マイナンバー制導入による年末調整書類の扱いについて

コメントが付かないようですので・・・

> 今まで各工場の庶務の方が書類の確認をした後に本社で再確認し、訂正したり庶務の方経由で問い合わせをしたりして間違えのないように「年末調整」してきました。
> 今後この用紙自体にマイナンバーを記入しなければいけなくなれば、各工場の庶務の方に見てもらえなくなってしまい、本社の時間的にも労力的にも負担が増えてしまいます。

マイナンバーの導入により負担が増えるのは、いたしかたありません。
負担を増やすか、負担を増やさないために外注化して費用を増やすかしか方策がありません。

御社の各事業所でも今後雇用保険や社会保険の手続きでマイナンバーを扱う事務が発生するものと思われます。それと同様の対応方針に従って処理していく他ありません。

もしまだマイナンバーへの対応方針が定まっていない場合は、早急に検討してください。マイナンバーの通知は始まっていますので、従業員から収集を始めなければなりませんから、もう猶予はありません。

もし本社と事業所とで重複処理があるので、マイナンバーの取り扱いを複数個所でしなくて済むようにしたい、ということなら、最終提出部門以外ではマイナンバーを記入しないで処理されて、提出直前に記入されてはいかがでしょうか？

そもそも提出されるのは次年度の申告書であって、
本年度の年末調整は関係ない・・・なんてしょうもない
ツッコミもできてしまいますが、それはそれとして。


質問文の範囲では、庶務の人の目を通すことが
可能になれば解決とも読めます。

そうであれば、本社に届いた申告書をコピーし
マイナンバーをマスキングしたものを庶務の人に
送るとか、そうでなくても提出の段階でマイナンバーを
マスキングしたコピーを本人さんに用意してもらって
庶務の人はそのコピーを以って詳細の確認を行うなど、
お伺いしてる中ではいくらか方策は考えられます。
これなら、マスキングのコストは発生するものの、
比較的軽症で済むのではないでしょうか。

もちろん、異動が発生した際に随時申告してもらえるよう
常日頃から啓蒙活動するのが肝要ですが。

ゴレゴリオ様・Dita様：
ありがとうございます。
弊社は社員200余名。雇用保険・社会保険・給与等全て本社で手続き・管理しています。
従って、マイナンバー管理者は本社の人間に限られます、いや限ります。
諸手続きとは別に、今迄年末調整の書類は各工場の庶務を通して返送・配布→本社へ提出という流れで、工場によっては庶務の人間が各人の内容を確認した上で本社へ提出してくれていました。
ちなみに、記入は全て手書きです・・・。

今考えられる方法はマスキングだけですね。やはり楽をしようと思うのが駄目ですね。
承知しました、お2人ともありがとうございました。




> コメントが付かないようですので・・・
>
> > 今まで各工場の庶務の方が書類の確認をした後に本社で再確認し、訂正したり庶務の方経由で問い合わせをしたりして間違えのないように「年末調整」してきました。
> > 今後この用紙自体にマイナンバーを記入しなければいけなくなれば、各工場の庶務の方に見てもらえなくなってしまい、本社の時間的にも労力的にも負担が増えてしまいます。
>
> マイナンバーの導入により負担が増えるのは、いたしかたありません。
> 負担を増やすか、負担を増やさないために外注化して費用を増やすかしか方策がありません。
>
> 御社の各事業所でも今後雇用保険や社会保険の手続きでマイナンバーを扱う事務が発生するものと思われます。それと同様の対応方針に従って処理していく他ありません。
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> もしまだマイナンバーへの対応方針が定まっていない場合は、早急に検討してください。マイナンバーの通知は始まっていますので、従業員から収集を始めなければなりませんから、もう猶予はありません。
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> もし本社と事業所とで重複処理があるので、マイナンバーの取り扱いを複数個所でしなくて済むようにしたい、ということなら、最終提出部門以外ではマイナンバーを記入しないで処理されて、提出直前に記入されてはいかがでしょうか？
>
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当社には、本社のみのため、支店や営業所が別にはないのですが、、、

事務取扱担当者を各営業所に設置されてみてはいかがでしょう。
もちろん、本社の取扱担当者と業務の範囲を制限した形となると思いますが。。。

本社では、通常の特定個人情報取扱業務全般。。。
営業所等では、本人確認ﾁｪｯｸ（番号チェックと身元チェック、ご記入チェック、不足書類の有無の確認のみ）を行い、営業所では書類を管理しない・・・本社郵送時に控えを取らない。控えが必要な場合はマイナンバーを消した状態で管理する。。など、御社にとってやりやすい方法で対応してみてはいかがでしょう。

庶務担当者においても、教育指導、監督が必要になりますが、今までと同じ方法で書類収集やチェックは行えると思います。

いつの間にか、国税庁のQ&Aが更新されていて、
扶養控除申告書に関して、かなり色々言及されています。

源泉所得税関係に関するFAQ
https://www.nta.go.jp/mynumberinfo/FAQ/gensen_qa.htm



本質問の場合は、この中のQ1-9に言及されているやり方で
平時は扶養控除申告書に一切マイナンバーを記載しない
状態で年末調整業務を行うことが可能であるように読めます。

但し、社内で別途、直ちに当該職員のマイナンバーを
確認できる体制を整えるであるとか、廃棄に関しては
申告書の保管期限の7年を待ってから行わなければ
ならないなど、このやり方を採用するなりの制約も存在します。



とかく、Q1-9を始め、このページの内容を一通り目を通せば
活路が見いだせる可能性があります。一度ご確認をば。

> いつの間にか、国税庁のQ&Aが更新されていて、
> 扶養控除申告書に関して、かなり色々言及されています。
>
> 源泉所得税関係に関するFAQ
> https://www.nta.go.jp/mynumberinfo/FAQ/gensen_qa.htm
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> 本質問の場合は、この中のQ1-9に言及されているやり方で
> 平時は扶養控除申告書に一切マイナンバーを記載しない
> 状態で年末調整業務を行うことが可能であるように読めます。
>
> 但し、社内で別途、直ちに当該職員のマイナンバーを
> 確認できる体制を整えるであるとか、廃棄に関しては
> 申告書の保管期限の7年を待ってから行わなければ
> ならないなど、このやり方を採用するなりの制約も存在します。
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> とかく、Q1-9を始め、このページの内容を一通り目を通せば
> 活路が見いだせる可能性があります。一度ご確認をば。
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Dita様
　ありがとうございます。おっしゃるとおり活路が見出せたような気がします。
　制約はありますが、当社にはこれが一番しっくりくるようです。