郵送物の発送・受取記録

なないろさんへ、こんにちは。


> 今年春にISMS27001（情報ｾｷｭﾘﾃｨﾏﾈｼﾞﾒﾝﾄ）
> を取得しました。

　弊社では、なんの資格も取得していません・・・大丈夫かな・・・。

　＜略＞

> ISMSを取得している・していないにかかわらず、
> 当日受け取った郵送物は何処から、何通
> また、送った郵送物は何処へ、何通
> といった記録をつけているかたが
> いらっしゃいましたら
> 記録方法とか、その際のご苦労とか、
> 工夫していることなども
> 教えていだだけると助かります。
> よろしくお願いします。

ご参考になれば幸いです。

＜発送に関して＞
　郵便物についてですが、弊社では、郵便料金計器（後納）で発送しています、その機械で、どの部署が何通、何円分出したかが分かります。その部署の中でも営業の方は、郵便物（料金）を立替えて発送したり、相手方へ請求したりするのに、郵便料金立替明細書を記入してもらっています、誰が何処へ何円分、郵便出すので、総務（料金計器）で立替えて下さい。と言った感じで。毎月、各部署の控えと総務の控えで金額を確認しています。

　それから、書留・ＥＭＳ等は控えが元々あるのでそれを綴じていっています。

＜受取に関して＞
　受取に関しては、番号があるものは、控えを取っています、数があまりないので、ノートに送付元名と番号、種類（書留なら”カ”とかエクスパックなら”ＥＸＰ”とか）を書き取っています。

　理由としては紛失する、させる事が時々あったからです。その時、悪者は総務になるので、総務としてはちゃんと渡しましたよって事が言える為にも、しっかり記録を残してます。

こんにちは

私は今のところ発送のみ記録をつけています。
最初は発送したものの控えがどこか聞かれることが
あり覚え切れないのでつけ始めました。
最近は切手を社内に買い込んで使用しているので
切手の管理のためにもなっています。

記録項目
　日付
　相手先社名/個人名
　内容物　（書類名など簡単に）
　社内控え保管場所（キングファイル名など）
　郵送料金（使用切手枚数）
　社内依頼人氏名

小さな会社なので平均して1日1～2通ほどなので手書きでノートにつけています。
弊社もISMS取得に向けて動いているところで受取記録もつけなければならなくなるのかと思うと大変です。DMは除外でいいんですよね？

総務勉強中さん、こんにちは。
ありがとうございます。

> 　弊社では、なんの資格も取得していません・・・大丈夫かな・・・。

品質のほうだと、取得されてるところも多いですね。
あとはプライバシーマークとか。

> 　理由としては紛失する、させる事が時々あったからです。その時、悪者は総務になるので、総務としてはちゃんと渡しましたよって事が言える為にも、しっかり記録を残してます。

ですよね･･･。

でも、せっかくいろんな情報教えていただいたのに、
先日の会議で委員会メンバーに問うたら、
やらなくていいよ～っ！っと
また一蹴されました。
やりたいから聞いてるんじゃないのに･･･。
今後やれっていわれてもや～らないって感じです（笑）。

次回の審査で指摘されたら
「私は提案したんですけどね･･･」って
審査員のかたに言おうと思います。

ありがとうございました。

ひらむさん、こんにちは。
ありがとうございます。

> 弊社もISMS取得に向けて動いているところで受取記録もつけなければならなくなるのかと思うと大変です。DMは除外でいいんですよね？

せっかくいろんな情報を教えていただいたのに、
弊社では結局やらなくていいことになりました。
次回の審査で指摘されても
知らないからね～って感じです（笑）。
１日１～２通だと、どうなんでしょうね。
審査員にもよるかもしれませんが、
弊社は初回の審査のときは特に言われませんでした。

次回も言われないことを願います･･･。
ありがとうございました。