チャットは社内連絡用に使わないことは文書化しておくべきですか

ぶれーめんさん

チャット（IPという会社もある）に関しては、社内LAN等で規定されたものであれば、いいかもしれません。
というのは、業務内で使用しており、またそれに関しては社内規定で定められていたからです。

フリーチャットはその方々の用途がわかりませんが、
一番怖いのは、それを介して情報が漏えいすることのように思います。

だからといって、チャットを一概に禁止にする方向ではなく、
仮に業務に必要なものであれば、社内専用のものを整備するなどした方が業務効率がよくなると思います。
ですので、まずは用途を確認した方がいいのではないでしょうか？

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手違いで連続投稿してしまいました。

申し訳ありません。

もりたん様

適切なアドバイスをありがとうございました。
おっしゃるとおり「業務効率がよくなる」点に視点を移し
活用方向を検討して見ます。

これは今回の質問とは直接関係がないのですが、
ご回答の中で一番の問題とご指摘された「情報漏洩の可能性」ですが、フリーソフトの場合に限る問題ですか？または一般的にチャットソフトには、「情報漏洩の可能性」があるということでしょうか？

情報漏洩の可能性に関してですが、
たとえば、IPといわれるシステムにファイルを添付できるものもあります。
こういったものですと、重要な機密資料を添付し送ることもできるのです。
そうなった場合、情報漏洩の危険性があります。

また、社内メールでしたら、
サーバー上で確認ができますが、
フリーチャットなどですと、のちの確認もできないことから危険がありえます。

弊社では、CRMのシステム上にチャットのシステムを設置し、
各部署への質問事項がある場合、チャット機能を用いてその対応をしています。
その場合、のちの確認もできるため、安心です。

もりたん様

いろいろ細かい点までご教示頂き
ありがとうございました。

御社の先進的な取り組みをお伺いできましたので
参考にさせていただき、情報漏えいがおこらないことと、
業務の効率化に役立つ連絡体制を作りたいと思います。

ぶれーめんさん

> 御社の先進的な取り組みをお伺いできましたので
> 参考にさせていただき、情報漏えいがおこらないことと、
> 業務の効率化に役立つ連絡体制を作りたいと思います。

こちらこそ、あらためて社内体制の構築に目をむけるいいきっかけとなりました。
ありがとうございます。