きます）を貼ったものに書類を入れ、数通入っています。

個人情報保護法が施行され、情報漏洩が頻繁に起こったりしている昨今ですが、どういうことに留意するべきでしょうか。

ダイヤル錠を付けてはいますが、バッグごと紛失する可能性もありますよね。
万が一そのようなことが起こった時、バッグの中に何が入っていたかが不明だと困るのでリストの作成も考えていますが、控えも必要となるのでどういう形式がいいのか。
バッグの中に入れる物も、重要なものは避けた方がいいのか・・・など、考えると色々と奥が深いと感じます。

皆様の会社ではどうやっていますか？？
「社内便管理規程」などがありましたら、教えていただけませんか？

皆様のご意見を参考にしたく、どうぞよろしくお願い致します。