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相談の広場

総務の給湯室

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移転案内状の送付先について

著者  さん

最終更新日:2013年02月13日 15:14

いつも勉強させていただいております。

弊社はもうすぐ移転を予定しているのですが、それに伴い、移転案内状の作成を
するところです。

そこで、送付先についてですが、これは取引先の社長宛にお出しすればよいのか、
担当者にお出しすればよいのかどちらが良いのでしょうか?

大きい会社ですと、代表者宛にお出ししても、そこまで届くとは思えず、
迷子になるだけかな、とも思います。
なので担当者宛に出そうかと思っておりますが、担当者が複数いて、
他部署に渡る場合、一社に対して複数出すのもどうなんだろう。。。
と混乱してまいりました。

皆さんはどうされていますか??

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Re: 移転案内状の送付先について

著者 遊佐_ さん

最終更新日:2013年02月14日 19:02

複数の担当者がいると大変ですね。

当社で前に動きがあった際には、一番やりとりの多い方に宛先を聞いて送りました。
ただ、それなりに上の方の職位の方に送ることとなったために同じ部署でも知らない人がでてきたり、聞いた方とは違う部署には連絡していないことになってしまいました。
情報が伝わらなかった方からは「聞いていない」と言われてしまいまして、説明をして理解はしてもらえましたが不満を持たれてしまったようです。

そのため、やり取りのある方の所属する部の部長クラス全員に送ってしまってもいいのかなと思っています。
それはそれで非常識だとお叱りを受けるかもしれませんが、部長に送っていれば所属されている人は聞いていないとは言わないでしょうし、一社に何十枚も送ることにはならないかと思います。

Re: 移転案内状の送付先について

最終更新日:2013年02月20日 13:28

ご回答ありがとうございます。
返信が遅くなってしまって大変失礼いたしました。

>当社で前に動きがあった際には、一番やりとりの多い方に宛先を聞いて送りました。

当社でも、まさに今このような対応をしようとしております。
同じ部署の方が複数いる場合、上職者に送ろうとしております。


> ただ、それなりに上の方の職位の方に送ることとなったために同じ部署でも知らない人がでてきたり、聞いた方とは違う部署には連絡していないことになってしまいました。
> 情報が伝わらなかった方からは「聞いていない」と言われてしまいまして、説明をして理解はしてもらえましたが不満を持たれてしまったようです。

そうですか。。。体験談、ありがとうございます。


> そのため、やり取りのある方の所属する部の部長クラス全員に送ってしまってもいいのかなと思っています。
> それはそれで非常識だとお叱りを受けるかもしれませんが、部長に送っていれば所属されている人は聞いていないとは言わないでしょうし、一社に何十枚も送ることにはならないかと思います。

ありがとうございます。
A4の紙一枚程度のお知らせなら担当者全員にお送りしても大丈夫かと
思うのですが、二つ折りカードのしっかりとした封書を、同じ課の方全員に
お送りするのは不自然な感じがしましたので、ここは担当者には
別途書面もしくはメールでご案内する、ということにしようかと思います。


返信が遅くなってしまって申し訳ございませんでした。
ご丁寧にありがとうございました。





> 複数の担当者がいると大変ですね。
>
> 当社で前に動きがあった際には、一番やりとりの多い方に宛先を聞いて送りました。
> ただ、それなりに上の方の職位の方に送ることとなったために同じ部署でも知らない人がでてきたり、聞いた方とは違う部署には連絡していないことになってしまいました。
> 情報が伝わらなかった方からは「聞いていない」と言われてしまいまして、説明をして理解はしてもらえましたが不満を持たれてしまったようです。
>
> そのため、やり取りのある方の所属する部の部長クラス全員に送ってしまってもいいのかなと思っています。
> それはそれで非常識だとお叱りを受けるかもしれませんが、部長に送っていれば所属されている人は聞いていないとは言わないでしょうし、一社に何十枚も送ることにはならないかと思います。

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