資料の作成目的は

資料の作成目的は

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2006-10-20

________________________________________________________________________ 　　　　　　　　　　　　　　　　　　┏━┳━┳━┳━┳━┓ 　　　　　　中 小 企 業 の た め の ┃本┃当┃の┃経┃理┃ 　　　　　￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣┗━┻━┻━┻━┻━┛ 　　　　　　　　　　　　　　　　　　 VOL.105(2006/10/19) 　　　　　> http://www.kaikeikobo.com ‥…━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━…‥ 　　 「経理を制するものは経営を制す」 　　「数字に強い経営者」「本当に経営の役にたつ情報を提供する 　ことができる経理担当者」を育成するメールマガジンです。 こんにちは。税理士の安藤です。 　　今回もお読みいただき、ありがとうございます。 それでは、きょうもはりきってまいりましょう！ 　　　 　　先日、ある会社の会議で、こんなことがありました。 　　会議の資料のなかに、粗利の分析をしているものが 　ありました。 　　 　　どの作業でいくら利益がでている、という資料です。 　　 　　粗利がどこから出ているのかをはっきりさせる資料 　なので、今月以降もこの資料をもとに考えれば「どの作業 　をどれだけすればいくらの粗利が稼げるのか」がよくわかる、 　とても重要な資料です。 　　それを作成した担当者がその資料について説明をしたのですが、 　最後にとんでもないことを言い始めました。 　　「自分は、これを売上実績表・仕入実績表から作ったので、 　　間違いはありません。でも、試算表とは合っていません。 　　その原因を追求していったのですが、わかりませんでした。 　　でも、この資料は合っています。」 　　あなたは、この発言についてどう思いますか？ 　　実は、この担当者はその前の月も同じようなことを 　言っていたのです。 　 そのときは、その会議の場でわたしも参加してして差異分析を 　したのですが、「これって、いま、ここでやる作業ではないよね」 　ということになりました。 　　そりゃ、そうですよね。会議の前に分析をしておくのが 　基本。そうでないと、会議で話すべき内容が時間切れで 　話せなくなってしまいます。 　　そんな伏線があって、今回の会議を迎えたわけですが、 　その担当者は、先月よりは、たしかに分析はしてありました。 　　でも、試算表と合わなかったら、間違ってるんじゃないの？ 　　ぼくは、おもわず言ってしまいました。 　　「資料があっているんだったら、試算表が間違っているのかも 　しれないですよね？その差異分析を、なぜ徹底してやらないんですか？」 　　「この会議で、とくに指摘されなければそれでいいと 　　　思っているんですか？」 　　「この資料を作る目的は何ですか？ 　　　会議のためにだけ作っているんだったら、作る必要はない！」 　　 　　 　　　本当だったら、こんなことは税理士が言うことではなく、 　　社長が言うべきことなのですが、社長が言わなかったので 　　言ってしまいました。 　　（実際は、もう少しやわらかく言いましたよ。笑） 　　　なぜこういう現象が起きるのか？ 　　　この会社は業績が下降気味で、社員にも危機感が欲しい 　　が、いまひとつ社長以外に危機感を持っていないことがひとつ。 　　　でも、担当者に危機感がないことも原因ですが、その資料を 　　なんのために作っているのか、その目的がわかっていない、　　 　　ということが最大の原因です。 　　　 　　　会社の利益の源泉はいま、どこにあるのか？ 　　　これを分析することは、将来の方針を決定するうえで 　　とても大切なことです。 　　　いま強いところをさらに強化するのか、それとも、その部分は 　　将来は頭打ちだから、いまのうちに他の利益の柱をつくるのか。 　　　そういうことを決めるのに非常に大切な資料です。 　　　でも、その目的が担当者にはっきりわかっていないから 　　いい加減な仕事で済ませている。 　　　いろいろな会社の会議に出ていて、そうおもうことが 　　多々あります。 　　　「この人は、この資料をつくるのに、どれだけ 　　　　時間を使ったのかなあ？」 　　　「この資料は、どういう目的で作ったのかなあ？ 　　　　ものすごく細かいけど、なんの役に立つのかなあ？」 　　　その資料を使う目的がはっきりしていれば、どうすれば 　　目的にあった資料を短時間で作れるのか、考えればいいと 　　思うし、チェックポイントをはずさなければ、そんなに 　　細かくなくてもいい、というものがありますよね。 　　　なにしろ、目的意識をしっかり持って作業に 　　あたりたいものです。 　　　 ******************きょうやってみること*************************** 　　1.