予算されている社員飲食費等について

> この度、ある会社の経理部門として働くこととなりまいた。
> そこで、何点か質問させて下さい。
>
> 1.社内に3～4部署あるのですが、その部署ごとに月に〇〇円と決まった打上げ代（飲食代）
> が予算されています。毎月所属長の申請によりその決まった金額を現金で渡している状況です。
> 前経理担当者がその決まった金額を渡したときに福利厚生費として経費処理していたので
> 、それを支払時仮払処理に訂正、領収書等確認時に仮払いの経費への振替に訂正しようと思いますが、まずここまでで処理として問題ないでしょうか？
>
> 2.ある部署が、その割り当てられている予算を部署内で貯め社員旅行を計画しているようなのですが、問題として上記1のように支払時経費処理してしまっています。
> 訂正としてまず現金残高（部署割り当ての貯めているもの）を確認し、
> 現金　／　福利厚生費
> で一括で振替ようと考えているのですが、適切な処理としてはどのようになりますでしょうか？
>
> あくまで決められた予算はその部署内で自由に使ってよいのもらしいのですが、あまりにも
> 管理が杜撰でして・・・
> 今後現金に各部署ごとの補助簿ををつくり、各所属長には残高の管理と領収書等の提出、精算を徹底していこうと思っておりますが、社内管理として適切に効率的に管理していく為に何か良い方法はありますでしょうか？
> 大変お恥ずかしい話ですがご教授お願い致します。

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こんにちは。

予算化されている飲食代の処理ですが、会社の経理上では、その予算として渡した分の
現金が全て後でもらう領収証や明細通りに使われているか。　さらには、その飲食は
「福利厚生費」のとして相当なものかどうかが問われると思われます。
ｱｷﾗｰﾆ様がご提示されています通り、支払い時に仮払金で支払い、後で明細や領収証（証憑）
をもとに上記で示した科目が適切かどうか。　特に交際費や給与に相当する内容になって
いないかに注意し振替をする事では問題ないと思います。

2での社員旅行ですが、部署単位での社員旅行については、税務上も一定の条件を満たせば
認められていますが、支払いの都度経費処理は問題があります。
あくまでも、費用への振替はその事実（社員旅行を実施した日を基準とする）をもとに振替を
しなければなりません。つまり、予算として渡した時点では　1と同様に仮払金等で処理を行い、
積立金のようなイメージとして会社の資産として残高管理が必要です。
その後、旅行実施時に費用として振替をするというイメージになろうかと思います。

最後に述べられています通り、各部署で残高があるのであれば、残高管理及び使用した内容が
判る証憑の添付・管理が必要になってきます。

あくまでも、私個人の見解として述べさせていただきましたが、運用にあたりましては、御社の
顧問税理士や税務署へ相談されてください。

ﾊﾟﾙｻﾞｰ　様

ご返信が遅れてしまい大変失礼致しました。
参考になるご意見を頂きましてありがとうございます。

まずは、各部署との連携と社長に現状の報告、そして今後の運営について相談していこうと思います。

貴重なご意見本当にありがとうございました。