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社内電子決済での請求書の取り扱いについて

著者 さかぽんたん さん

最終更新日:2018年07月11日 17:21

学校法人総務系で企画の業務をしています。

遅ればせながら社内での電子決済(稟議など)システムの導入を検討しています。
稟議などを電子で申請する際に請求書はPDF化等で添付するのが一般的かと思いますが、
その際原本は皆さんどのように取り扱われていますか。
昨今そもそも請求書自体がデータでということも多いとは思いますが、
税務上原則データもプリントして紙で保管するようになっているかと思います。

弊社では
電子決済で承認後に請求書原本のみ別途社内便で経理に送付
という流れでいこうとしていますが、
古株の方々から今までのように紙でやり取りする方がよいという意見が出るのは目に見えています。

できるだけ紙などの現物を動かすのは避けたいのですが、
参考までに皆様の企業・団体でどのように取り扱われているかご教授願えないでしょうか。

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Re: 社内電子決済での請求書の取り扱いについて

著者安芸ノ国さん

2018年07月17日 09:24

お疲れさんです

稟議書など今はほとんどが電子化による保管が求められています
お話の 添付書類ですが、ここでは稟議書保管規則等での取り決めを求めていることが多いと思います
社内稟議書作成ツールの補完 システムとして、スキャナによる添付書類の電子化システムを導入し 保管体制を取っているケースが多いでしょう。

下記 導入事例です
経済産業省などのHP内にも記載されています
経済産業省
文書の電子化・活用ガイド

(4) 電子稟議システムの活用に向け添付資料を電子化(通信業D 社)
業 種:通信業
事業規模:大手
対象文書:稟議書の添付資料
■導入理由(背景)
D 社では従来から、意思決定の迅速化を図るため、稟議書の電子化を推進してきました。しかし
稟議書の添付資料は紙文書が多く、稟議のプロセスにも紙文書が介在するといった問題がありまし
た。
■課題解決のための具体的施策
D 社は、稟議書の添付資料を電子化するにあたり、次のような環境を整備しました。
・部課単位でイメージスキャナを導入
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・組織的な活用を考慮し、部課単位で電子化した文書を共有フォルダに保存
・電子化する文書はJPEG 形式を基本とし、必要に応じてPDF 形式で利用
・独自開発のパッケージとLotus Notes で電子稟議システムを構築
・電子稟議システムのファイル添付機能を活用するように全社への周知を徹底
■導入効果
新たな電子稟議システムの利用だけでなく、稟議以外の連絡の際にも、電子メールと電子化文書
を活用するようになりました。従来と比べて稟議のスピードは確実にアップし、用紙削減や決裁文
書の保管コストも削減。過去の稟議書検索も容易になるなど、関連業務の効率向上という効果も表
れています。

Re: 社内電子決済での請求書の取り扱いについて

著者安芸ノ国さん

2018年07月17日 09:25

削除されました

Re: 社内電子決済での請求書の取り扱いについて

著者さかぽんたんさん

2018年07月23日 11:05

安芸ノ国 様

お疲れ様です。

情報をありがとうございます。
大いに参考にさせていただきます。

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