退職した社員の元配偶者からの問い合わせについて

お疲れ様です。

退職後17年？1994年退職なら29年では？
年金保険関係の書類の保存期間は経過しています…というか人事関係の書類のほとんどは保存期間経過していますよね。
どんな書類（証明）かにもよりますが、「記録が残っていないので証明出来かねます。」でいいような気がします。
それとご自分で仰られておりますが、元社員とは今は他人なので元社員の方の了解なしに回答すべきでない事項もあると思います。
年金事務所が扶養になっていないと回答しているのなら、元社員の方が扶養の届出をしなかった理由が何かあるのでしょうし。そもそもですが、その方も元夫に連絡すべきです。親切心でしたことで、無用のトラブルに巻き込まれませんように。

> いつも参考にさせて頂いています。
> 投稿する場所が違っていたらすみません。
>
> 本日、1994年に当社を退職した社員の元配偶者という方から電話があり、
> 年金の関係で、当社在籍時に第3号として加入していたかどうかを年金事務所に
> 問い合わせた結果、扶養になっていないと言われ、当時在籍していた証明を
> 出してほしい（書類を送るので書いてほしい）という内容でした。
> 電話口では即答せず、確認して折り返しますと伝えています。
> ＊書類は残っていませんが、社内のシステムに該当の方が在籍していた記録は
> 　残っていました。
>
> 本件に関して以下ご教示頂けないでしょうか。
>
> ■証明する義務が当社にあるか
> →どのような書類かは不明ですが、退職して17年経過しており、
> 　(履歴書等の)保管義務の年数も過ぎております。
> 　また、相手方が他人（元従業員の元配偶者）であり、
> 　個人情報の流出になりかねない。と考えています。
> 　そもそもその方が元配偶者である証拠もありません。
>
> 不足情報等もあるかもしれませんが、上記何卒お知恵を拝借できればと
> 思います。宜しくお願い致します。
>
>
>

>ナイトドリフト様

お世話になります。ご教示頂きありがとうございます。
在籍期間の件不備あり失礼しました。29年が正しいです。

「記録が残っていないので証明出来かねます。」

という回答で対応したいと思います。


> お疲れ様です。
>
> 退職後17年？1994年退職なら29年では？
> 年金保険関係の書類の保存期間は経過しています…というか人事関係の書類のほとんどは保存期間経過していますよね。
> どんな書類（証明）かにもよりますが、「記録が残っていないので証明出来かねます。」でいいような気がします。
> それとご自分で仰られておりますが、元社員とは今は他人なので元社員の方の了解なしに回答すべきでない事項もあると思います。
> 年金事務所が扶養になっていないと回答しているのなら、元社員の方が扶養の届出をしなかった理由が何かあるのでしょうし。そもそもですが、その方も元夫に連絡すべきです。親切心でしたことで、無用のトラブルに巻き込まれませんように。
>
> > いつも参考にさせて頂いています。
> > 投稿する場所が違っていたらすみません。
> >
> > 本日、1994年に当社を退職した社員の元配偶者という方から電話があり、
> > 年金の関係で、当社在籍時に第3号として加入していたかどうかを年金事務所に
> > 問い合わせた結果、扶養になっていないと言われ、当時在籍していた証明を
> > 出してほしい（書類を送るので書いてほしい）という内容でした。
> > 電話口では即答せず、確認して折り返しますと伝えています。
> > ＊書類は残っていませんが、社内のシステムに該当の方が在籍していた記録は
> > 　残っていました。
> >
> > 本件に関して以下ご教示頂けないでしょうか。
> >
> > ■証明する義務が当社にあるか
> > →どのような書類かは不明ですが、退職して17年経過しており、
> > 　(履歴書等の)保管義務の年数も過ぎております。
> > 　また、相手方が他人（元従業員の元配偶者）であり、
> > 　個人情報の流出になりかねない。と考えています。
> > 　そもそもその方が元配偶者である証拠もありません。
> >
> > 不足情報等もあるかもしれませんが、上記何卒お知恵を拝借できればと
> > 思います。宜しくお願い致します。
> >
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> 本日、1994年に当社を退職した社員の元配偶者という方から電話があり、
> 年金の関係で、当社在籍時に第3号として加入していたかどうかを年金事務所に
> 問い合わせた結果、扶養になっていないと言われ、当時在籍していた証明を
> 出してほしい（書類を送るので書いてほしい）という内容でした。
> 電話口では即答せず、確認して折り返しますと伝えています。
> ＊書類は残っていませんが、社内のシステムに該当の方が在籍していた記録は
> 　残っていました。
>
> 本件に関して以下ご教示頂けないでしょうか。
>
> ■証明する義務が当社にあるか
> →どのような書類かは不明ですが、退職して17年経過しており、
> 　(履歴書等の)保管義務の年数も過ぎております。
> 　また、相手方が他人（元従業員の元配偶者）であり、
> 　個人情報の流出になりかねない。と考えています。
> 　そもそもその方が元配偶者である証拠もありません。
>
> 不足情報等もあるかもしれませんが、上記何卒お知恵を拝借できればと
> 思います。宜しくお願い致します。
>

こんにちは

退職した元社員の元配偶者からの依頼に応じる必要はありません。
元社員の在籍記録は、元社員の個人情報です。

余談かもしれませんが、
そもそも、元社員が在籍していたことを証明してあげたとしても、元配偶者が3号被保険者だったことの証明にはなりません。
年金事務所の回答 「扶養になっていない」というのは、“元社員の厚生年金記録はあるが、元配偶者の3号被保険者記録は確認できませんでした” という意味ではないかと思います。元社員が在籍していたこと自体は年金事務所も把握できている可能性が高いです。
私の知る限り、こういう案件が発生した場合、年金事務所は必ず 厚生年金＝健康保険被保険者の被扶養者の過去の記録を確認した上で、3号被保険者の記録の漏れがないかどうかを判断します。健康保険の被扶養者記録も確認できなければ、3号被保険者ではなかったという判断が下されます。
年金事務所が元配偶者に対して、自分で証拠を集めてください というような指示をすることも考えにくいですね。
御社が証明しないことで、元配偶者が年金受給の上で不利益を被ることは無いと考えても大丈夫です。