相談の広場
出勤簿の様式は自由ですよね。
システム内の記録を印刷して保存しようと考えています。
複数人の記録が連続しているので、そのまま連続して印刷しようと思います。必然的にページ区切りと人の区切りが異なります。法的に問題ありますか。
1/15ページ」などのフッターを付けるし、1行ごとに誰のデータかは判別できます。
データは1行ごとに下のような構成です。
年月日/社員No.・名/出or休/時刻(開始・終了)
紙の出勤簿に押印するなどの時は1人1枚が便利でしょうが、
今回は、勤務確認や賃金計算はシステム上で行います。したがって、保存のみを目的に印刷するので、人の見易さや好みのために1人1枚にする必要はないと考えています。
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厚生労働省の所管する法令の規定に基づく民間事業者等が行う書面の保存等における情報通信の技術の利用に関する省令
(電磁的記録による保存)
第四条4項 民間事業者等が、第一項各号又は第二項の規定に基づき別表第一の二若しくは四又は三の表に係る電磁的記録の保存を行う場合は、次に掲げる措置を講じなければならない。
一 必要に応じ電磁的記録に記録された事項を出力することにより、直ちに明瞭かつ整然とした形式で使用に係る電子計算機その他の機器に表示し、及び書面を作成できるようにすること。
とあるように、保存を書面で行う措置として「明瞭かつ整然とした形式で…書面に作成」を満たしているかどうかです。
1行でその人のある日の出退を出力単位ということですが、その人のある程度のデータがある年のある月単位でひとまとまりになっている必要があるでしょう。そうであれば、ひとり1ページでなくても、ページをまたがってもかまわないでしょう。
その人の翌日の出退記録が次にどの行に出てくるか判然としないなら不可でしょう。
ご回答ありがとうございます。
ただ、私の文書が下手だったのか誤解を与えてしまったようです。
> 厚生労働省の所管する法令の規定に基づく民間事業者等が行う書面の保存等における情報通信の技術の利用に関する省令
について述べていただいていますが、電子保存は考えていません。見読性・検索性は確保できるものの完全性を担保できるしくみではないためです。
したがって、紙に印刷して保存します。
ただ、印刷後のレイアウトを意識したつくりではないため、連続帳票に打ち出すように、個人ごとの一ヵ月分が(つまり約30行、時系列)が全員分繋がっています。そのため、ページをまたがる、あるいはページ途中でAさんの31日の次の行にBさんの1日、とつながるため、ページ区切りを気にしていました。
いずれにしても、1人/ページ でなくてよいようですので、予定通りにすすめたいと思います。
ありがとうございました。
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