文書管理と事務活動

文書管理と事務活動

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2013-07-16

■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■ 経営テクノ研究所 ２０１３年７月１５日　第１・３週月曜日発行 発行人：舘　義之http://www9.plala.or.jp/keiei-techno/ ◆◆◆◆◆◆◆◆◆◆◆◆◆◆◆◆◆◆◆◆◆◆◆◆◆◆◆◆◆◆◆◆◆◆ ★★経営のパートナー★★経営学で企業を再生する ◆◆◆◆◆◆◆◆◆◆◆◆◆◆◆◆◆◆◆◆◆◆◆◆◆◆◆◆◆◆◆◆◆◆ ＜目次＞ ★文書管理と事務活動 ★ちよっと苦言：マーケティグの研究 ■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■ ★文書管理と事務活動 　今日の事務は、文書中心主義といわれるくらいに文書が大きな価値をもち、 大切な役目を果たしています。沢山の種類と枚数の文書が、事務の道具とし て活動しています。 　企業・組織内の一切の文書の作成処理・保管・活用を能率的に組織的に行 うことを文書管理といい、事務管理の重要な課題になっています。 　実務上の文書は、全てがその内容を遠くへ、または未来へ伝えるための手 段であるといえます、 　したがって、文書作成に当たっては、 （１）正しく内容を書くこと （２）正しく分かるように書くこと （３）早く書けること （４）早く読めること （５）楽につくれること （６）楽に扱えること （７）安くつくること という文書作法の用件を忘れてはならないのです。 　なお、日常反復して起こるような内容の文書作成については、あらかじめ、 一定の標準的な模範文をつくっておくとよいでしょう。これを常例文システ ムといい、模範文を利用させることで、いちいち考える手間をはぶけ、誰で もがいつも楽に立派な文書がつくれるようになります。 　さらに、文を組み立てている章句をパラグラフといいますが、そのパラグ ラフひとつひとつを標準化して番号をつけておくことで、起案するときには、 文書を書くかわりにパラグラフの番号を選んで並べていくバラグラフ・シス テムを採用することも文書作成の能率化になる方法です。 　作成された文書とは、作成個人のところにとどまっているものは少なく、 大部分が人から人へ、部門から部門へと移動し動いて回るものです。 　この文書の集配運搬を、各担当者者や各部課にいちいち行わせないで、文 書担当課の専従員が集配運搬する制度を文書集配制度、またはメールボーイ・ システムといいます。 　また、文書の処理が遅れたり忘れたりして、信用をなくしたり、他に迷惑 をかけることを予防するために、処理すべき文書の統制をおこなうことが大 切です。 　このための仕組みのことを督促制度とか追求制度、あるいはカムアップ・ システムなどと呼んでいます。 　これらの仕組みは、文書だけでなく購買や外注の納期督促などにも使われ て効果をあげています。督促カードによる、テイクラ・ファイルによる、懸 案ファイルをつくっておくなどのいろいろな工夫が実施されています。 　この督促制度をも含めたファイリング・システムが文書管理上の重要な課 題となっています。 　これは、文書を整理保管し活用する制度のことですが、書類・カード・書 類その他の記録類を必要に応じてすぐに取り出せるように系列的に配列整理 保管し、ついには廃業する一連の制度であると、一般に定義されており、記 録管理ともいわれています。 　このシステムによって、 （１）大切な記録がきちんと保管され （２）必要なときに活用することができ、捜すムダな時間をなくす ことができるのです。 ◆◆◆◆◆◆◆◆◆◆◆◆◆◆◆◆◆◆◆◆◆◆◆◆◆◆◆◆◆◆◆◆◆◆ ★ちよっと苦言：マーケティグの研究 　いま１００円の商品の生産コストが４０円（この中に生産者の儲けも入っ ている）であったとします。残りの６０円をマーケティングコストといいます。 　生産者がいかに安くなるように生産しても、このマーケティングコストが 高いと何もなりません。 　生産者は、技術革新によりオートメーションによる大量生産がおこなわれ、 そのため値段も安くなりつつありますが、商品の流通面が革新されない限り、 生産されたものは倉庫入りとなってしまい、お客に達しません。 　これは、量産の頭打ちとなって、量産のよるコストの逓減が望めなくなり ます。したがって、商品の流通部門の革新によって、大量の商品をスムーズ に流さなければなりません。 　すなわち、マーケティングとは、流通部門のオートメーション化のことで す。これを学問的にいうと、マーケティングとは、生産者から消費者に、財、 またはサービスが移転するに際して行われる一切のビジネス活動のことです。 　では、何を研究すれば、マーケティングの研究になるかといえば、 （１）販売経路（Marketing Channels） （２）商品政策（Merchandising） （３）販売促進（Sales Promotion） の３つです。 　商品の研究も、マーケティングのための商品学ででなければならず、昔の ような、買う時に「だまされまい」とする受身の商品学は、真の商品学では ありません。 　真の商品学は、このような心配のいらない商品をつくることで、量・質・ 時期・派所を十分研究し、効用の大きい商品を、それにバランスした価格で 売り出す研究でなければなりません。 　これがマーケティングを意識した商品学で、流通部門のオートメーション 化の主役です。 ■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■ ★舘　義之のポジション 　人事・ＩＥ・ＶＥ・マーケティングコンサルタント 　人事・ＩＥ、ＶＥ・マーケティングの３輪で企業体質改善の仕組みを構築 して、厳しい経営環境の中で勝ち残っていく会社にすることを第一に支援し ます。 舘　義之への問い合わせstudy@agate.plala.or.jp ■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■