株主の委任状について

> 関係先からの相談です。
> Ａ社は市町村が株主の一部になっています。
> 株主総会で権利行使するためには市町村長本人に出席してもらう必要があるでしょうか？
> 市町村長本人の出席が困難な場合、どのような委任状を整えればよいでしょうか？

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必要は全くありません。出席するしないは、当人の判断です。委任状の様式は「株主総会　委任状」とネット検索すればほうぼうにあります。ただし、定款等で受任者の制限がないかは確認してください。

> > 関係先からの相談です。
> > Ａ社は市町村が株主の一部になっています。
> > 株主総会で権利行使するためには市町村長本人に出席してもらう必要があるでしょうか？
> > 市町村長本人の出席が困難な場合、どのような委任状を整えればよいでしょうか？
> -----
> 必要は全くありません。出席するしないは、当人の判断です。委任状の様式は「株主総会　委任状」とネット検索すればほうぼうにあります。ただし、定款等で受任者の制限がないかは確認してください。
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早速のご回答、ありがとうございます。
回答内容についてさらに質問させてください。
「定款等で受任者の制限がなければ」とありますが、地方公共団体の場合、それをそのように確認すればよいのでしょうか？会社ではないので、定款はありません。よろしくお願いします。

横から失礼します。
確認する定款とはA社の定款です。

A社は株式会社ですよね？

> 横から失礼します。
> 確認する定款とはA社の定款です。
>
> A社は株式会社ですよね？


はい、株式会社です。
委任状を受け付けるか否かは全てＡ社が自社の定款にもとづき判断するということですか？

> 委任状を受け付けるか否かは全てＡ社が自社の定款にもとづき判断するということですか？


そうです。例えば当社の場合、代理人（受任者）は株主に限り受け付けます。

ただし一般的な運用として、厳格に本人確認をしないことが多く、
仮に市長本人でなくとも所定の書類を持参してが出席すれば、
男性の市長の代理が女性であったとしても
「本人扱い」していただける場合がほとんどです。
かえって委任状などを出されると確認の必要が生じてしまいます

専門家としてではなく、昨年の総会時は現役の総会運営担当者であった経験から、ご参考まで。

典型的Ａさんの仰るとおりです。

上場企業でも株主さまの代理出席については総会開催会社の株主に限るとするのが一般的定款規定です。
明らかに男性株主さまの議決権行使書を女性が持ってこられても通常はご入場いただきます。
法人株主さまの場合は、担当部店の支店長や課長などが来られますので（議決権行使書は事前にご提出いただいているケースもありますし、当日ご持参いただくケースもあります。）身分の確認や記録上の必要性などの理由で「ご出席者のお名刺」を受付時にいただくようにしていました。
市町村が株主さまの場合、首長の代わりに来られるのは総務課などの方のケースが多いと思います。その方のお名刺を議決権行使書（会社から送付した委任状）と一緒に頂戴することで足り、別途、首長から出席者に宛てた委任状は必要ないと思いますよ。
２名以上来られた場合に、１名だけご入場を認めるのか、２・３名でも認めるのか、などは事前に決めておかれた方が良いでしょう。

どうもご回答ありがとうございます。
さらに確認の質問ですみませんが、その場合、議決権行使書には市町村長の公印の押印が必要と思いますが、いかがでしょうか？

公印の押印までは不要と思いますよ。
株主としての登録印があり、すべてそれで処理してきたなどの事情があれば、それに従った方が良いかも知れませんが、代理で職務を執行される（議決権を行使される）職員さんがご出席されるのですから。
議決権行使書を持参されること自体が適正な議決権行使権を有しておられる方だと考えることで良いわけです。

（二重投降してしまいましたので削除ではなく編集とします。）

> 公印の押印までは不要と思いますよ。
> 株主としての登録印があり、すべてそれで処理してきたなどの事情があれば、それに従った方が良いかも知れませんが、代理で職務を執行される（議決権を行使される）職員さんがご出席されるのですから。
> 議決権行使書を持参されること自体が適正な議決権行使権を有しておられる方だと考えることで良いわけです。

