事務計画と統制

事務計画と統制

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2013-06-18

■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■ 経営テクノ研究所 ２０１３年６月１７日　第１・３週月曜日発行 発行人：舘　義之http://www9.plala.or.jp/keiei-techno/ ◆◆◆◆◆◆◆◆◆◆◆◆◆◆◆◆◆◆◆◆◆◆◆◆◆◆◆◆◆◆◆◆◆◆ ★★経営のパートナー★★経営学で企業を再生する ◆◆◆◆◆◆◆◆◆◆◆◆◆◆◆◆◆◆◆◆◆◆◆◆◆◆◆◆◆◆◆◆◆◆ ＜目次＞ ★事務計画と統制 ★ちよっと苦言：真の人間関係論を研究する 　　　　　　　　（１）集団力学（グループダイナミックス） 　　　　　　　　（２）センシティビティ・トレーニング ■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■ ★事務計画と統制 　事務は、事務計画と呼ばれ、あらかじめ仕事を計画化して、日程・手順を 決め、その進行を管理することが必要です。 　この計画は、販売における見積・受注・納入や、生産における日程計画・ 差し立てなどの一般に日常繰り返して処理される常例的事務では容易です。 　これに対して、突発的・臨時的な事務である例外的事務の場合には、あら かじめ予測することができないので計画をたてることが難しくなります。 　いろいろな場合がありますが、この事務計画をたてるには、対象事務の内 容分析・現状把握・事務量見積・基礎資料の整理ということが前提になり大 切です。 　そして計画した事務が、組織を通じて実施されるためには、事務を統制す る内部規定・報告制度などによる事務統制がさらに必要となります。 　有機体として組織が活動するためには、共通の定められた目的・目標のも とに、いろいろな活動を調整・統合し、定められた範囲内で定められたられ た手段方法によって、能力を最高に発揮できるように、仕組まなければなり ません。 　したがって、いろいろ約束を成文化・公表し、組織内の全員に周知徹底し て守らせることが必要になります。 　そこで、経営者・管理者の公式の意図に基づいて成文化したあらゆる制度 を広い意味で規定といい、不文律で慣行的に行われている事柄を、公式の成 文化した制度に組み直して行くことを規定化といっています。 　この規定は、主題を人に合わした職務権限規定・組織規定や、仕事に中心 をおいた手続規定、さらに物についての仕様書などに分けられます。 　なお、この規定を補足し、使用に便利なように編集したものとして便覧・ マニュアルといわれるものがあります。 　全員がいつも手元において仕事の手引きとして参照できるようにしたもの であり、教育訓練用のテキストとしても、その効果は非常に大きなものがあ ります。 　規定化と合わせて、事務を統制していくためには、適切な報告が必要です。 報告は、経営管理のメーターであるといった観点からの報告制度が確立され ていなければならず、この報告制度の運営に当たっては、 （１）報告は用途に適したものであること （２）内容が合理的であること （３）形式が内容に適合したものであること （４）提出時期が適切であること （５）作成費用がその報告から得られる利益よりも大きくないこと などを十分に加味しなければなりません。 　つまり報告制度とは、大切な沢山の報告を標準化し制度化したものであ るということができます。 ◆◆◆◆◆◆◆◆◆◆◆◆◆◆◆◆◆◆◆◆◆◆◆◆◆◆◆◆◆◆◆◆◆◆ ★ちよっと苦言：真の人間関係論を研究する 　ややもすると、人間関係論は、ソフトなセンチメンタリリズムな論になっ てしまううらみがあります。 　つまり人間関係論を、単に人間のインフォーマルな側面のみを強調して、 時々従業員の意見調査をするとか、社内報を発行するとか、提案制度をつく るとか、人事相談制度をつくるだけでは、十分な解決にならないと、ホーソ ン工場の実験を指導したレスリスバーガー教授でさえ言いきっています。 　したがって、人間関係論を行動科学的に発展させた （１）集団力学（グループダイナミックス） （２）センシティビティ・トレーニング （３）産業心理学 （４）システム論的組織論 などを研究しなければなりません。 　これらを十分に含んだ学問が現在の人間関係論（Ｈ・Ｒ論）なのです。 （１）集団力学（グループダイナミックス） 　どのような場合に団結は強まるか、どのようなリーダーがモラールを高め るか、生産性を高める集団構造はどのようなものか等の問題を解決しょうと しているもので、これには４つの概念があります。 ●集団規準 　集団が形成されると、共通の意見や行動様式ができ上がり、成員の行動を それよりはみ出さないようにコントロールする圧力を持つようになります。 　言わば、その集団の成員の各自が価値ありと判断している基準であり、こ の基準に合致しない行動をする人は、その集団から是認されず、あるいは非 難、排除されます。 ●集団目標 　成員間には相互依存性があり、集団目標が設定されると互いにエキサイト して、よりいっそう協力的となります。集団目標がはっきりしないと集団の 生産性は、著しく低下します。 　そのためには、目標が明確であること、目標を設定に際して成員の参加、 目標は高く、かつ実現可能であること等の条件が必要となります。 ●集団の疑集力 　集団には誇りがあり、成員をその集団にとどまらせる力があります。疑集 力が大きい集団では、意見の一致度も大きくなります。 　たとえば、集団の目的が個人の目的と一致するような場合や、一致しない がその企業に在職していることによって、社会的評価が高まるとすれば疑集 性が強くなります。 ●集団決定 　経営には計画の変更がつきものですが、その変更には、かなりの抵抗があ ります。しかし、成員全体で変更を決定すればスムーズに事が運ばれます。 つまり、抵抗が少なく変更の実施ができます。 （２）センシティビティ・トレーニング 　経営管理者は、自分を一方に置いて、集団を別の一方に置いて、相互の圧 力を、絶えず考慮しながら行動していく必要があります。 　このような行動を、巧みに取っていくためのリーダーシップのためには、 経営管理者には、２つの能力が必要です。 ●弾力性（フレキシビリティ）という能力 ●相手の感情を理解できるという感情移入（エンパシー）の能力 　この２つの能力を育てようとするのがセンシティビティ・トレーニング です。 　つまり、上に立つ者は、グループの中に何が起こっているか分からなかっ たらダメだということで、組織票のような図上では実体をあらわしていませ ん。本当の実体をキャッチできる能力が必要なのです。 　以下、次回で述べることにします。 ■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■ ★舘　義之のポジション 　人事・ＩＥ・ＶＥ・マーケティングコンサルタント 　人事・ＩＥ、ＶＥ・マーケティングの３輪で企業体質改善の仕組みを構築 して、厳しい経営環境の中で勝ち残っていく会社にすることを第一に支援し ます。 舘　義之への問い合わせstudy@agate.plala.or.jp ■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■