注文書の効力・必要性について

請負契約は、当事者の一方が「ある仕事」を完成することを約し、相手方が「その仕事の結果」に対して「その報酬」を支払うことを約することによって、その効力を生じます。

注文書と注文請書は、当事者の約した内容（意思）を文書にしたものです。契約は口頭であっても有効に成立しますので、注文書や注文請書がなくとも成立します。
しかしながら、「どんな仕事を」「どのような条件で」発注し、受託したのかで、後でもめたときに、「言った」「言わない」の論争を避けるため注文書や注文請書は有効です。

＞キャンセルなどの事態に及んだ場合、注文書が書面で存在＞しないということは未回収のリスクとして大きいのでしょ＞うか？

そうですね。未回収になった場合に、相手が「注文していない」とか、「そのような内容では注文していない」とか「そのような金額では注文していない」とか、反論して来た場合に、対抗するのがやっかいになりますね。

但し、注文書や注文請書を文書化することは、契約内容、義務や責任を明確化することであり、そのことは相手だけではなく自社の責任も明確化されることでもあります。

井藤行政書士事務所
http://www.itoh.fullstage.biz/

井藤行政書士事務所　さん　早々にご返答頂きましてありがとうございます。

互いに成り行き的な金額の付け方をしているようで、良し悪しなところがあるようなことを現場は言っていますが、必要なのでしょうね。

問題は、そのような注文書が書面でこない、出して頂けないお客様の場合です。
頼んでも出してくれない時は、注文書が無いのに注文請書があったとすれば、無いよりはましでしょうか？
それも相手が知らないと言い張られたとしたら、FAXの送信履歴を保管しておけばさらに有効、といった感じでしょうか？

> 互いに成り行き的な金額の付け方をしているようで、良し悪しなところがあるようなことを現場は言っていますが、必要なのでしょうね。

教科書的に言うならば、互いに約束した内容を文書化して明確化しておくことにより、担当者ベースでの「言った」「言わない」の論争を超え、対会社同士の正式な約束として明確になり、このことにより会社にとっての義務と権利が明確になり、リスクを避けることができる。大きな組織ではそのような方向になっていると思います。

但し、現場の方が言っているように、よしあしがあり、互いの信頼ができており、堅いことは言わず、互いに協調し、成り行きで、話し合いで解決できるような関係がある客先、取引先に対して、あえて、これからは文書化するとすると、かえって互いに身構えてしまい、せっかくできていた日本的信頼関係にひびが入ってしまうリスクもあります。

比較的小さな組織であれば、相手を見て、臨機応変に対応するのもひとつの方法かと思います。（要は信頼できる相手ならば、文書はいらない。そうでない相手とは文書化明確化する。等）とにかく規定の文書を義務化している会社がある一方で、あえて電話だけで受注している企業もあります。企業のポリシーにもかかわって来る問題だと思います。

>
> 問題は、そのような注文書が書面でこない、出して頂けないお客様の場合です。
> 頼んでも出してくれない時は、注文書が無いのに注文請書があったとすれば、無いよりはましでしょうか？

そうですね。ある会社では、客先から電話で受けた注文を文書にまとめ注文請書としてファックスで翌日送付しているところもあります。このパターンが習慣化していれば商慣習として証拠能力としての信憑性も高まるでしょう。

また、ある会社では、自社の側で注文書の様式を用意し、相手の客先から印鑑をもらう。社印がもらえないときは部署責任者の印をもらう。それももらえないときは担当者の印や署名をもらうことをしているところもあります。

> それも相手が知らないと言い張られたとしたら、FAXの送信履歴を保管しておけばさらに有効、といった感じでしょうか？

その通りですね。
打ち合わせ議事録に相手のサインをもらうとか、電話や口頭の場合は、いつ誰がどんな話を誰としたというようなメモや日報などでも、単独では証拠能力は低いかもしれませんが、他の状況と合わせると大きな効力がある場合があると思います。


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