住民票を回収しても問題ないでしょうか

必要な確認をされたら、当人に返却すべきと考えます。行政もそのように指導していますし、個人情報の観点からもそうすべきと考えます。

しかし本人あるいは家族の当人確認として住民票記載事項証明書を利用することはどうなんでしょうね。少し疑問は残ります。

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住民票等（従業員のみ家族を含まない）を要する正当な理由がある、業務業態があるのは承知していますが、

その場合は、個人番号「無記載」のを収集すべきです。記載してあるものは、法からして個人番号を必要とする目的以外に使えないからです。

法が要求する安全措置を満たしているなら、「別途」個人番号を収集しても構いませんが、その場合は住民票にかぎることもありませんし、企業が抱えるリスクがとめどもなく大きくなります。

総合法務　きたがわ事務所　様

ご回答ありがとうございます。
たしかに、家族の当人確認には住民票記載事項証明書は不向きかもしれません。
ガイドライン等に記載されている方法をとるつもりです。

アクト経営労務センター　様

ご回答ありがとうございます。
住民票の回収はやはり企業としてのリスクが多くありそうですね。
就業規則の変更等は非常に参考になりました。
「掲示」の場合、従業員への返却は簡易書留等の密封した返送方法使用することが必要と思われますので、コスト面も踏まえ「提出」か「掲示」かを検討したいと思います。

ありがとうございました。

いつかいり　様

ご回答ありがとうございます。

他の方のご意見もそうですが、やはり住民票はリスクが大きそうですね。
個人番号の収集は、やはりガイドラインに沿って進めるのがよさそうですね。