他部署との連携が組織全体の成果につながる？部署間コミュニケーションを促進するには

目まぐるしく変化するビジネス環境において、企業内の部署間での連携は非常に重要です。しかし、他部署とのコミュニケーションに課題を抱える企業は少なくありません。社内コミュニケーションが希薄でうまく連携を図れていないと、非効率的な業務プロセスが発生し、事業運営にも影響を及ぼします。

なぜ他部署とのコミュニケーションがうまくいかないのでしょうか。今回は部署間コミュニケーションを促進するポイントを中心にご紹介します。

部署間コミュニケーションの重要性

変化の激しいビジネス環境の中、素早い意思決定や柔軟な対応は事業運営において非常に重要であり、そのための部署間コミュニケーションは必要不可欠です。部署間コミュニケーションを図ることで、それぞれの部署が持つ知識や情報、スキルなどが共有でき、組織全体で連携して成果を上げることができます。

さらに、部署の壁を超えて横断的に協力し合うことにより、効率のよい業務プロセスが促され、一つの部署では限界があることにもチャレンジできます。

部署間コミュニケーションがおろそかになる理由

部署間コミュニケーションの必要性が叫ばれているにも関わらず、うまくいっている企業は多くはないようです。実際にある調査によると、7割以上の社員が「社内コミュニケーションに課題がある」と回答しています。
【参考】社内コミュニケーションに関するアンケート2021/HR総研

なぜ部署間コミュニケーションがうまくいかないのでしょうか。

1. 他部署と連携する仕組みや業務プロセスが整っていない

従来型の組織運営では、同じ企業内でも部署ごとに競争意識を煽ることでパフォーマンスを高めるやり方が一般的でした。その環境においては、他部署には情報を漏らさず、自部署内で完結させる業務プロセスが有効とされていました。しかし、時代の変化とともに、部署間の連携の重要性への認識が高まっています。従来の、自部署だけで全ての業務を進めるような業務プロセスや仕組みのままでは、他部署との交流や情報交換を促しにくく、部署間の壁が高くなっていると考えられます。

2. 組織の視点で業務に携われていない

社員一人ひとりの視座が低く、日々のタスクをこなすことだけに集中してしまっていることも要因の一つです。組織の目的や目標を理解せず、自分中心に仕事を捉えてしまっては、どれだけ組織全体で他部署とのコミュニケーションを促しても、そこにメリットを感じず、逆に「負担が増える」と感じてしまうことも想定されます。

他部署とのコミュニケーションを促進する方法

では、他部署とのコミュニケーションを促進するにはどうすればよいのでしょうか。

1. 組織の目的や目標を浸透させる

まずは、組織ビジョンへの理解を深め、部署間の理解を促す取り組みが必要です。部署間のコミュニケーションを促進し、社内連携を強化するには、なぜそれが大事なのか社員に落とし込む必要があります。たとえば、毎年期首に行う組織の目標共有と併せて、社内で各部署の方針発表会や情報交換会を実施するなどの取り組みを行うとよいです。

2. 勉強会やワークショップの開催

相互理解を深めるような勉強会やワークショップなど、対話の場を設計することも他部署とのコミュニケーション促進につながります。各部署の社員をランダムに組み合わせてチームにし、テーマに沿って意見交換を実施することで、他部署の事業内容や考え方などの理解が深まるでしょう。

3. リフレッシュスペースを設ける

全社共有のリフレッシュスペースを設けることも、社内コミュニケーションを促進する手段として有効です。たとえば、お菓子コーナーなどを配置し、休憩時に行きたくなるような空間をつくることで、たまたまその時居合わせた他部署の人と自然に交流が生まれ、コミュニケーションをとるきっかけとなるでしょう。

4. 社内イベントを開催する

業務時間内のコミュニケーションでは、どうしても仕事の話が中心になりがちです。そこで、スポーツ大会や社内のお祭りなど、業務から一歩離れて、リラックスしながら他部署の人と交流を図れる社内イベントを開催してみてはいかがでしょうか。社員同士、仕事とは違った一面を垣間見ることができ、相互理解につながります。最近ではワークライフバランスを重視する社員も多いため、社内イベントを開催する際には、できる限り業務時間内で行いましょう。さらにトップダウンで決めず、詳細は社員の主体性に委ねるなど、ポイントを押さえたうえで、交流の場を上手に活用するように工夫しましょう。

最後に

今回は部署間コミュニケーションがうまくいかない理由とその対応について、ご紹介しました。

組織の規模が大きくなると部署間のコミュニケーションが希薄になり、組織全体が硬直していく傾向にあります。社員一人ひとりが視座を高く持ち、活発に他部署とコミュニケーションを図るには、体制やオフィス空間を工夫するなど、積極的な対応が必要です。

部署間のコミュニケーションが促進されると、生産性が向上するだけではなく、組織全体のチーム力が増し、新たなアイディア創出などにもつながります。さらに、一つの部署だけでは成し得ないことも、連携が強化されることで成果が何倍にも広がり、組織にとっても大きな効果が期待できます。

今回ご紹介したポイントを参考に、自社の部署間コミュニケーションを促進し、他部署と連携を深めて成果を上げる組織づくりに活かしてください。

*Drazen Zigic/shutterstock