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文書の保存期間について

著者 業務担当者 さん

最終更新日:2020年02月26日 13:31

現在、社内の文書管理規程を見直しの一環として、文書保存期間を見直しています。

その中で、外部団体の分類で、団体規約関係書類と総会案内・配布書類の保存期間を設定しています。
団体規約関係書類は次回改正まで保存期間を設定しており、総会案内・配布書類の保存期間を3年としているようです。

総会案内や配布書類(定例会議の資料等)について、3年間も保存期間が必要なのでしょうか。保存期間については法令で保存期間が定められているかと思いますが、総会案内や配布資料はどの分類に該当するのでしようか。

参考になる情報をお教え頂ければ幸いです。よろしくお願いいたします。

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Re: 文書の保存期間について

著者行政書士かじや法務事務所さん (専門家)

2020年02月26日 14:59

こんにちは
着々と規程の見直し、整備を進めていらっしゃるところと思います。

>その中で、外部団体の分類で、
⇒「外部団体」を、仮に一般社団法人と仮定して参考情報を書きます。
※公益法人の場合は、さらに認定にかかる規定がありますので御留意ください。

適用されるメインの法律は、
「一般社団法人及び一般財団法人に関する法律」です。

なかで、書類の保管について記載があるのは下記の条文:
網羅したつもりですが、必要に応じ御自分でも確認をお願いいたします。
第57条2 社員総会議事録・・・10年
第97条 理事会議事録・・・10年
第120条2 会計帳簿・・・10年
第123条4 計算書類及び附属明細書・・・10年
第128条3 公告後のPLに関する規定
第129条1 計算書類に関する規定
第193条2 評議員会議事録・・・10年
※その他、税法や労働法の規定に拠ります。

>総会案内や配布資料はどの分類に該当するのでしようか。
⇒ どのような内容の書類なのか詳細がわかりませんが、
「総会案内」→株式会社での「株主総会招集通知」、
「配布資料」→同「株主総会参考資料」
に該当するものと理解しておりますが、これで正しいでしょうか。

株式会社の上記2種の書類に対しては、具体的な法定保存期間はありません。
しかし、議事録を保存、備置することから、当然にその議事録と対になるように保存するべきと思われます。
また、「定例会議」と書いていらっしゃる会議の性質により、理事会、評議員会でなくとも保存すべき書類はあるでしょう。
書類はいったん廃棄してしまうと、取り戻すことができません。

■実務の際には次のような作業で処理することが多いようです。
1.紙媒体で法定保存・備置
2.書類の電子化~クラウド保管
3.法定保存期間経過後の保管→電子化や倉庫保管
4.機密書類の廃棄は専門業者へ依頼
(参考)
「電子計算機を使用して作成する国税関係帳簿書類の保存方法等の特例に関する法律」

■法定保存期間を過ぎて保存する場合や紙資料が膨大な量である場合は、電子化してスペース削減、インデックスからすぐに探せる状態にすることが良いようです。
株主総会プロセスの電子化も予定されています。
但し、電子媒体が可能かどうか法令で確認すること、そしてコストは必要になるでしょう。
書類電子化を事業にしている大手企業であれば、HPなどに詳しく載っていますので御覧になってはいかがでしょうか。

