入社時・引越時の住民票の提出についてご質問

> 入社時・引越時に住民票を提出してもらっています。
> 質問がございます。
>
> 提出するメリット＆デメリット、
> 提出しないメリット＆デメリット
> それらを踏まえまして、
> 社時、引越し時のそれぞれに必要なら強制するべきだし、
> 必要ないなら廃止をしたいのですが
> 詳しい事を教えて頂けますでしょうか？
>
> あと、引越した際に住民票を移さない人のケースには
> どう対応していくのが好ましいか
> アドバイス頂けたら幸いです。
>
> どうぞよろしくお願いします。

こんにちは。
当社では以前は住民票の提出を求めておりましたが、健保等々も必要ないという事から、現在は提出を求めておりません。
御社もメリットデメリットを考えると同時に、何故必要なのか、特に必要がなければ提出してもらうことを辞めるということを考えてみてはいかがでしょうか。

必要だとする理由は、住居地の確認であったり、扶養家族の確認であったりだと思います。

当社では「扶養家族の確認時」にのみ、住民票の提出を総務部より求められています。
但し、自己負担です。
私を含めた総務部以外の人間は、総務（会社）が必要とするならば会社負担が原則だと思っております。
また、その後の扱いについても明確になっていません。
個人情報ですので、確認後、職員に戻すとか、次の提出時に戻すとか、退職時に戻すとか、規定もなく運用で御子縄rています。
個人情報保護法の観点から規定を整備して運用されることをお勧めいたします。（現在、店舗の会員になっても免許証などのコピーは行わなく、番号を控えるのみとなっています。）

また、退職時に住民票を提出するのは意味がわかりません。
悪い慣例かもしれませんが何のために使用し、絶対に必要なものなのかをもう一度検討した方がよろしいかと思います。

退職者にそのような義務は発生しないかと存じます。