買掛残高確認の手順

買掛、売掛残高承認は内部統制でも一番の問題点となります。
また、内部監査状況等でも、担当部署担当者等の不正防止を早期に把握することからも社内管理体制上必要不可欠な業務です。

　買掛金や未払金などの債務の残高確認は、全仕入先に対して
個別に行う必要があります。債務残高を適切に管理し、支払いの遅延、二重支払い、取消し等のミスが起こらないようにすることが経理担当者としての責務でもあります。
　そのため、毎月の締切日には、毎月残高、当月仕入高、当月支払高を整理し、仕入先別に期日別債務管理表を作成して残高を確定させることが必要です。そして、仕入先からの請求書等とこの残高を照合し、一致していることを確認します。
　照合の結果、残高に不一致が生じる原因には、訂正手続きを
とるとともに、誤りが再び生じないよう、実施手順等の見直しを行うことが必要です。
　
　誤りが起こる原因としては、おもに次のことが考えられます。
１、納品の認識が先方と合致しなかった。
２、返品や値引き等の手続きや連絡が確実に行われなかった。
３、請求書のチェックが不十分であった。
４、前払額をチェックし忘れた。
特にこれらのことは、営業担当者からの報告不備なども発生の原因となります。

　買掛金などの支払いは、現金払い、手形払い、小切手払い、
銀行振込み等に分けられますが、どのように支払うかは、経理担当者としても資金繰りのうえからきわめて重要な問題となります。そこで、支払状況の把握がつねに必要となります。
　支払状況は、期日別債務管理表等を活用し、決められた決済状況により支払われていないもの、長期にわたって未決済になっているものがないかを把握し、その原因を調べた結果、自社に原因がある場合には早急に所定の条件通りに支払います。
　また、内部牽制の観点から、支払業務は仕入計上とは別の
担当者が行うことは必要でしょう。

　支払管理業務を進めるうえで、内部牽制を図る方法として有効な手段は、
１、債務残高の照合作業
　仕入先に、自社の債務残高の問合せを定期的に行います。
経理部門から仕入先に債務残高を確認することで、購買部門に対する内部牽制が有効になります。
２、滞留買掛金への調査
　売掛金と同様に買掛金も滞留しているものについて調査を実施し、原因の究明を図ります。記帳誤りなどが原因であることも考えられますが、最悪の場合には、架空仕入れである可能性も考えられます。

月次では、最終月残高合計で行いますが、四半期、半期ベース等で該当売掛内容等でも残高承認を求めることも必要でしょう。

akijinさん、素早いレスどうもありがとうございました。
毎月の定例事務も含めてご教示していただきました。
。
提示いただいた差異原因なども参考に
確認作業を進めたいと思います。