現金精算の提出書類について

> 質問失礼いたします。
>
> 皆さまの会社では現金精算を処理する際に何を添付して貰っているでしょうか。
> 領収書のみの場合、金額と消費税に「お品代」としか書いてないものがあり商品名や軽減税率対象額などが不明です。商品名不明のまま受け付けているでしょうか。それともレシートも添付必須としていますでしょうか。
>
> また、某ビジネスホテルの領収書で同額を２枚提出されたのですが、両方とも発行日が同じ、片方には利用期間と小計とクーポン利用額とクレジットカードでの支払額の記載があり、もう１枚には領収書と金額しか記載していません。担当者の印鑑はそれぞれ別の名前になっています。（ホテルに問い合わせましたが本人でないと答えられないと言われてしまいました）
> 利用明細やクレジットカードの利用明細などを追加で提出してもらうべきでしょうか。
>
> ご教授いただければ幸いです。
> よろしくお願いします。


こんばんは。私見ですが…
レシートが発行される場合は基本領収書は不要と説明していますしレシートにしてくださいとも話しています。
また上様・品代は認めていませんし消費税法上も無効になるので品代領収は認めていません。
なのでレシート貰ってと話します。
領収証をもらった場合はメモ書きでもいいので購入商品の記載を求めます。
宿泊領収のカードは個人名義でしょうか。
基本個人名義のカード決済は認めていません。
事前に事業所で決済します。
現地決済の場合も個人カードは認めていません。現金決済のみです。
今回の領収証の金額は同額なのでしょうか。
クーポン利用による金額の違いはどうでしょうか。
カード利用であれば利用控えがありますからその提出を求めましょう。
金額が同じであれば両方を保管し基本はクーポン利用をメインで考えてはどうでしょうか。
先ずはカード利用控えの提出も求めましょう。
後はご判断ください。
とりあえず。

こんばんは。

> また、某ビジネスホテルの領収書で同額を２枚提出されたのですが、両方とも発行日が同じ

発行日は同じとして、利用した日は異なるのでしょうか？
誤って領収書を2枚発行したのか、2泊において1拍ごとの領収書を最終日に受領したのかでも見解は異なるでしょう。

会社側の考えとしてはいろいろあるでしょうが、何を購入したのか、何を利用したのかは明確にしてあるほうが、業務との関連性はわかりやすいといえます。

宿泊にしても、遠方の○○営業所に勤務するため、等の領収証の発行者でもわかりえない部分については、メモ書き等でわかるようにされることがよいでしょう。

なおクーポン利用分やポイント払い分については、経理上問題が生じる可能性がありますので（それを除外した分しか認められない可能性があります）、貴社内でルールを設定されることがよいでしょう。


> 利用明細やクレジットカードの利用明細などを追加で提出してもらうべきでしょうか。

貴社の経理処理上必要があればおこなうことはできるでしょうが、それが業務と関連があるものであるのかどうかの判断は利用明細では判断しきれないケースはあるかなと推測します。

ton様

丁寧にご指摘、ご回答ありがとうございます。
零細企業で社内ルールが整っていない会社で、前任者から詳しい説明を受けず引継ぎしました。古くからいる社員も個人カードを使って決済しており、出張の新幹線･ホテルの手配すら個人で前日･当日に、といった具合です。おかげで旅行会社と法人契約をしたのにシステムを使ってもらえず現金精算が減りません。。（愚痴です）

お品代の領収書不可、領収書よりレシート添付、領収書の場合は用途や品名を記載などご意見いただいた部分のルールを整理しようと思います。会社は「自由な風潮」が会社の長所だと思っているようですが…；

同額の領収書については同行した社員の宿泊費を一緒に払っていたことと判明しました。領収書の書式が違うというのも変ですが…

改めてご回答ありがとうございました。とても勉強になりました。

ぴぃちん様

ご返信、ご意見ありがとうございます。

>> また、某ビジネスホテルの領収書で同額を２枚提出されたのですが、両方とも発行日が同じ
>発行日は同じとして、利用した日は異なるのでしょうか？
>誤って領収書を2枚発行したのか、2泊において1拍ごとの領収書を最終日に受領したのかでも見解は異なるでしょう。

まったくその通りに推測しました。片方の領収書には発行日しか記載がなくホテルに直接問い合わせましたが本人でないと答えられないとの回答。
差し戻してホテルの利用明細を添付してもらったところ、出張同行者の分も払っておりました。


>なおクーポン利用分やポイント払い分については、経理上問題が生じる可能性がありますので（それを除外した分しか認められない可能性があります）、貴社内でルールを設定されることがよいでしょう。

ホテルのクーポン利用分を差し引いたカード決済分を現金で精算しました。ポイント決済で現金精算を提出されたケースは今までないですが、現金精算のルールを整理するときに追記しようと思います。

丁寧なご意見ありがとうございました！いろいろとスッキリしました。