立替払いした場合の請求書・領収書の管理

こんにちは。

必ずしも立替払分の領収書を会社が保管する必要はないでしょうが、保管しておいたほうがよいかどうかは貴社の顧問税理士さんの指示に従ってください。

記載の内容は、会社のお財布と経営者個人のお財布が一緒になっている状態であり、税務調査等に貴社が現在行っている対応で十分であるのかどうかは対応していただく方の確認を受けていただくことがよいと思います。



> いつもありがとうございます。
>
> 弊社では経営者個人が払うべきものを、会社が立替払いすることが
> 度々あります。このこと自体があまり好ましいことではないことは
> 重々承知ですが、諸事情あり完全になくすことは困難です。なお、
> 立替払いの精算は適切に実施しているため、個人の費用を経費で賄うと
> いうことはしていません。
>
> さて、本題です。会社が立替払いした場合の請求書や領収書は、会社に保管
> 義務はないという考えでよろしいでしょうか？現時点では、その辺りが曖昧に
> なっており、個人利用分の請求書は会社が保管していたりしていなかったり
> バラバラです。
>
> 業務の流れとしては、
> パターン１：経理に請求書が回ってきた時点で、経費か個人分かチェック→
> 回ってきた請求書の情報を元に支払い処理→
> 個人分の請求書の原本は会社保存
>
> パターン２：法人カード利用明細に個人の利用分を発見→
> 明細に"個人利用"と記載（領収書・請求書等の確認や保管なし）
>
> 本来は立替払いの請求書は経営者個人に渡すべきでしょうか？
> コピーのみ会社で保管がベストですが、社内にコピーはありません。
>
> よろしくお願いします。