入社書類の緊急連絡先表について

こんばんは。

個人情報法について、対象者がそのリスクを許容したうえでウェブサイトを利用することについてはできると思います。
ただし、「URLを展開して従業員に入力してもらい」という行為が法的に問題がないのかどうかは記載の質問では判断できないです。
URLとは貴社が管理するサーバの独自ドメインですか？
どのようなフォームを利用し、それが流出する可能性が一切ないスタンドアロンのシステムなのでしょうか、等等。
個人情報の流出については、何を利用したとしても（紙でも）、貴社の責任がなくなるというものはないでしょう。



> 緊急連絡先を全従業員更新しようとなりまして、用紙の提出は大変なので専用フォームを作成し、URLを展開して従業員に入力してもらい提出いただいたものをデータで管理したいのですが、こちらの対応は法律等で問題ないでしょうか。
> （専用フォームは該当者に同意を得たかの有無を選択し有を選択しないと緊急連絡先を入力できないようになっております。）

お疲れ様です。
ご回答いただきありがとうございます。

URLはGoogleフォームで専用フォームを作成し、そちらのURLになります。
作成者のみが回答を管理できる設定になっており流出する可能性はございません。

> こんばんは。
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> 個人情報法について、対象者がそのリスクを許容したうえでウェブサイトを利用することについてはできると思います。
> ただし、「URLを展開して従業員に入力してもらい」という行為が法的に問題がないのかどうかは記載の質問では判断できないです。
> URLとは貴社が管理するサーバの独自ドメインですか？
> どのようなフォームを利用し、それが流出する可能性が一切ないスタンドアロンのシステムなのでしょうか、等等。
> 個人情報の流出については、何を利用したとしても（紙でも）、貴社の責任がなくなるというものはないでしょう。
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> > 緊急連絡先を全従業員更新しようとなりまして、用紙の提出は大変なので専用フォームを作成し、URLを展開して従業員に入力してもらい提出いただいたものをデータで管理したいのですが、こちらの対応は法律等で問題ないでしょうか。
> > （専用フォームは該当者に同意を得たかの有無を選択し有を選択しないと緊急連絡先を入力できないようになっております。）

横入り失礼致します。個人情報保護の観点からコメントいたします。

貴社の手法だと、クラウド上にデータが保管される形になるかと思われます。クラウドストレージの利用規約（御社とサービスとの契約）において個人情報の保管管理が可能となっているか確認した方が良いと思います。クラウドがハッキング等にあい、個人情報が流出した場合の責任をクラウドサービスに問えるかどうかの確認です。

もし私がご相談者さんだったら、回答がまとまった段階でデータをクラウドから引き上げて会社内のイントラネットサーバー上、もしくは単体運用のPCに移し替えることも検討します。

イメージとしてクラウドは銀行の貸金庫、イントラネットは会社の建物内にある耐火金庫です。どちらが盗難に遭いにくいか検討の余地があると思います。昨今銀行員による貸金庫盗難が報道されていますが、クラウドストレージサービスも内部の手引きがあればハッキングは可能になります。

ご参考まで。


> お疲れ様です。
> ご回答いただきありがとうございます。
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> URLはGoogleフォームで専用フォームを作成し、そちらのURLになります。
> 作成者のみが回答を管理できる設定になっており流出する可能性はございません。
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> > こんばんは。
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> > 個人情報法について、対象者がそのリスクを許容したうえでウェブサイトを利用することについてはできると思います。
> > ただし、「URLを展開して従業員に入力してもらい」という行為が法的に問題がないのかどうかは記載の質問では判断できないです。
> > URLとは貴社が管理するサーバの独自ドメインですか？
> > どのようなフォームを利用し、それが流出する可能性が一切ないスタンドアロンのシステムなのでしょうか、等等。
> > 個人情報の流出については、何を利用したとしても（紙でも）、貴社の責任がなくなるというものはないでしょう。
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> > > 緊急連絡先を全従業員更新しようとなりまして、用紙の提出は大変なので専用フォームを作成し、URLを展開して従業員に入力してもらい提出いただいたものをデータで管理したいのですが、こちらの対応は法律等で問題ないでしょうか。
> > > （専用フォームは該当者に同意を得たかの有無を選択し有を選択しないと緊急連絡先を入力できないようになっております。）

> 緊急連絡先を全従業員更新しようとなりまして、用紙の提出は大変なので専用フォームを作成し、URLを展開して従業員に入力してもらい提出いただいたものをデータで管理したいのですが、こちらの対応は法律等で問題ないでしょうか。
> （専用フォームは該当者に同意を得たかの有無を選択し有を選択しないと緊急連絡先を入力できないようになっております。）

基本的には法令（例えば、個人情報保護法や労働安全衛生法など）の求める要件に沿ったものと考えられます。企業が従業員の緊急連絡先などの個人情報を収集・管理する場合、情報の利用目的、保存期間、第三者への提供の有無などを明確にし、従業員に対して十分な説明を行ったうえで、自由な意思に基づく同意を得ることが必須です。専用フォーム上で「同意する」をチェックする仕組みを導入しているという点は、従業員本人の意思を尊重する適切な対応といえ、法令上の大きな問題にはならないと考えられます.

ただし、運用にあたっては以下の点を十分にご配慮いただくことが重要です。

1. 利用目的と同意の明示
収集する情報が何のために使われるのか（例：緊急時の連絡や安全管理のため）を具体的に示し、従業員がその内容を十分理解できるよう説明文を添えること。また、同意のプロセスがあくまで任意であり、同意しない場合の代替手段（紙媒体での提出など）も検討することが望ましいです。

2. 適切なセキュリティ対策
収集した個人情報を不正アクセスや情報漏えいから守るため、サーバーの暗号化、アクセス制限、ログ管理などの技術的および組織的対策を講じる必要があります。

3. 内部規程との整合性
企業内の個人情報保護方針や就業規則との整合性を確保し、従業員への周知も十分に行うことが求められます。

このような運用方法は、大手企業やその他の事例でも採用されており、従業員への負担軽減や情報の一元管理の面で有効です。なお、各企業の内部事情や業務内容により必要な措置・注意点は異なりますので、最終的な運用に際しては社内の法務部門や専門の弁護士にご相談の上、詳細なチェックを実施されることをお勧めします。

さらに、万が一従業員の中で同意が得られなかった場合の対応策（たとえば、書面での提出や別の確認方法の導入など）もあらかじめ検討し、柔軟な対応ができる体制を整えるとより安心です。