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出張の手続きについて

著者 日巧大成 さん

最終更新日:2012年04月13日 17:18

出張の手続きについて教えて下さい。
事前に書面を提出するに当たり申請であったり命令であったりと表現があると思います。当社の規程では「出張申請及び予定表」という書式を所属長に提出することになっていますが、他社やネットなどで紹介されている書式や規程を見ると、出張命令という表現がほとんどのような感じです。
 従業員が出張する場合のスタンスとして、従業員から会社に対しての出張申請なのか、会社側からの出張命令となるのか、ご教示賜りたくお願い申し上げます。

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Re: 出張の手続きについて

著者akijinさん

2012年04月14日 15:17

部次長さん  こんにちは


 出張を行うことのきっかけは、
1>従業員が自分の判断で出張が必要だと判断し、上司等の決裁者に申請をする
2>上司等から出張を指示される(頼まれるという場合も含めて)
のどちらかだと思います。

 前者の場合は、出張の承認が出なくてその従業員個人の意思により行うことであり、会社としては、危険な場所へいくなどの特殊事情がなければ、経費に見合うだけの出張かという観点から出張の判断がなされるのが普通です。
労使のトラブルという観点からは大きな問題になることは少ないと思います。
 後者の場合は、就業規則等に、「従業員に出張を命じることがある」などの文言を基に出張を指示するのが通常です。
 就業規則に出張に関する規定を設けていれば、出張の可能性について雇用契約の内容になっているものとされます。
 そして、就業規則を作る条件としては、出張についての規定も普通は載せていると思いますので、
1>従業員によほどの事情がある
2>不当な目的のもと出張させる
 といったことがない限り、会社は従業員に出張を指示することができます。逆に従業員は会社からの出張の指示を拒否することはできないことになります。
 しかし、就業規則がない、あるいは就業規則はあっても出張に関する規定が無い場合は、出張の可能性について雇用契約の内容となっていないために、会社はその都度従業員の合意がないと出張させることができないということになってしまいます。
 
 実際には、特別いやな用件である、危険な場所である、出張の経費が十分に出ない、などといった事情がない限り、出向や転勤などと違って、出張の拒否という問題はそれほど起こらないでしょう。  
 ただ、出張は当然のことのように指示できるのではなく、雇用契約の内容の沿って指示することができるという点は必要な規程規則の整備をしたほうが良いものと考えます。
 
 従業員の自己判断にしろ、会社からの指示にしろ、出張するとなると、出張中のスケジュールや業務内容などを書いた、「出張申請書」 というような書面を上司に提出し決済を受けることになると思います。
 そして、場合にもよりますが、必要があれば、出張に掛かるお金の仮払いを受けることになります。
 お金が絡みますので、仮払いの際は当然書面により申請し、仮払いを受けるときは預り証のようなものにはんこを押すということになります。
 社内の手続き上差し支えなければ、出張の申請書と仮払いの申請書等を1枚にまとめた書面にしておけば、手続きがスムーズに進むものと思います。



一般的な条文ですが、

(出張手続き)
第○○条
出張しようとする従業員は、あらかじめ所定の出張申請書を所属長に提出し、承認を受けなければならない。

(出張経費の仮払い)
第○○条
出張しようとする従業員は、出張経費の概算を記入し、所属長の承認を受けた出張旅費仮払申請書を経理担当者に提出し、出張経費の仮払いを受けることができる


出張命令書 ...
www.hoku-iryo-u.ac.jp/~nihei/template-03.doc · DOC ファイル

出張申請書
www.j-link.co.jp/b_file/00_016.doc · DOC ファイル

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