出張旅費精算時にＪＲの領収書は必要？

弊社では新幹線等を利用するときは領収書を添付させております。
理由としてはほかの出張とくらべて移動に係る金額が大きいし、
指定席・自由席などにより金額が変わってくるからです。

もちろん普通の出張のときはエキスパートのコピーで処理しています。
このへんは会社の方針によってまちまちだと思います。

ただ、経理の立場からすると、性悪説的な考えになってしまうのは仕事柄仕方ないと思います。
悪いことでもばれなければ出来心でやってしまうという人は少なくないですし…
本当にだれも不正をしないのならば、経理としてもとても楽なんですけどね

マダラネコ さん お疲れさんです。

概ね、企業内では出張等に関する規程が定められていると思いますが、出張前には出張手続き、仮払い等で当該現金を支給しているでしょう。
出張後にはその清算として出張っ報告書、清算を行うことが命じられていると思います。
清算については交通費；ＪＲ，タクシー等については領収証の入手を求めています。宿泊等も同様でしょう。
昨今、交通費等の清算等もカード等によりおこなわれることのありますので、出張等が加算など鶴場合にはカード決済明細書の入手なども行われる場合もあります。
あくまで、適時内部監査等で、不正請求の把握など取ることも必要でしょう。

出張旅費規程

第19条（出張手続および仮払）
　出張をする場合はあらかじめ「出張予定表」を作成し、上長に提出しなければならない。そして、その承認を得たものに対して旅費の仮払をする。

第20条（出張報告および精算）
　出張の報告および旅費の精算は、出張報告書および出張旅費明細書を作成し、上長の決裁を経て、経理にて帰任後５日以内に精算しなければならない。

> 弊社では長らく出張旅費精算の証憑の代わりとして、エキスパートやジョルダン等のコピーを添付していました。
> ところが経理から「特急及び新幹線」の場合は領収書を添付することを義務付けたいとの強い要求が出ています。
> 業務合理化の観点からは、出張精算の手間をできるだけ省きたいと考えており、公認会計士も問題なしと言っておりますが、どうも経理は性悪説に立っているようで中々譲ってくれません。
> 小職の考え方は、カードのポイントを使おうが、安売り切符を買おうが、そんなこと気にするより、もっと前向きなことに労力を費やしたいと思いますが。
>
> 皆様の会社ではどのようにされていますでしょうか？
> よろしければお聞かせ下さい。


コメント書き込みは初心者のものです。

弊社でも、この件に関しては営業、技術など交え以前会議をしたことがあります。
出張精算での新幹線、飛行機の利用は領収書添付が結論としてまとまりました。
勿論、出張者の手間の言い分は多分にありました。もともと弊社では精算を出張旅費規定でおこなっておりましたが、さらに等級に分けた利用規制（清算枠）があり、そのことも精算担当者にも負担事務になっておりました。

議論の問いを
①出張の事実確認は当然、だが事務的には簡潔に確認したい
②出張者の精算格差の意味は何か（何のために規定枠の金額チェックしなければならないか？）

の2点に絞り、
「出張者側も事務方も出張精算に対する事務平準化」を得る結論として
・出張清算規定における社員等級を外し1本化に変更
・誰もが領収書添付を共通義務とする
に営業も技術者も含め賛成しまとまりました。

職務上の立場は各々ありますが、皆さんで協議すれば無理のないものに落ち着くと思います。大体は。