慶弔見舞金申請書の管理方法

いつも参考にさせていただいております。

早速ですが、慶弔見舞金の支給が発生し、経理伝票に申請書原本を添付して支払処理しています。
経理は原本が原則だと言われるので、原本が手元にないのは仕方ないのですが、申請書のコピーはやはり人事総務担当部門に保管しておいた方がいいでしょうか？

ちなみに会社の規模は３０人ぐらいなので経理伝票を見にいくこともできるのですが、１年経てば書庫行きなので探すのが大変です。
といいつつ、今のところ慶弔見舞金申請書を遡って見ることもあまりないですが、重複請求を防止するためにも手元にあった方がいいのかなと思っています。

皆さんの会社でどうしているか参考までに教えていただければ幸いです。