事務手続きと改善

事務手続きと改善

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2013-07-01

■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■ 経営テクノ研究所 ２０１３年７月１日　第１・３週月曜日発行 発行人：舘　義之http://www9.plala.or.jp/keiei-techno/ ◆◆◆◆◆◆◆◆◆◆◆◆◆◆◆◆◆◆◆◆◆◆◆◆◆◆◆◆◆◆◆◆◆◆ ★★経営のパートナー★★経営学で企業を再生する ◆◆◆◆◆◆◆◆◆◆◆◆◆◆◆◆◆◆◆◆◆◆◆◆◆◆◆◆◆◆◆◆◆◆ ＜目次＞ ★事務手続きと改善 ★ちよっと苦言：真の人間関係論を研究する 　　　　　　　　（３）産業心理学 　　　　　　　　（４）システム論的組織論 ■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■ ★事務手続きと改善 　事務改善という言葉もよく使われます。普通これは、事務の手続きを能率 化し、事務費節約・収益増加・サービス向上を図ることだとされています。 つまり、事務の手続きのムダを見つけて、なくすことだといえます。 　事務改善は、現状調査に始まり、事務分析をしなければなりません。一般 には、事務工程分析のことを事務分析と呼んでいます。 　この事務分析は、事務の分析単位、つまり、（１）単位事務（２）単位作 業（３）単位動作（４）サープリッグという大きさによって分析手法が違っ てくるのです。 　事務の手続きを明確にし分析を容易にするためには、フローチャートなど と呼ばれている事務工程分析図表を作成しなければなりません。 　この図表も、沢山の種類と内容のものがありますが、基本的には次の５種 類に分かれておのおの目的に応じて作成されます。 （１）手続きの流れ図表 　帳票を流れゆく方向にしたがって行われる作業を組織・帳票・作業を中心 に時間的に展開する図表です。 （２）組織経済図表 　ひとつの事務手続きが、どの部署とどの部署を通過していくかを示す図表 です。つまり、事務環境合理化の問題を扱うオフィス・レイアウトに応用し たり、組織機構を検討するときに利用されます。 （３）帳票配分図表 　帳票が各担当部を動いていく道順を示す図表であり。教育訓練用に向いて います。 （４）時間図表 　組織単位がひとつの事務手続きを処理するのに要する時間を図示して、そ の間の調整、全体の時間の短縮を研究する図表です。 （５）内容分析図表 　事務の内容をステップ別に作業・運び・停滞・検査の記号を使って分析す る図表です。 　ほかにもいろいろな事務分析工程分析図表がありますが、全てに共通する 要件としては、次のようなものです。 （１）組織単位の事務分析が明確に把握できること （２）帳票の流れや帳票間の因果関係がはっきりすること （３）時間的関係が示されること （４）事務量が表示されること （５）単位作業までが分析表示されること ◆◆◆◆◆◆◆◆◆◆◆◆◆◆◆◆◆◆◆◆◆◆◆◆◆◆◆◆◆◆◆◆◆◆ ★ちよっと苦言：真の人間関係論を研究する （３）産業心理学 　マグレガーがその著書「企業の人間的側面」にて、Ｘ理論とＹ理論を展開 していますが、これが産業心理学の文献として、よく引用されています。 　Ｘ理論は、古典的経営管理論における人間の行動についての仮説に対して つけた名称で、その仮説は、 （１）通常の人間は、生来働くことが嫌いで、できるだけ避けようとする。 （２）だから、人間は強制、統制、命令、処罰などによらなければ組織目的 の達成のために十分な力を出さないものである。 （３）通常の人間は、命令されることを好み、責任を避け、野心を持たず、 安定を求めるものである。 　Ｙ理論は、行動科学の実証によって、正しくないと指摘し、次のＹ理論を 主張しました。ここでは、原文に忠実に書いてみると、 （１）人間は、仕事に肉体的、精神的努力を傾注するのは、人間の本性であ る。 （２）人間は、自ら同意した目的のためには、自己を統制できる。 （３）組織目的の達成に努力するかどうかは、自我の欲求や自己実現の欲求 が充たされるかどうかによる。 （４）通常の人間も条件によって、進んで責任をとろうとする。 （５）問題解決のために想像力や創造性を駆使するのは、一部の限られた人 だけではない。 （６）現代の企業においては、通常の人間の潜在能力は十分に活用されてい ない。 　というもので、組織の業績は管理者の手腕いかんでいくらでも向上するも のだという考え方です。 （４）システム論的組織論 　これは、組織をシステムとして考えていくもので、たとえば、「原価計算 の仕事」についてみると、インプットは、人と伝票であり、処理機構は、人 間とソロバンであり、アウトプットとしては、原価計算表があみ出されてい きます。 、つまり、あらかじめ人々を一要素とみて、しかも人間の行動をおり込んだ 形の仕事の流れを追及するものが、このシステム論的組織論です。 ■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■ ★舘　義之のポジション 　人事・ＩＥ・ＶＥ・マーケティングコンサルタント 　人事・ＩＥ、ＶＥ・マーケティングの３輪で企業体質改善の仕組みを構築 して、厳しい経営環境の中で勝ち残っていく会社にすることを第一に支援し ます。 舘　義之への問い合わせstudy@agate.plala.or.jp ■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■