どうもありがとうございます。
最後の質問です。
今回の質問の核心部分ですが、ご回答いただいたなかの『代理で職務を執行される（議決権を行使される）職員さん』の部分を確認したかったのです。その職員が、代理で職務を執行される人かどうかをどのように確認できるかということです。市役所に行って、職務権限表（職務分掌表）を見せてもらうしかないのでしょうか。あるいは、市長の職務権限委譲の条例でもあるものでしょうか。

直前に書きました「議決権行使書を持参されること自体が適正な議決権行使権を有しておられる方だと考えることで良いわけです。」がその回答です。
議決権行使を委任された首長からの委任状を持参された場合、その委任状が本物か？その人は本当に受任者その人か？・・・と延々と確認・不安が続いてしまいますよね。
会社にそこまでの確認義務は無い、ということです。
他の株主さまにしても「本人確認」をしませんよね？公開企業で何百人・何千人の本人確認（免許証やパスポートの提示と議決権行使書との突き合わせ作業）をしていたら・・・無理です。総会開催できません。
名刺を頂戴するということが法人株主さまにおける常識的な確認作業を行っていることになります。（もちろん、名刺は必須ではありません。会社が送付した議決権行使書を持参することは適正な権利者と見れば良いということになるからです。）

これ以上の確認手段を取るかどうかは会社のご判断です。

大丈夫、自信を持って運営に当たってください！

> 直前に書きました「議決権行使書を持参されること自体が適正な議決権行使権を有しておられる方だと考えることで良いわけです。」がその回答です。
> 議決権行使を委任された首長からの委任状を持参された場合、その委任状が本物か？その人は本当に受任者その人か？・・・と延々と確認・不安が続いてしまいますよね。
> 会社にそこまでの確認義務は無い、ということです。
> 他の株主さまにしても「本人確認」をしませんよね？公開企業で何百人・何千人の本人確認（免許証やパスポートの提示と議決権行使書との突き合わせ作業）をしていたら・・・無理です。総会開催できません。
> 名刺を頂戴するということが法人株主さまにおける常識的な確認作業を行っていることになります。（もちろん、名刺は必須ではありません。会社が送付した議決権行使書を持参することは適正な権利者と見れば良いということになるからです。）
>
> これ以上の確認手段を取るかどうかは会社のご判断です。
>
> 大丈夫、自信を持って運営に当たってください！

何度もご回答いただき、どうもありがとうございます。
今回質問しているのはかなり特殊なケースです。
株主が限られており、議決権数計算も厳密にする必要があるのですが、一部市町村から「いいかげんな（不十分な）」委任状が到着しているので、それをどのように扱ったらよいのか疑問を持った次第です。　　「いいかげん」とは、委任者を記載していない、印鑑を押していないなど。

かなこなおこさん、
質問の核心部分が最後の最後に出て来てはいけませんね。
場合によっては専門家でも判断を誤ることにもなりますので、ご注意くださいね。

さて、届いたいい加減な委任状は、ハガキでの委任状でしょうか？また、委任者の印は無いとしてもスタンプや何かで委任者（首長のことではなく役所内の意味です。）の手元を経由した形跡が読めませんか？
総合的に判断した場合、それが委任者からの委任状返送だと会社が認めることができるものがあれば、それを適正な委任行為と認めても構いません。
不安なら、再度委任状を提出していただくよう通知するしかありませんね。

> 株主が限られており、議決権数計算も厳密にする必要があるのですが、一部市町村から「いいかげんな（不十分な）」委任状が到着しているので、それをどのように扱ったらよいのか疑問を持った次第です。　　「いいかげん」とは、委任者を記載していない、印鑑を押していないなど。

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また横からになりますが、委任者の記載がない場合は議長に委任することに異議ありませんとか、賛否の記載がない場合は賛成とする・・・といった記載をしておく予防策をとるべきだと思います。

印鑑がなくても、送った株主からの返信であれば問題ありませんし、株主のいい加減さを責める必要はありません。上記のような予防策をきちんと講じない会社がいい加減なのです。

え、「委任者」というのは、典型的Ａさんが仰っているような「委任先（受任者）」の意味なのですか？
それなら白紙委任ですから不安も何もありませんよ。

当職は、「委任する側」の氏名などを、会社が送付する段階で印字せずに送り、そのまま株主が委任者として記載せずに返送してきた（しかも押印がない）ので「いい加減な」と言っているのかと思っておりました。。。