押印台帳の作成について

> 押印台帳の目的についてご確認したくご質問しました。
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> 【押印台帳記載の目的・用途】
> 会社として押印した書類について・書類・提出先・日付を記録しておくこと。
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> 台帳に記載し押印した書類のコピーと共にファイリングが当たり前と考えていたのですが、
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> （ご質問1）
> 押印台帳を作成しないことによる監査等で指摘を受けたりするのでしょうか。
> ※押印規程は定めていません。
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> （ご質問2）
> 別データや押印書類ファイル等で押印文書と日付、必要事項が確認できるのであれば、台帳を作成しなくても問題無いのでしょうか。
> 現状、保管書類が重複しています。
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> 尚、弊社はグループ会社でして丸印は親会社法務で所持しています。弊社にて所持は角印のみとなります。
>
> 宜しくお願い致します。

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印章取扱規定での目的は、下記条件を満たすことになります。
＜この規程は、当社内で使用する代表取締役印、社長印及び社印の調製、登録、交付、保管、使用及び廃棄に関する事項を定める。＞

当然ですが、所定の契約については会社代表者の承認として書名捺印が求められます。
お話の経緯では、親会社を含む数社の子会社、関連会社が存在していますが、それらの会社の代表権を有する取締役が全会社をは管理していると思います。
これらの経緯では、代表者印の管理規則は親会社が主導権を持ち、契約時には契約条件として関連会社名を表記し、捺印管理は親会社が所有していると思います。
契約書の条件として継続管理とすれば、継続承認として関係会社内の各印でなさっていると思います。
業務の遂行上親会社から決定権等が譲渡された場合には、それらの管理台帳として　代表者印管理規定、捺印管理台帳が必要となります。

ありがとうございます。

追加でご質問なのですが、
◆備品等発注の際の注文書において角印（会社名記載）の押印についても記載必要？
◆押印書面のコピーに関しては、不要？


> 業務の遂行上親会社から決定権等が譲渡された場合には、それらの管理台帳として　代表者印管理規定、捺印管理台帳が必要となります。

◆別のケースとして、譲渡ではない場合は、記載する必要が無い？もしくは押印規程を作成し、押印台帳を作成する必要がある？

◆台帳を公的機関より調査されることがある？

宜しくお願い致します。


> （ご質問1）
> 押印台帳を作成しないことによる監査等で指摘を受けたりするのでしょうか。
> ※押印規程は定めていません。

重ねてご質問なのですが、こちらは処罰等が発生するのでしょうか。

宜しくお願い致します。

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>
> 印章取扱規定での目的は、下記条件を満たすことになります。
> ＜この規程は、当社内で使用する代表取締役印、社長印及び社印の調製、登録、交付、保管、使用及び廃棄に関する事項を定める。＞
>
> 当然ですが、所定の契約については会社代表者の承認として書名捺印が求められます。
> お話の経緯では、親会社を含む数社の子会社、関連会社が存在していますが、それらの会社の代表権を有する取締役が全会社をは管理していると思います。
> これらの経緯では、代表者印の管理規則は親会社が主導権を持ち、契約時には契約条件として関連会社名を表記し、捺印管理は親会社が所有していると思います。
> 契約書の条件として継続管理とすれば、継続承認として関係会社内の各印でなさっていると思います。
> 業務の遂行上親会社から決定権等が譲渡された場合には、それらの管理台帳として　代表者印管理規定、捺印管理台帳が必要となります。

専門家（○○士）ではありませんが、社内監査上、契約書等のチェックも行いますので、業務上からご意見させていただきます。
御返事は、ご質問の下部に　≪≫表記します

>
> 追加でご質問なのですが、
> ◆備品等発注の際の注文書において角印（会社名記載）の押印についても記載必要？

≪発注文書の確認として必要でしょう。なを、該当関係会社担当者名　印等も求めておけば問い合わせ、不正等も防止できると思います。≫


> ◆押印書面のコピーに関しては、不要？

≪コピーとは、本社、本部等への報告ですか、保管義務は、主発注先が主導権を持つべきと考えます。保管を二ヶ所等に求めますと複数の保管が発生し、場所等が拡大したいへんな作業を生じませんか≫
>
>
> > 業務の遂行上親会社から決定権等が譲渡された場合には、それらの管理台帳として　代表者印管理規定、捺印管理台帳が必要となります。
>
> ◆別のケースとして、譲渡ではない場合は、記載する必要が無い？もしくは押印規程を作成し、押印台帳を作成する必要がある？

≪社長印の発行管表は、管理規則で設定していると思います。
通例ですが、発行Ｎｏ，発行日、発効条件（該当契約書内容）捺印者（総務部長等）、捺印確認者（担当役員）が明記されていますね。≫


>
> ◆台帳を公的機関より調査されることがある？

≪公的機関の調査も、不正契約、不正譲渡などがあればチェック対象となります。
社内監査他、監査役のチェックも行う場合があります。≫
>
> 宜しくお願い致します。
>
>
> > （ご質問1）
> > 押印台帳を作成しないことによる監査等で指摘を受けたりするのでしょうか。
> > ※押印規程は定めていません。

≪契約書等の締結時にはその確認の意図で櫃ならば、チェックを行います。
つまり、契約締結日と契約実行日が相違し、貴社に損害等が生じる場合です。≫

>
> 重ねてご質問なのですが、こちらは処罰等が発生するのでしょうか。
>

≪不正取引等があれば、処罰対象ともなります。
上場企業など、有価証券報告書等で、取引等の不正記載が表記されれば、該当部署、該当会社に対しても実検が入る場合もあります≫

少々長くなりましたが、代表者捺印管理規則　会社印管理規則、銀行印管理規則等を設定しておくほうが良いでしょうね。

必要規程の設定を検討します。
ご返信ありがとうございました。


> ◆押印書面のコピーに関しては、不要？

≪コピーとは、本社、本部等への報告ですか、保管義務は、主発注先が主導権を持つべきと考えます。保管を二ヶ所等に求めますと複数の保管が発生し、場所等が拡大したいへんな作業を生じませんか≫
>
主発注先、社内控えという意味でした。

≪公的機関の調査も、不正契約、不正譲渡などがあればチェック対象となります。
社内監査他、監査役のチェックも行う場合があります。≫

>
> 少々長くなりましたが、代表者捺印管理規則　会社印管理規則、銀行印管理規則等を設定しておくほうが良いでしょうね。