事務処理について

こんにちは。

さっそくですが、当社では従業員が立替払いした経費は、『社員立替金』という負債勘定で処理しています。

仕訳の例ですが、例えば、私が今日ホームセンターで事務用品を買ってきて代金を立替払いし、給与支払時(2/25)に精算する、という場合です。


2/18
（事務消耗品）500　　（社員立替金）500

2/25
（社員立替金）500　　（当座）500



こんな感じです。
もちろん、レシートもしくは領収証を持ってきてもらいます。社員立替金で仕訳したものは、１ヶ月程度ためておいて、給与のときに一括で精算します。


ご参考までに。

> こんにちは。
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> さっそくですが、当社では従業員が立替払いした経費は、『社員立替金』という負債勘定で処理しています。
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> 仕訳の例ですが、例えば、私が今日ホームセンターで事務用品を買ってきて代金を立替払いし、給与支払時(2/25)に精算する、という場合です。
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> 2/18
> （事務消耗品）500　　（社員立替金）500
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> 2/25
> （社員立替金）500　　（当座）500
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> こんな感じです。
> もちろん、レシートもしくは領収証を持ってきてもらいます。社員立替金で仕訳したものは、１ヶ月程度ためておいて、給与のときに一括で精算します。
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> ご参考までに。


しまかさんお返事ありがとうございます。
今回の場合、従業員がクレジットカードで支払ったので、本人名義の納品書しかありません。支払いは本人の口座から翌月に引き落とされるそうです。
このような場合でも上記のように処理しても問題ないですか？

ekoppuさんへ


当社では何年もこのやり方で処理していますよ。
本人名義の納品書で大丈夫です。

> ekoppuさんへ
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> 当社では何年もこのやり方で処理していますよ。
> 本人名義の納品書で大丈夫です。


しまかさん、何度もお返事ありがとうございます。
またこの件で質問なのですが、従業員名義の燃料代の納品書はもってきてもらったのですが、クレジットカードで支払った場合、カード会社から、1ℓにつき2円引きで請求書がくるそうです。
しかし、納品書には値引前の金額が記載されていますので、従業員に支払う際に、立替金の金額と差額がでます。どのようにすればよいでしょうか？

こんにちは。

実際にかかった経費を計上しなければいけませんから、請求時に２円引きならその金額で経費を計上すべきです。
請求書のコピーをもらって、その金額で精算するのがいいでしょう。


けど、個人名義のクレジットカードの請求書のコピーを提出してもらう、というのは抵抗ありますよね。
当社でも提出してもらったことはありますが、やっぱり抵抗があります。。。他の買い物の明細もありますし。
塗りつぶして出す、、、とは言っても、塗りつぶしたら余計にあやしいみたいでイヤですし(笑)



ご参考までに。

> こんにちは。
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> 実際にかかった経費を計上しなければいけませんから、請求時に２円引きならその金額で経費を計上すべきです。
> 請求書のコピーをもらって、その金額で精算するのがいいでしょう。
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> けど、個人名義のクレジットカードの請求書のコピーを提出してもらう、というのは抵抗ありますよね。
> 当社でも提出してもらったことはありますが、やっぱり抵抗があります。。。他の買い物の明細もありますし。
> 塗りつぶして出す、、、とは言っても、塗りつぶしたら余計にあやしいみたいでイヤですし(笑)
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> ご参考までに。


しまかさん、本当に何度もお返事していただきありがとうございます。
金額確認のためにも請求書のコピーをとらせてもらうようにします。
本当に助かりました。ありがとうございました。

横スレで申し訳ありません。

社員が現金で立て替えたものは特に問題はありません（領収書を会社名で貰ってくれば良い）が、個人名義のクレジットカードでの支払いは注意する必要があると思います。

支払いの際に領収書は会社名で発行してくれますが、問題はクレッジトに付随するポイントです。本来会社の経費を支払うのですからその際に発生するポイントも会社のものといえます。しかし実際にはポイントを会社に提出させることは不可能に近いので、結局社員が利益を行使することになります。これは厳密に言えば横領になります。会社としてこのようなことを無制限に認めていれば他の社員も真似をし、収拾がつかなくなる恐れがありますので、一定の歯止めが必要かと思います。

「原則として個人のクレジットカードの使用は認めない」などの規定を作るか、もしくは口頭で「今回は認めるけれど次回はだめだよ」程度の注意を行うべきだと思いますが如何でしょうか。

> 横スレで申し訳ありません。
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> 社員が現金で立て替えたものは特に問題はありません（領収書を会社名で貰ってくれば良い）が、個人名義のクレジットカードでの支払いは注意する必要があると思います。
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> 支払いの際に領収書は会社名で発行してくれますが、問題はクレッジトに付随するポイントです。本来会社の経費を支払うのですからその際に発生するポイントも会社のものといえます。しかし実際にはポイントを会社に提出させることは不可能に近いので、結局社員が利益を行使することになります。これは厳密に言えば横領になります。会社としてこのようなことを無制限に認めていれば他の社員も真似をし、収拾がつかなくなる恐れがありますので、一定の歯止めが必要かと思います。
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> 「原則として個人のクレジットカードの使用は認めない」などの規定を作るか、もしくは口頭で「今回は認めるけれど次回はだめだよ」程度の注意を行うべきだと思いますが如何でしょうか。


ファインファインさんいろいろ教えていただきありがとうございます。
ポイントのことなど全く頭にありませんでした。従業員の話では、そこのクレジットカードを使えば燃料が２円引きだということで、燃料を立替で支払う際には現金ではなくそのカードを使うように社長に言われたそうです。ポイントの代わりに２円引きになったと聞いたのですが、クレジットカードは使わない方がいいですよね・・・
社長は少しでも経費を減らすためにだと思うのですが、領収書もないですしかなり不安でした。
一度相談してみたいと思います。