挨拶状の保管について

ブラックネオンさんへ、はじめまして。

> 役員改正等の案内状の整理の仕方についてご相談です。
> みなさん、どのように保管されていますか？？
> 当社では、会社ごとにクリアフォルダに入れていますが、
> 枚数が多くなり、収集がつかなくなってきました。
> 取引先名簿のようなものを作成していない当社では、
> 何かのお知らせ（会社移転等）を発送する際には、
> 前回こちらが送ったリストを見て、先方からきた挨拶状を見ながら、
> 変更を加えていっています。
> 当社では、年賀状や暑中見舞は出していないので、
> 役員改正や会社移転等があったときに、
> いつも慌ててしまいます…。
> 何か良い管理方法がありましたら、アドバイスをお願いします。

　不便を感じている今が、好機と思って、一度、表計算ソフト（エクセル）等で一つ一つ整理していってはいかがでしょうか？
　届いたものをそのまま残して置きたいと思って、現在、嵩張っている状態であれば、スキャナ等でＰＤＦ形式にして保存するか、どちらかではないでしょうか？

　今後、年賀状や暑中見舞い等出す事になっても、データベースがあれば楽（ソフトによっては、多少手を加えれば読み込み可能）だと思いますので、手隙の時間に少しずつでも（千里の道も一歩からです。）と思います。ではでは頑張って下さい。

アドバイスありがとうございます。

> 　不便を感じている今が、好機と思って、一度、表計算ソフト（エクセル）等で一つ一つ整理していってはいかがでしょうか？
> 　届いたものをそのまま残して置きたいと思って、現在、嵩張っている状態であれば、スキャナ等でＰＤＦ形式にして保存するか、どちらかではないでしょうか？
>
> 　今後、年賀状や暑中見舞い等出す事になっても、データベースがあれば楽（ソフトによっては、多少手を加えれば読み込み可能）だと思いますので、手隙の時間に少しずつでも（千里の道も一歩からです。）と思います。ではでは頑張って下さい。

今回をいい機会と捉えて、少しずつデータを整理していこうと思います。
そこでまたご相談ですが、みなさんの会社ではどの程度の情報を管理されていますか。
社長名ぐらいまででいいのでしょうか…？？
当社では、挨拶状等を出す際、取引先の社長、取締役、部長…と
１つの会社でも複数名に出すことが多いのが現状です。
何か良い管理方法がありましたら、アドバイスお願いします。