請求書の保管方法

ピーチフィズ　さん

こんにちは

会社文書の保存期間は会社法と税法と異なっておりますが、税務調査が大概、調査対象期間を直前期より遡って3年間であることが多いです。少なくとも3年間分の帳簿書類はすぐに取り出せるようにしてください。

　また、定款や登記関係書類は会社法において保存期間の定めはありません。税務申告書、税務届出書などについても税法上の保存期間の定めはありません。しかし、これらの書類は、会社の歴史を示す資料ですので、決算書とともに永久に保存すべきと思います。

次に保存方法ですが、税務上、帳簿書類の保存方法は、紙による保存が原則となっております。
コンピュータで作成した帳簿書類についても、原則としてコンピュータから印刷して、紙により保存する必要があります。

但し、下記の要件を満たせば、電子データで保存することもできます。
　１．最初の記録からコンピュータを使用して作成している場合。
　２．データの修正履歴が管理されていること。
　３．文書間の整合性が保てていること。
　４．システム設計書またはそれに類する書が保存されている場合。
　５．システムのＯＳやソフトが変わっても印刷できる場合。

次にデータとして保存する場合の申請について記述致します。
　帳簿保存開始３ケ月前までに一定の書類を添付し、管轄税務署へ申告し、承認を受けてください。

　詳細なことは、管轄税務署にお尋ねください。

注意点：税務調査において取引の根拠となる書類が出せないと、不利な課税を受けたり、思わぬペナルティを課されることがあります。

ピーチフィズさん　こんばんは。


税法関係での書類の種類・保存期間等を簡単まとめますと

消費税では、課税仕入等の税額控除に係る帳簿等

課税仕入等の税額控除に係る帳簿等とは、次に掲げる事項が記載されているもので
イ．課税仕入の相手方の氏名又は名称
ロ．課税仕入を行った年月日
ハ．課税仕入に係る資産又は役務の内容
二．課税仕入に係る支払対価の額
上記が記載されている、請求書等や帳簿と言う事になります。


法人税では、
イ．取引に関して、相手から受取った注文書、契約書、送り状、領収書、見積書その他
　　これらに準ずる書類及び自己の作成したこれらの書類でその写しがあるものはその写し
ロ．棚卸表、貸借対照表及び損益計算書並びに決算に関して作成されたその他の書類
原則は、紙で保存ですが、一定の条件を満たせば、電磁的記録（電子帳簿等）も認められます。


上記の書類を、納税地又はその取引に係る国内の事務所等に 7年間 保存しなければならないとなっています。
尚、5年経過後は一定の条件を満たせば、マイクロフィルム等での保管も認められます。


国税庁タックスアンサー　法人税　No.5930　帳簿書類等の保存期間及び保存方法
http://www.nta.go.jp/taxanswer/hojin/5930.htm