以上、御参考まで。

Re: 文書の保存期間について

著者業務担当者さん

2020年02月26日 15:49

> こんにちは
> 着々と規程の見直し、整備を進めていらっしゃるところと思います。
>
> >その中で、外部団体の分類で、
> ⇒「外部団体」を、仮に一般社団法人と仮定して参考情報を書きます。
> ※公益法人の場合は、さらに認定にかかる規定がありますので御留意ください。
>
> 適用されるメインの法律は、
> 「一般社団法人及び一般財団法人に関する法律」です。
>
> なかで、書類の保管について記載があるのは下記の条文:
> 網羅したつもりですが、必要に応じ御自分でも確認をお願いいたします。
> 第57条2 社員総会議事録・・・10年
> 第97条 理事会議事録・・・10年
> 第120条2 会計帳簿・・・10年
> 第123条4 計算書類及び附属明細書・・・10年
> 第128条3 公告後のPLに関する規定
> 第129条1 計算書類に関する規定
> 第193条2 評議員会議事録・・・10年
> ※その他、税法や労働法の規定に拠ります。
>
> >総会案内や配布資料はどの分類に該当するのでしようか。
> ⇒ どのような内容の書類なのか詳細がわかりませんが、
> 「総会案内」→株式会社での「株主総会招集通知」、
> 「配布資料」→同「株主総会参考資料」
> に該当するものと理解しておりますが、これで正しいでしょうか。
>
> 株式会社の上記2種の書類に対しては、具体的な法定保存期間はありません。
> しかし、議事録を保存、備置することから、当然にその議事録と対になるように保存するべきと思われます。
> また、「定例会議」と書いていらっしゃる会議の性質により、理事会、評議員会でなくとも保存すべき書類はあるでしょう。
> 書類はいったん廃棄してしまうと、取り戻すことができません。
>
> ■実務の際には次のような作業で処理することが多いようです。
> 1.紙媒体で法定保存・備置
> 2.書類の電子化~クラウド保管
> 3.法定保存期間経過後の保管→電子化や倉庫保管
> 4.機密書類の廃棄は専門業者へ依頼
> (参考)
> 「電子計算機を使用して作成する国税関係帳簿書類の保存方法等の特例に関する法律」
>
> ■法定保存期間を過ぎて保存する場合や紙資料が膨大な量である場合は、電子化してスペース削減、インデックスからすぐに探せる状態にすることが良いようです。
> 株主総会プロセスの電子化も予定されています。
> 但し、電子媒体が可能かどうか法令で確認すること、そしてコストは必要になるでしょう。
> 書類電子化を事業にしている大手企業であれば、HPなどに詳しく載っていますので御覧になってはいかがでしょうか。
>
> 以上、御参考まで。

行政書士かじや法務事務所さん、いつも有益な情報ありがとうございます。

団体により、適用される法令があることも理解できました。

各団体毎に、文書管理規程というものが存在し、保管されていると思います。それを前提としたならば、その団体の会員として出席した時に配布された資料の保管期間というのはどれに関与されるものでのでしょうか。

原本は団体・企業が持っているので、不要のようにも思えるのですが.....

よろしくお願いいたします。

Re: 文書の保存期間について

著者行政書士かじや法務事務所さん (専門家)

2020年02月28日 16:44

こんにちは

> 各団体毎に、文書管理規程というものが存在し、保管されていると思います。それを前提としたならば、その団体の会員として出席した時に配布された資料の保管期間というのはどれに関与されるものでのでしょうか。
>
> 原本は団体・企業が持っているので、不要のようにも思えるのですが.....

⇒ 業務担当者さんが、各団体の文書管理規程を整備なさるのかと誤解していました。申し訳ありません。
各団体の会員として、団体が作成発行した議事録などを保管する、ということですね。
各団体と御社の関係がよくわかりませんので、また一般的な回答です。

■御社内部での必要に応じて、たとえば1年間、などと決めるか、
発行元の団体からいつでも原本閲覧、コピー受領ができるのであれば、もっと早い時期に廃棄してもいいでしょう。
必要な期間はいままでの事例で確認、関係部署の合意を得てから決めて廃棄なさって下さい。

訂正して御参考まで。

Re: 文書の保存期間について

著者業務担当者さん

2020年03月02日 08:45

> こんにちは
>
> > 各団体毎に、文書管理規程というものが存在し、保管されていると思います。それを前提としたならば、その団体の会員として出席した時に配布された資料の保管期間というのはどれに関与されるものでのでしょうか。
> >
> > 原本は団体・企業が持っているので、不要のようにも思えるのですが.....
>
> ⇒ 業務担当者さんが、各団体の文書管理規程を整備なさるのかと誤解していました。申し訳ありません。
> 各団体の会員として、団体が作成発行した議事録などを保管する、ということですね。
> 各団体と御社の関係がよくわかりませんので、また一般的な回答です。
>
> ■御社内部での必要に応じて、たとえば1年間、などと決めるか、
> 発行元の団体からいつでも原本閲覧、コピー受領ができるのであれば、もっと早い時期に廃棄してもいいでしょう。
> 必要な期間はいままでの事例で確認、関係部署の合意を得てから決めて廃棄なさって下さい。
>
> 訂正して御参考まで。

行政書士かじや法務事務所 さん

ありがとうございます。

内部の書類管理について、再度確認して改正したいと思います。

貴重な情報ありがとうございました。
いつも助かります。

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