マイナンバーの収集について

細かいところの言及ばかりになってしまいますが。

まず、利用目的の明示については、適切に為されてますでしょうか。
そのマイナンバー報告書の冒頭に掲げるor社内の何らかの規程に
明記する等、対応できているかを要確認です。


> 11月中に、【マイナンバー報告書】の書式を作成し、
> 本人・扶養家族のマイナンバーを記入してもらい、
> 本人の身元確認書類と、本人・扶養家族の
> 番号確認書類のコピーと共に会社に提出して
> もらおうと考えています。
> 第3号の配偶者がいる社員には、委任状を
> 記入してもらう予定です。

大筋で問題はないと思いますが、確認書類のコピーを
保管されるということで、そのコピーの仕方には
ちゃんとルールを設けられていますでしょうか。
全員が1人につき1枚コピーというふうにしてくれると
何も問題はないのですが、例えばコピー代を浮かすために
家族全員分をA4用紙に敷き詰めるような形で
出してくる可能性も想定できます。その場合、
管理不要になった場合の廃棄が大変面倒になります。

1人につき1枚で完結することを何らかの形で徹底させるか、
予め貼り付け欄が定まってる様式を用意しておいて
後からの参照や廃棄がスムーズに進められるような
形にしておくと利便性が向上します。
決まった型はないので、いざ運用した時の状況を
シミュレーションして、法人内でやりやすい形で決定
されると良いです。


> その際、本人から対面で直接渡してもらうのが
> 難しい職場なので、所定の場所に提出してもらい、
> それを回収するという流れでいきたいと思っています。

文面からは無人の状態での提出に見受けられるのですが
盗難の心配は全くないのでしょうか。
そして、いざブツが無いとなった時はどうされますか。

という懸念があるので、万全を期するうえでは
施錠管理できる環境を整備しつつ、一定の地位の方を
回収用の責任者（封印された封筒を回収・管理・
事務方への運搬をするのみ。マイナンバー自体は
目にすることがない）に選定して、回収・一時管理を
行っていただく形の方にするのが堅いです。

ややヘビーな内容ですが、直接手渡しができない
ということで、それなりの規模でいらっしゃると
思いますので。


> また、提出してもらった確認書類のコピーは、
> 【マイナンバー報告書】と一緒に保管しようと思っています。

明記されていないので一応。
言うまでもない話でしょうが、施錠管理を。
またこちらについても、いざ廃棄となった時の状況を
シミュレーションして保管方法を考えられると良いです。


以上、気づいた点です。