注文書の電子化

こんにちは

ご存じかもしれませんが、
税務関連の保管資料の電子化と、電子文書による契約で印紙不要となる話は別ですよね。
後者は税務署の承認は不要と思います。


電子化した文書が認められるには、私ももっている資料では”電子化段階において、「紙文書と同程度の表現力」を確保するとともに、改ざんを防止するための適切な措置を講じ、一定期間保存後も改ざんされていないことを第三者に証明できれば、電子化後の保存･管理のあり方については、現行の電子帳簿保存法が定める「真実性」、「可視性」に係る上記要件を基本的に踏襲することで税務調査上の要請を満たすことができると考えられる。”とあります。

これから解釈すれば、
> 【疑問点】
> １．電子署名・タイムスタンプは必要なのか?
これは十分条件と思いますが、必要条件ではありません。
真実性という点で、同等の条件があれば他の方法でも構いません。（例として、専用ソフトによる、時間情報をもった署名でも構いません。）


> ２．自社で作成しPDFにしてメールで相手先に送信した場合、
> 書類の原本は、必ず相手先に送付する必要があるのか?
これは契約書の運用に関する問題ですので、貴社と取引先で従来　紙でやっている方法と同様で構わないと思います。　
通常は、お互いに持つのではありませんか？
契約の成立条件としては無関係ですよね。

>
> ３．電子化の申請書類を税務署に提出して承認を受けた場合、
> 過去の注文書も電子化出来るのか?
この点は不明です、経団連の税務文書電子化について定めた情報委員会の報告では、税務関連の文書の電子化を税務署の承認により進め、紙の削減を計るとの提言でした。

当社では、契約書については客先が対応可能な場合には電子化に移行していますが、旧来の帳簿や監査書類は電子データはありますが、税理士の監査は紙に出して行っていますし、税務監査も紙を原本としております。
（情報としては電子データがソースですが）

一貫した電子化というのは、最も望ましい状態で当社も目標にしたいですが、税務署から承認で全面電子化はまだ考えていないので不明です。