従業員マイナンバーの管理について

> いつも参考にさせていただいております。
>
> 100人ほどの会社で総務をしています。弊社では入社時、従業員にマイナンバー届を記入してもらい、
> マイナンバーカードと照らし合わせ確認した上で、届を用紙のままファイルで保管しています。
>
> ファイル内は従業員名の五十音順で用紙が綴ってありますが、
> 外国人社員は略称から頭文字をとっていたのか、引き継いだ際に既に並びがバラバラになっており、そのままここまできてしまいました。
> 社員情報はクラウド管理しているため、入社時にデータにも入力し保管しております。
>
> 不便なマイナンバーファイルの運用を変えたいのですが、皆様の会社でも入社時の記入用紙及びマイナンバーカードのコピー提出を求めていましたら、どのように管理しているか参考にさせていただけないでしょうか。
>
> よろしくお願いいたします。


こんばんは。私見ですが…
何が不便なのでしょうか。
こういう点が使いづらいとか利用しづらいとか御社にとって不便と判断出来る状況がわかるいいのですが…
書かれた内容で不便さは感じませんが…
とりあえず。

> いつも参考にさせていただいております。
>
> 100人ほどの会社で総務をしています。弊社では入社時、従業員にマイナンバー届を記入してもらい、
> マイナンバーカードと照らし合わせ確認した上で、届を用紙のままファイルで保管しています。
>
> ファイル内は従業員名の五十音順で用紙が綴ってありますが、
> 外国人社員は略称から頭文字をとっていたのか、引き継いだ際に既に並びがバラバラになっており、そのままここまできてしまいました。
> 社員情報はクラウド管理しているため、入社時にデータにも入力し保管しております。
>
> 不便なマイナンバーファイルの運用を変えたいのですが、皆様の会社でも入社時の記入用紙及びマイナンバーカードのコピー提出を求めていましたら、どのように管理しているか参考にさせていただけないでしょうか。
>
> よろしくお願いいたします。

参考になるかどうか分かりませんが、弊社の場合を。

入社時に扶養控除等異動申告書に記入してもらいます。（どっちにしろ、最初の給与を支払うときまでに必要な提出書類なので）
その後、年末調整が終了したら、他の年末調整書類と一緒にファイル保管します。

マイナンバーカードのコピーは、確認後、１年くらい金庫に保管してから廃棄しています。

ton様

ありがとうございます。
返信遅くなり大変申し訳ありません。

お恥ずかしながら私もこうしたいというのはなく、
強いて言うなら前任者が行っていた杜撰な保管を問題視し、五十音の中から探しても頭文字の取り方が違い見つからないこと、退職の際にはファイルから抜く手間、戻す手間があることを感じていました。
並びは正しい五十音順に直す予定ですが、そもそも他に保管方法はないのか、、と投稿させていただいた次第です。

第三者の方から見て不便さはないというのも、貴重な意見で大変ありがたく、
このまま並びを直せば長く使えるのかなと考えています。


> > いつも参考にさせていただいております。
> >
> > 100人ほどの会社で総務をしています。弊社では入社時、従業員にマイナンバー届を記入してもらい、
> > マイナンバーカードと照らし合わせ確認した上で、届を用紙のままファイルで保管しています。
> >
> > ファイル内は従業員名の五十音順で用紙が綴ってありますが、
> > 外国人社員は略称から頭文字をとっていたのか、引き継いだ際に既に並びがバラバラになっており、そのままここまできてしまいました。
> > 社員情報はクラウド管理しているため、入社時にデータにも入力し保管しております。
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> > 不便なマイナンバーファイルの運用を変えたいのですが、皆様の会社でも入社時の記入用紙及びマイナンバーカードのコピー提出を求めていましたら、どのように管理しているか参考にさせていただけないでしょうか。
> >
> > よろしくお願いいたします。
>
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> こんばんは。私見ですが…
> 何が不便なのでしょうか。
> こういう点が使いづらいとか利用しづらいとか御社にとって不便と判断出来る状況がわかるいいのですが…
> 書かれた内容で不便さは感じませんが…
> とりあえず。
>

> ton様
>
> ありがとうございます。
> 返信遅くなり大変申し訳ありません。
>
> お恥ずかしながら私もこうしたいというのはなく、
> 強いて言うなら前任者が行っていた杜撰な保管を問題視し、五十音の中から探しても頭文字の取り方が違い見つからないこと、退職の際にはファイルから抜く手間、戻す手間があることを感じていました。
> 並びは正しい五十音順に直す予定ですが、そもそも他に保管方法はないのか、、と投稿させていただいた次第です。
>
> 第三者の方から見て不便さはないというのも、貴重な意見で大変ありがたく、
> このまま並びを直せば長く使えるのかなと考えています。
>

こんばんは。私見ですが…
ポケットファイルを利用して在職者と退職者を分ける
在職者は日本人と外国人を分ける
日本人は五十音でファイル…ひらかな読みで「あ」の枠とか「か」の枠で整理
あおき　の前に　あきた　があっても「あ」枠内で整理すると楽です
外国時はアルファベットでファイル…ABC順で読みは関係なく
Ａを　「あ」でも「え」でも発音ではなく　「Ａ」枠で整理
100人ですと一定数…あ～そ　までとか外国人ですとＡ～Ｊまでとか
一定数で区切ってファイリング
退職者はマイナンバーは即時廃棄ですが扶養控除申告書は7年保管というズレが生じますので退職時は扶養控除申告書に書き写すか扶養控除申告書と一緒に保管するとかが必要でしょう。
クラウドで管理されているのであれば紙のマイナンバー申請書は廃棄してもよさそうです。
こんな感じはどうでしょうか。
後はご判断ください。
とりあえず。