特別徴収額決定通知書の配布方法

> 総務で給与計算担当2年半の者です。
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> 特別徴収額決定通知書が市町村より送付され、5月の給与明細封筒の外側にホチキスで添付して従業員に配布しました。
> 給与収入、控除額が書かれた面は内折にして隠すように小さくたたんでホチキスで添付しました。
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> それを受け取った従業員よりお怒りの連絡を受けました。こんな配り方では情報が他の人に洩れてしまう。もっと配慮してほしい。とのことでした。
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> 思えばごもっともなお怒りだと反省しております。
> と同時に、、、
> 以前いた会社では通知書を今回のように受け取っていた記憶から今回同様に外側に添付する方法をとりました。通知書はそんなに人目に触れない厳重な方法で配布すべきものなのでしょうか？
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> 指摘された従業員にはまず謝罪しましたが、かなりお怒りで穏やかに話もできない状況です。他にも同様に配布してしまった従業員もいますが今のところ指摘はありません。
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> かなりガミガミ言われた後、自分でも少しパニックになりどうしたら良いかの判断がつかなくなり相談させていただきました。
> 給与担当者として今回の対応で何かできることがあればご教示お願いします。
> また通知書の適切な配布方法についてもお願いいたします。



給与明細書、源泉徴収票、税額通知書、健康保険の利用歴通知など、個人の情報に関する書類を配布する際には、印字面を内側にして折り込み、封筒に入れて配布します。

これらの書類は、取扱に注意すべき内容が記載されている訳ですから、受取人以外の者が容易に見ることができないように封じ込めて配布すべきと考えています。

プロを目指す卵様、ご教示いただきありがとうございました。
今後個人情報に関する書類は封筒にいれて配布するようにします。

また今回指摘を受けた従業員には謝罪しましたが、その他の従業員については特段こちらから謝罪することはなく、何か言われたら謝れば良いでしょう。と上司と話をすることもできました。

それよりも今回は、私の誤りではありますが、従業員より指摘を受けた時の私の動揺がひどく、自分をもう少し鍛えしっかり身構えて対応する必要があると痛感しました。

プロを目指す卵様の返信を頂きとても安心できました。重ねてお礼申し上げます。

少し気になったので、、、。
誰にでもミスはあります。処理は問題だったとは思いますが、給与明細をそのように扱っている会社も結構ありますよ。

それにミスは上司の責任でもあり、過剰に個人のミスに対して社内の人間が怒るのも問題があります。
会社や上司から指導などを受けるのは問題ないとは思いますが、個人が感情だけで個人を攻撃してはいけません。

この怒った社員は問題があると思います。
このようなことが今後あればこの社員の上司とふじやんさんの上司に相談してください。

> プロを目指す卵様、ご教示いただきありがとうございました。
> 今後個人情報に関する書類は封筒にいれて配布するようにします。
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> また今回指摘を受けた従業員には謝罪しましたが、その他の従業員については特段こちらから謝罪することはなく、何か言われたら謝れば良いでしょう。と上司と話をすることもできました。
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> それよりも今回は、私の誤りではありますが、従業員より指摘を受けた時の私の動揺がひどく、自分をもう少し鍛えしっかり身構えて対応する必要があると痛感しました。
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> プロを目指す卵様の返信を頂きとても安心できました。重ねてお礼申し上げます。

> 少し気になったので、、、。
> 誰にでもミスはあります。処理は問題だったとは思いますが、給与明細をそのように扱っている会社も結構ありますよ。
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> それにミスは上司の責任でもあり、過剰に個人のミスに対して社内の人間が怒るのも問題があります。
> 会社や上司から指導などを受けるのは問題ないとは思いますが、個人が感情だけで個人を攻撃してはいけません。
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> この怒った社員は問題があると思います。
> このようなことが今後あればこの社員の上司とふじやんさんの上司に相談してください。
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shamrock様、アドバイスいただきありがとうございました。

50名弱の会社で総務、経理をある程度一人で任されています。
上司は会社の顧問で、判断の難しい時など度々相談に乗ってもらっています。
しかし来年には顧問もリタイアされる年齢になり、少しずつでも自分で解決しなければ、という思いがありました。

しかしshamrock様のおっしゃるように、何でも一人で解決できるとは思っていません。他部署の課長もおりますので今後はそういった方にも相談し一緒に解決しようと思ってます。

重い荷物を背負っていた感じが少し軽くなった気がします。


こちらをお読みの皆様、題名と内容が異なるものになってしまい申し訳ありませんでした。

そうなんですか、実質的に上司が不在ということですね。

でも、会社の問題は、ふじやんさん一人の責任ではありませんので、あまり気になさらない方がいいですよ。

次に向けてがんばってください。

> > 少し気になったので、、、。
> > 誰にでもミスはあります。処理は問題だったとは思いますが、給与明細をそのように扱っている会社も結構ありますよ。
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> > それにミスは上司の責任でもあり、過剰に個人のミスに対して社内の人間が怒るのも問題があります。
> > 会社や上司から指導などを受けるのは問題ないとは思いますが、個人が感情だけで個人を攻撃してはいけません。
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> > この怒った社員は問題があると思います。
> > このようなことが今後あればこの社員の上司とふじやんさんの上司に相談してください。
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> shamrock様、アドバイスいただきありがとうございました。
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> 50名弱の会社で総務、経理をある程度一人で任されています。
> 上司は会社の顧問で、判断の難しい時など度々相談に乗ってもらっています。
> しかし来年には顧問もリタイアされる年齢になり、少しずつでも自分で解決しなければ、という思いがありました。
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> しかしshamrock様のおっしゃるように、何でも一人で解決できるとは思っていません。他部署の課長もおりますので今後はそういった方にも相談し一緒に解決しようと思ってます。
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> 重い荷物を背負っていた感じが少し軽くなった気がします。
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> こちらをお読みの皆様、題名と内容が異なるものになってしまい申し訳ありませんでした。