会議の資料のそれぞれの作成目的を経営者（その会議の主宰者） 　　　と資料作成担当者で話し合ってみる。 　　　　　→ちゃんと目的が一致していますか？ 　　2.たとえば、会議の席で社長が「この資料を作ってくれ」 　　　と依頼し、部長が「作成します」と受けて、実際に作 　　　業する担当者に依頼した場合に、社長の意図した作成 　　　目的がきちんと作業者まで伝わっているか、確認してみる。　 　　3.その資料が、へんにつじつまをあわせて作られていないか？ 　　　本当に実態を表している資料なのか？ 　　　裏づけを取っているものなのか？ 　　　を確認してみる。 　　　　→「こうしとけばいいよ」といい加減に作っている 　　　　　ものはないか？　　　 　　　　　　 ***************************************************************** 　　 ┌────────────────────────――――― ｜■ ＤＶＤ発売のお知らせ └───────────────────────────── 　　経理や税金の知識は、一生の財産であり、一度手に入れたら、 　決してなくならないものです。 　 　経理の勉強をしたことがない、簿記の勉強をする時間がない 　中小企業の経営者や経理担当者のために、DVDを作りました。 　「経理と法人税の基礎知識」と「中小企業のための節税対策」 （日常業務編）（決算対策編）の3本セットです。 　 いままでにない経理と税金の話だと思っています。 　 　一日でも早く手に入れて、経理と税金の知識を「一生の財産」と 　してください。　 　　詳しくは、こちらをご覧ください。 　　http://www.keirikantan.com/ ┌────────────────[ 安藤裕のブログ ]─ ｜■ 社長・起業家のための「夢をかなえる読書」のblog └─────────────────────────－ 　　　　　　　　　　　　　　　　＞＞＞ http://shohyou.ameblo.jp/ 　　　いままで読んできたの本（主にビジネス本）のなかから、 　　　「これはいい」と思ったものについての書評を載せています。 　　　忙しいビジネスマンの方必読！どれもきっと役に立つ一冊です。 ┌────────────────────────―――――― ｜■ 会計事務所を探しているかたへ（無料小冊子配布のおしらせ） └────────────────────────────── 　　会計事務所をどうやって探せばいいのかわからない、 　　という方のために、 　　「中小企業のための失敗しない会計事務所の選び方」という 　小冊子を書きました。 　　ご希望の方に無料で差し上げています。 　　中小企業の経営者のために、いままでの経験を踏まえて書き 　ました。 　　ご希望の方は、下記アドレスにメールにて 　　送り先の住所、お名前、会社名をお知らせください。 　　zeirishi@kaikeikobo.com 　　ホームページからＰＤＦ版のダウンロードもできます。 　　ＰＤＦ版をご希望の方は、ホームページからダウンロードし 　てください。 　　http://www.kaikeikobo.com/ ┌────────────────────────――――― ｜■ 編集後記 └───────────────────────────── 　　　 　　来週のアメリカ行きに向けて、準備をしています。 　　 　　アメリカ本土に行くのは2回目。10年ぶりくらいかな。 　　 　　機内持込品の制限が厳しくなっていたりして、ちょっと 　勝手がわからないですね。 　　そういえば、入国時に指紋とられたり写真とられたり 　するのだろうか？ニュースでそんなことを言っていた 　ような気がするなあ。 　　英語は苦手だし、ちょっとドキドキしています。 　　　 ________________________________＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿ 　　▼このメールマガジンは以下の配信システムを利用しています。 　　　　まぐまぐ　　http://www.mag2.com 　　　ID:150574 　　▽購読・配信停止はこちらから 　　　　＞＞＞ http://www.mag2.com/m/0000150574.html 　　▼メールマガジンに取り上げてもらいたい内容や、ご意見も 　　　お待ちしています。　＞＞＞ zeirishi@kaikeikobo.com ━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━ 　安藤裕税理士事務所 / 株式会社 会計工房 　〒221-0844　横浜市神奈川区沢渡45番地1ルピナス横浜西口302 　TEL:045－316－1521　FAX:045－317－8071 　e-mail: zeirishi@kaikeikobo.com ━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━ 　Copyright (C) 2005 安藤裕税理士事務所. All Rights Reserved.