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代表者印の押印簿運用について

著者 56さん さん

最終更新日:2019年01月02日 23:10

現在、押印簿は事務所内に1冊あり、15人が使用しています。
利点は、時系列で管理ができていることです。
難点は、多数で使用している為、押印簿がすぐに使用できないことです。
各自が押印簿を持ち管理するというのは、問題ないのでしょうか?

また押印簿の必要な項目は理解できていますが、その項目に対する注意すべき点を
理解できていないのでご教授下さい。

・タイトル、届先等は手書き?
・管理は時系列?
・タイトルや届先で分けての管理はダメ?


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Re: 代表者印の押印簿運用について

著者 ton さん

最終更新日:2019年01月03日 03:30

> 現在、押印簿は事務所内に1冊あり、15人が使用しています。
> 利点は、時系列で管理ができていることです。
> 難点は、多数で使用している為、押印簿がすぐに使用できないことです。
> 各自が押印簿を持ち管理するというのは、問題ないのでしょうか?
>
> また押印簿の必要な項目は理解できていますが、その項目に対する注意すべき点を
> 理解できていないのでご教授下さい。
>
> ・タイトル、届先等は手書き?
> ・管理は時系列?
> ・タイトルや届先で分けての管理はダメ?
>
>

こんばんは。私見ですが…
どのような印鑑を指定して押印簿管理をされているか判りませんが管理者や管理規定があればいいのですが使用者15人がそれぞれに記入しているという事は管理者がいないという事でしょうか。
管理者が保管し利用都度に管理者から受取り記入しすみやかに返却という流れがあるのがベストかと思います。
タイトル・届先を手書きでなければゴム印とかでしょうか?
管理は通常は時系列かと思います。
タイトル・届先で分けて管理すると時系列管理に手間が掛かりますがそれでもいいという事でしょうか?
押印簿管理の目的は印鑑の管理もありますが、誰が、いつ、何の目的で、どの印章を押印したか、といった印章の使用履歴もその一つです。
代表印、銀行印と印章ごとの管理は有ってもいいと思いますがタイトル・届先別ですと時系列管理は難しいでしょう。
後は御社の使用・管理実態に合わせてご判断ください。
とりあえず。

Re: 代表者印の押印簿運用について

著者 booby さん

最終更新日:2019年01月07日 11:10

> 現在、押印簿は事務所内に1冊あり、15人が使用しています。
> 利点は、時系列で管理ができていることです。
> 難点は、多数で使用している為、押印簿がすぐに使用できないことです。
> 各自が押印簿を持ち管理するというのは、問題ないのでしょうか?
>
> また押印簿の必要な項目は理解できていますが、その項目に対する注意すべき点を
> 理解できていないのでご教授下さい。
>
> ・タイトル、届先等は手書き?
> ・管理は時系列?
> ・タイトルや届先で分けての管理はダメ?

当社では押印簿ではなく、印鑑を管理している人事部長あてに押印依頼書(と押印する書類)を提出することになっています。押印は人事部長が行い、依頼書のファイルが押印簿になります。(部長不在時対応も決まっていますが、それは略)

押印簿が私蔵されてしまって探すのに手間取るのであれば、こういう方法もあるのではないかと思います。

tonさんがレスされたように、押印簿は5W1Hがはっきりしていることが必要なので、時系列であることが望ましいと思います。ただし、手書きである必要はないと思います。電子化されている例も知っていますが、改ざん対応は必要だと思います。

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