株主総会委任状について

株主は、書面（委任状）をもって議決権を行使させる代理人をたてることが可能（会310条）なので、定款にさだめるかなければ招集決議で取締役（会設置会社なら取締役会）が、要領・人数をあらかじめ決議（会298一(5)→規63五）しておきます。その決議を元に所定の委任状を招集通知と一緒に送付するものです。

そういった前準備をされてないのでしたら、会社法310条（前掲）により株主任意の委任状をよこしてきますので混乱を承知で受けてください。