修理依頼が来て対応できない時の電話対応について

最近起きた出来事ですが、先日電話にて修理のご依頼（過去に修理または購入されたお客様）が来たのですが、しばらく対応できない為断りを入れました。その後、メンテナンスを取りまとめている所からお客様より苦情が来たと連絡があり、すぐには対応できない為断りの電話をいたしました。
次回からは、メンテナンスを取りまとめているところに直接電話をしてもらうように対応してください、と言われました。
次回も失敗しないようにどのように電話対応をしたらいいでしょうか？
アドバイスよろしくお願いいたします。