不採用者の応募書類の保管期限について

Ｐマークは、ある一定の個人情報の管理基準を満たしている
ことを証明しているだけで、今回のような個別の規定は
会社として判断する必要があります。

＞重複応募があるため履歴書のコピーを保管しております。
＞現状では１年保管後、破棄をしています。
目的と期間が明確ですから、その点は合理的と思います。

重複応募を危惧するかは、会社としての判断ですので
その前提ならば合理的な範囲と思います。
目的外使用をしなければ、大きな問題はないと思います。

ただ万全を期すならば、採用の資料に関しては
応募者に対して、
”履歴書のコピーは一年間　保存し、適切に廃棄される”
ことを明示するべきと思います。
とは言え、採用されなかった人から破棄を
希望された場合に、個人情報保護の観点から
拒否は困難です。
となりますと、保管の目的が達成できない可能性は
了解する必要があります。

個人的意見ですが、本当に重複応募を危惧するならば
不採用の場合に、＊ヶ月以内　再受験は出来ませんと
通知すれば足りると思いますが。

> 表題の件ですが・・・
>
> 弊社ではＰマークを取得しておりますが、個人情報に抵触する恐れのある書面についての保管期限がＰマーク上では定まっておりません。あくまで法律を優先とのことです。
>
> また、弊社の文書管理規程には採用になった社員の応募書類等の保管期限について定めておりますが、不採用者に関しての規程がありません。
>
> 応募者からは個人情報に関する同意書も取得しております。
> こちらの同意書含め、応募書類の保管はどうしたらよろしいのでしょうか？
>
> ちなみに履歴書、職務経歴書はご本人に返却していますが、重複応募があるため履歴書のコピーを保管しております。
> 現状では１年保管後、破棄をしています。
>
> ご返答お待ちしております。

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外資社員さん　ご案内にもありますが、募集するおりには下記取り扱いのご案内をされておればよいでしょう。
更に懸案の再応募を解除するとすれば、やはり1年程度の保管でよいとおもいます。返却を求められた場合も同様と思います。

＝応募書類（個人情報）の取扱いについて＝

当社は、従業員募集のための採用選考につき、応募者の方々からお預かりいたしました応募書類（ネット、ｅメ－ルによりお預かりした応募者情報を含む）を次の通り取り扱いさせていただきます。

１．応募書類は、採用選考以外の目的で使用することはありません。
２．応募書類は選考過程終了後、当社にて廃棄させていただきます。 （応募書類の返却を希望される場合には、事前に申し出をお願いします。） ただし、再募集のため本人の了承を得て、一定期間応募書類を保管することがあります。
３．応募書類は、当社総務部にて管理を行います。
４．応募書類を第三者に提供することはありません。