タイムカードに不正確な時間を記入

他の従業員さんが通常通りの運用をされていて、その方のみ
イレギュラーという状況ですので、妥当な説明ができれば
特に問題は生じないと思われますが、まあ懸念されるリスクは
ゼロとは言えないでしょう。
本人が虚偽の申告をする可能性がないとも言い切れません。


それで、質問文中で言及されていませんが、結局その方が
手書きしている理由は何なのですか？

> 残業代不正受給等の悪意があって、やっているのではないようです。

とだけは書かれていますが、肝心な「なぜやってるのか」を
お書きいただいてません。

口頭で対話されているとのことなので、理由はお聞きに
なられていますよね。
その理由をそれはそれとして聞いたうえで、会社側として解決の
道を見いだせるのであれば解決してあげる。変に道理の通らない
理由であるならば、会社側の管理ルールとして決まっているのだから、
キチっと守ってくださいと、淡々と通告する。
ただそれだけで良いはずです。
そうした対応で解決できない理由はどこにあるのでしょうか。


対応方法について。
上記した通り、理由やなぜ解決できないのかがイマイチ
見通せませんが、会社がやるべき通告はしているものとして。
本件に限らず、従業員が会社のルールを守らない系の話の場合には、
きっちりと対話の記録を『手書きで』取ることです。

いつ、どこで、誰が（労務の担当者・従業員本人・可能なら
事業所長など立ち会い可能な人）、何の問題について対話し、
会社はどういう見解か（あるなら、就業規則の該当箇所も併記）、
従業員本人はどういう見解か、今後どのような対応をすべきと
結論づけたか、という内容を全て書き留めたうえで、
対話に立ち会った全ての人の署名か確認印をとり、そのコピーを
従業員本人にも渡す。
これで今後対話内容と異なった状況に陥った時に、
双方にとって証拠記録となります。

この程度の問題に対話記録というのも少々ヘビーかもしれませんが、
口頭指摘しているにも関わらず、ルール違反が常態化するというのは
本人の自覚の問題というところもあるので、一度大きく釘を
刺してしまうぐらいでバランスとしては悪くないかなと思います。

Dita　様

ご回答ありがとうございます。

手書きで記入している理由は、「定時を過ぎてしまって申し訳ないから」「少しだけだから残業代もつかなくていいので」と聞いています。
会社としては、実際の退勤時間にタイムカードを打刻するのがルールであり
そのようなことを気にする必要はない、むしろ手書きするのはルール違反と伝えてあります。
ですが、本人はよかれと思ってやっているからなのか、しばしば手書きで記入しているという状況です。

対話記録というのは確かに大袈裟になってしまいますが、
ご指摘のとおり本人の自覚の問題であると思うので、社内で提案してみます。
ありがとうございました。

この話は机上の空論のように感じるのですが。

というのは、どこの会社でも毎月のように押し忘れる事が発生していると思われます。また直行直帰などで押せないこともあるでしょう。あるいは打刻する場所が早退など間違っていたりすることもあるでしょう。こういったことが多い少ないはあるでしょうが、全く何もない月がある事の方が却って珍しいと思います。

一般にこういった場合、上司に訂正、押印してもらうなどの対応策をとっているのではないでしょうか。あまりにも修正箇所が多いと監督の時に不信に思われるでしょうが、普通は大丈夫です。