年末調整配布書類と実務について

初めての年調、色々と気張る気持ちはわかりますよ。
扶養控除申告書の本年分と翌年分を気にしているあたり、
原則的なところは、よく勉強し理解されているのだと思います。


>> 私なりに調べたのですが、配布書類は
>> ・本年分の扶養控除等申告書（昨年末に提出されたものを返却）

これについてですが、原則でいくと、内容に変更が生じた場合
（出産とか、お子さんが扶養でなくなったとか、お歳を召した両親の
状況が変わったとか・・・）には、最新の情報を記載した申告書を
随時提出するか、既に提出した申告書について、本人さんに変更を
記載してもらうかのいずれかです。
返却というのも、本人に変更を記載してもらう手段になりますが、
それをやってるところを私は見たことがありません。
（実際にそうしているところがあるのかもしれませんが）

それで、原則じゃない話。いちいち出してもらうのが手間や
無駄であるとか、申告する本人さんが源泉徴収のアレコレを
よく理解していないとか・・・色々な原因要素はあるのですが、
変更内容に本人に確認したうえで、事務職員が変更を記載する
といったことが割と普通だったりします。

そして、更にそれを進めた形が、直近で提出してもらった翌年分の
申告書に基いて、それに合うように本年分の申告書を書き換える、
つまりは前任者のやり方になります。


『申告』書なので、あくまでも本人さんに書いてもらわなければ
いけない書類なのですが、保険料控除の計算なんか
普段経理関係をやってないような年配者方々には、
外国語レベルに意味のわからないチンプンカンプンなものなので、
現実的には事務職員がささっと追記してしまうケースが多いです。
原則に従うなら、「ここはこの数字ですよー」って教えてあげて
本人に書いてもらうべきところですし、実際そのようにしている
事業所もありますが、まあ現場の規模・状況と相談といった
ところでしょうか。

私は職業的な事情で年調を若干手伝うケースがあったりしますが、
必要資料は提出してるのに内容を書いてない（≒書く気がない）
人についてはガンガン書き込みしてしまって、ピンポイントで
間違ってる人については付箋をつけて「あとで訂正印のうえで
書きなおしてもらってくださいねー」というので、状況に応じて
やり方を分けてます。


本人が書いてなくて本当にいいのか？ですが、その良い悪いの
基準を、税務調査で通用するか否かに置き換えるのであれば、
これは普通に通用します。然るべき税金を適正に納めていて、
税金をちょろまかすような不正な処理をしていなければ
基本的に税務署は文句を言いません。
なので、このやり方で世間一般でも普通に通ってます。


年末に一気に変更することによる金額的な是非について。
このやり方をしていると、例えば年中で扶養親族のカウントが
1人分増えた人などは、その時点から毎月の源泉徴収額が
減るはずのところ、大きい金額を引かれ続けたのちに
年末調整で大きな金額が返ってくることになります。
逆にお子さんが就職して扶養親族のカウントが減った人などは、
厳しい結果で跳ね返ってくる場合もあったりします。

最終的に確定する納税額はどちらの処理でやっても同じですが
そうした歪みが発生するので、私個人はこのやり方はあまり
よろしくないと思っています。ですので、基本的にお客さんに
対しては、定期的に朝礼とかで変更の届け出を促すように
した方が良いとアドバイスしています。


とまあ長々と書きましたが、前任者がそのやり方で通して
来ていたのであれば、職員の方々も当然今年も同じように
やるものと考えているでしょうから、よほど大きな障害が
あるとかでもなければ、従前のやり方を踏襲する形で
構わないのではないかと思います。


初めてということなので、一点だけ大きく注意しておきます。
よく勉強されてるので大丈夫とは思いますが、本年分と翌年分では
対象となる年度が1年違うので、例えばある人にお子さんが
いらっしゃったとして、その子が年をまたいで年少扶養親族から
一般扶養親族に変わっていたり、特定扶養親族の対象かどうかが
変更になったりと、自分の頭の中で読み替えを要する部分が
あります。扶養控除申告書を眺めながら、年をまたぐと
変更になりうる部分がどこであるかを、頭の中で事前に
シミュレーションしておいた方が良いです。

こんばんは。横からですが・・・
他の方が書かれているので１点だけ・・・


> 私なりに調べたのですが、配布書類は
> ・本年分の扶養控除等申告書（昨年末に提出されたものを返却）
> ・（白紙の）翌年分の扶養控除等申告書
> ・保険料控除申告書兼給与所得者の配偶者特別控除申告書
> になるのではないでしょうか？
> 回収の際はマイナンバー確認のための本人確認書類なども必要になるかとは思います。
>

書かれているように来年度分からはマイナンバーを本人及び扶養家族分も含めて記載していただき、さらに本人確認も必要になってきます。
一度に２年分をされるのが作業量が多く大変というのであれば来年度分の扶養控除申告書を来年度に配布する方法もとれます。
今までは事務方が不足追加できてもナンバーが未記入・・特に扶養者分については不足追加できません。
記入内容が変わったということで説明し本人に記載してもらう方向で進めていけるといいと思いますね。
とりあえず。