書類の保管期間について

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はじめまして。

ご質問の件ですが、事務方の書類については「何かあったときに便利」「念のために・・」という概念で保管をしていると際限なく溜まっていきます。最終的には貴社の事業規模やその業における特性、また保管スペース等との兼ね合いになるかと存じますが、経験談として申し上げれば、「法定期間を過ぎたら廃棄」ということとするのがベストな選択であるように思います。往々にして「何かあったら、念のために」で必要となることは殆どなく、またそういったレアケースが発生した場合には、若干工数がかかっても行政や組合等の各種書類の提出窓口に直接確認する方がスピーディ且つ確実にであることが殆どです。

ちなみに、健康保険、雇用保険関連の書類における法定保管期間については、それぞれの法施行規則第34条及び第143条に書かれています。但し、同条では「○○保険に関する書類」というように大まかな記載しかない為（法律条文ではよくあることです）、判断が付かないようなものに関しては、それこそ「念のため」保管しておくようにします。

尚、余談ですが、もし貴社がある程度の従業員規模をお持ちなのであれば、保険関連の書類に限らず各種書類の保管方法・期間等については何らかの形でルール化して、社内に開示しておくことをお勧めします。（その方法を、単なるルールとして作成するか“規程”等の形態にするかは、会社規模やその範囲に応じてご検討するのが宜しいかと存じます）これによって、本来従業員自身で確認や届出を行うべき過去の事象に対する過剰サービスによって、本来業務量とのバランスが崩れるようなことも防げますし、何より従業員の人事部門等への問い合わせ時に目安ともなります。

以上、ご参考まで。


> 今、社員の社会保険加入の手続等の業務を行っています。
> 前任者の異動が急に決まり、引き継ぎもままならないまま業務に入って1年程経ちました。
> なんとなく実務の流れをつかんできて業務にも余裕が出てきたので、ここで時系列にただファイリングをしていた書類を整理しようと考えています。
>
> ここで質問です。
>
> 今は年金問題もありますし、取得届や喪失届は2年以上でも保管しておいた方が本人より問い合わせがあっても対応できるかと思い保存してありますが、被扶養者の異動届や3号の届け出等も同等の書類として保管しておかなければいけないのでしょうか？（健康保険の異動届は健保組合の印がおしてあり、3号届け出は提出前に控えとしてとったコピーです）
>
> 又、健保組合や年金事務所に提出した住所変更届や氏名変更届の控は保管しておかなければいけない書類なのでしょうか？何か法律で保管期間など設けられているのでしょうか？
>
> 住所変更や氏名変更も昔からとってあるので現在かなりの量がたまっています。退職者の物は必要ないと分かれば早急に処分をし整理をしたいのです。
> ご回答宜しくお願い致します。

soumunosuke様

はじめまして。
とても詳しく丁寧なご回答を頂き有難うございました！

やはり法定期間を過ぎたら廃棄するのが望ましいのですね。
弊社は派遣会社なので退職した派遣社員からの問い合わせも多くその時の為に…と書類を保管しておりました。
これからは法定期間を過ぎたものは、行政や組合に確認するようにしたらいいのですね。上司に聞いても分からないと言われてしまったので勝手に破棄をするわけにもいかず困っていました。
書類の保管方法・ルールについても上司に相談してみようと思います！

大変参考になりました！有難うございました！

法定保存期間に関しては、過去に話題になっておりますので、ご参考までに・・・

http://www.soumunomori.com/room/thread/trd-81830

こんばんは。
完全に私的な返信なのですが、ＧＷ中でこの森も閑散とした状況ですので、あおうめ さん他このスレご関係の方、お許しくださいねm(__)m

グレゴリオさん、こんばんは。
最近お名前を拝見していませんでしたので、お名前を拝見して思わず返信することにしました。(しかも、参照先スレに自分の名前もあって、ビックリするやら、うれしいやら、面映いやら、･･･とういう状況です)

この森も一つの過渡期なのか、私が依然よくお見かけした常連の方の名前の出現が減り、新たなお名前の方が増えている感じですね。･･･それ自体は自然の成り行きだとは思っているのですが、やはり一抹の寂しさを感じているところでしたので、お名前を拝見できてうれしいです。＼(^o^)／

･･･この森が新旧入り混じった活気のある？場所であり続けることを私は念願しています。
･･･きっと他の常連の方等もレスしないだけで、この森の状況について注視はされている事でしょう。私的には他にもお名前を拝見したい方は居られます。･･･お待ちしてますよ！(^_^)v



> 法定保存期間に関しては、過去に話題になっておりますので、ご参考までに・・・
>
> http://www.soumunomori.com/room/thread/trd-81830

すみません、私もこの場をお借りして、私信返しさせていただきます。
(ここはメンバー間で直接の連絡ができませんので、ご容赦ください)

>グレゴリオさん、こんばんは。
> 最近お名前を拝見していませんでしたので、お名前を拝見して思わず返信することにしました。(しかも、参照先スレに自分の名前もあって、ビックリするやら、うれしいやら、面映いやら、･･･とういう状況です)

すーぱふらいさん、書き込みありがとうございます。
社労士と行政書士の資格取得～登録手続き、研修や開業準備とバタバタして、総務の森をご無沙汰しておりました。
本来は専門家登録すべきところなのでしょうが、まだまだ継続してアクセスできそうになく、また、ここで営業するつもりもありませんので、もうしばらくこのままで行かさせていただきます(^_^;)
開業はしたものの、まだ仕事はなく、今は週1日程度で年金事務所での相談員や、無料相談会などに参加するだけで、前職がらみのアルバイト(省エネ診断や講師)で食べております。

>この森も一つの過渡期なのか、私が依然よくお見かけした常連の方の名前の出現が減り、新たなお名前の方が増えている感じですね。･･･それ自体は自然の成り行きだとは思っているのですが、やはり一抹の寂しさを感じているところでしたので、お名前を拝見できてうれしいです。＼(^o^)／

勉強中の頃に比べ、一応プロとして書き込みに責任をもたなければ、と思うと、なかなか気軽に書けなくなってしまいました。とはいえ少しでも、不安を感じて質問される方のお役にたてればと思い、ぼちぼち復活させていただきます。
今後ともよろしくお願いします。