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企業法務

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決裁と稟議について:どういう仕組みにすると良いのか

著者 Anura さん

最終更新日:2011年11月18日 14:10

私は総務部ではないのですが、諸事情あって表題について調査・提案をするようにと指示を受けました。
総務はもちろん、法務の知識もゼロなので、うまく説明ができるかはわかりませんが、皆さんのお知恵を拝借できれば大変ありがたいです。


弊社の現状は以下の通りです。

①決裁権規程・稟議規程は文書として作成されている。
②一定額以上の決済役員会議で行われる。代表取締役であっても、規程金額を超えれば勝手に決済は出来ない規程になっている。
③であるにも関わらず、<事業部の要望・申請に対して役員会議を通さず、役員が単独でゴーサイン→事業部が発注→その後経営会議で追認>という事象が起こる
④レポートラインは存在しているが抜け漏れが多い。<重要事項について事業部(実働部隊)が単独で進行→お金が必要になった段階で稟議→一部役員が「知らないよ」で混乱→とりあえず追認>

書いてて思ったんですけど、なんでうちの会社潰れてないんでしょうね…。
自分で考える問題点は以下の通りです。

A:CEOとCOOが分離されていない組織。役員がマネージャーではなくプレイヤーとして動き回っている。
B:決裁権規程・稟議規程が周知徹底されていない(たぶん役員が把握できていない)。
C:規程に反した場合の罰則や監視機能がない(規定に反しても結果良ければ全てヨシになっている)
D:稟議が通ったか否かの確認がなくても、発注そのものはできてしまう経理システム

本当になんで潰れないんだろう…。
稟議システム・経理システム・組織の問題が背景で複雑に絡まりあっているので、総務の範疇を超える問題も多く含まれているとは思いますが…。
弊社の状況を踏まえ、

【あ】皆さんはどこに問題点があると考えますか?また私の感じている問題点は妥当でしょうか?的外れではありませんか?
【い】これらの問題を解決するためには、どういったアクション、もしくは稟議の仕組みが必要でしょうか?
【う】御社ではどうやっていらっしゃいますか…。こういった問題の防ぎ方を教えてください。

この三点についてアドバイスいただけたら嬉しいです。


長々と書いて参りましたが、書きながら落ち込んできちゃいました…。大丈夫か、うちの会社…。
零細企業が大きくなってきて、徐々にどうしようもなくなってきている感じです。
些細なことでも構いませんので、ベテランの皆さんの知恵を貸してください…。

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Re: 決裁と稟議について:どういう仕組みにすると良いのか

著者4畳半一間さん

2011年11月22日 07:18

Anura さん

おはようございます。
問題意識は、今後も続けられると良いと思います。

さて、本件ですが、慣れによる問題かと判断しました。
最初は「規定とおりにやっては業務が止まる」であったように思います。その後「面倒」が日常化したのではないでしょうか

規定とおりにやって、業務が止まっては何もなりません。しかし、そうしたケースは頻繁には起きないのではないかと思います。

ケース バイ ケースと言うところと思いますが、問題なのは規定を知らない方がその行為を当然の如く行うところかと思います。

これを是正するには、規定を周知することではないでしょうか

興味深い運用が官庁に横行してますのでお話します。
契約に「随時契約」と「入札による契約」とがあるのはご存知かと思います。政治家は後者を進めています。しかし、官庁はじめ公的機関は大概、予算ありきの世界で、特に期末の来年度予算が確定してから入札していては業務が止まってしまう件が意外と多いのです。

会社でも同様です。稟議されますと、管理職を召集しなければいけません。その為に定期的に開催して、そこで決済するしくみを取っている会社は多いのではないでしょうか

長くなりましたので、改めて、規定の周知(徹底は申しません)努力をしては如何でしょうか

意外と知らなかったと言う方が出てくるかも知れませんね。

Re: 決裁と稟議について:どういう仕組みにすると良いのか

著者Anuraさん

2011年11月22日 10:10

返信ありがとうございます!
仕組みの問題というよりもやはり周知の問題なのでしょうか…。
「知らなかった」は確かに出てきそうな感じがします。
新卒研修はありますが、管理職研修は弊社はないので、そこにも問題点がありそうですね。

引き続きなにかご意見ありましたらお願いします。

Re: 決裁と稟議について:どういう仕組みにすると良いのか

著者まつんさん

2014年11月13日 00:14

Anuraさん

こんばんは。
だいぶ前の投稿に返信なってしまうのですが、その後御社の管理体制はどのようになりましたでしょうか??

現在、弊社の状況が投稿時点の御社の状況とそっくりで、解決したならその方法をご教授頂ければと、質問させていただきました。

もしご覧になられたら、お教え頂ければ幸いです。

Re: 決裁と稟議について:どういう仕組みにすると良いのか

著者遊佐_さん

2014年11月13日 22:11

あ 権限表を説明して受け入れてもらえていない点と、決済の流れに問題があるように思います。
B, Cについては同意しますが、Aは会社のスタイル次第かと思います。
また、Dが電子上の話のことであれば、新しく機能に入れ込むのは大きな改変になり、人が確認したほうが安上がりだと思います。

い 今さら権限表を役員が読み合わせるというのは難しいですよね?
総務的な立場の部署を、全ての稟議書の窓口とするのはいかがでしょうか?
その部署が内容に応じて、どこに決済を取るか判断すれば、
権限表に合った運用ができると思います。

う 権限表から外れた決済をする人がいることが理解できません。
役員であろうと、速やかに処分されます。

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