契約書の管理の仕方について

> 契約書をこれまでは各担当者がそれぞれ保管していましたが、今後は私のいる部署で一元管理することになりました。
> 管理にあたって、なにかアドバイスや参考URLがありましたら教えていただけますか？
> （契約書数自体はそんなに多くありません。）
>
> また、一元化にともなって、必要な契約書を簡単に検索できるよう、エクセルで索引を作成しようと思っています。
> 索引項目はいまのところ、「種類」「契約日」「満了日」「取引先」「担当者」などを考えていますが、
> その他でおすすめの項目や、あとは索引の作り方全体について、なにかアドバイスがありましたら教えてください。
>
> よろしくお願いいたします。

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内部監査業務担当より進言させていただきます。
確かに、契約書の保管確認は内部監査上、チェック、契約履行、保管確認など適切に行うことが求められています。

現行では、
商談（契約など）成立後複数の契約書を作成、締結（捺印署名など）が履行されます。その契約書の種類は、売買、保守、リース、個別変更覚書、保守点検等数種類の及びます。
通例では、原本を「あいうえを順」により、部門別、部署別にファイリング保管がされていると考えます。本社内又は支店におきましても同様に実施されていると考えます。
このような形態では、改正案又は新たな契約実施案が出た場合には、前原本の確認を求めることはなかなかできないと考えます。あるいは、社内管理体制の改革がなされた場合も同様と思います。

改善案としては、「発生＞電子化・入力＞分類・保管＞検索・活用・伝達＞出力」に方向性を高めることが必要と考えます。
商談前の実施案は各部署の適切な確認が必要です。その後、契約の締結、「原本から」＞「スキャナー読み取り」＞「電子化媒体による保管」＞「情報は共有保管」＞「必要な時・必要な人での検索機能」＞「必要な時プリント」への方向を求めてはいかがでしょうか。
原本ですが、本社保管場所がある場合もありますが、火事・地震などに対しての管理方法を求めることも必要と思います。
その場合には、免責保管庫などがあれば、締結後の原本安全保管を計ることが必要と思います。その場合、保管管理規程を必ず設定し、契約終了後の破棄確認を求めることも必要と思います。破棄処分方法も現行では破棄処分業者もあり締結確認をしておくことも必要です。

少々長くなりなりましたが、システム業者などでは同様の試案を作成していただけます。
総務責任者及び各部署の社員代表者などと合議を図ってはいかがですか。一時の出資がありますが、この点会社にとっては保管管理体制の改善には必要と考えます。

横から失礼します。
私も、契約書の保管方法について悩んでいたところで、教えて頂きたいのですが、弊社では各部署がそれぞれに、関連する契約書の原本を保管しており、総務には全てを把握できるリストもありません。今後も、保存文書の洗い出し後、原本は各部署で・・・と考えているのですが、そういったあり方はマズイのでしょうか？一括管理が必要でしょうか？宜しくお願いします。

> 横から失礼します。
> 私も、契約書の保管方法について悩んでいたところで、教えて頂きたいのですが、弊社では各部署がそれぞれに、関連する契約書の原本を保管しており、総務には全てを把握できるリストもありません。今後も、保存文書の洗い出し後、原本は各部署で・・・と考えているのですが、そういったあり方はマズイのでしょうか？一括管理が必要でしょうか？宜しくお願いします。

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内部統制の問題点からすれば、やはり会社内における、契約書等の管理は統一を図られたほうが良いと思います。
前職、あるリース会社の内部監査を実施いたしたところ、該当契約書類ですが、支店又は関係部署の契約先の一本化が計られておらず、契約条件なども不一致が山積された事例があります。
社内管理規程など整備を図ってください。

ご返答ありがとうございます。

ちょっと細かいですが重ねて質問させてください。
「必要な時・必要な人での検索機能」とありますが、検索用のリストをエクセルで作ろうと思っていまして、
リスト項目はいまのところ、
「種類」
「契約書タイトル」
「契約日」
「満了日」
「取引先」
「担当者」
「保管場所・ファイル名」などを考えていますが、
その他でおすすめの項目はありますか？

実は「満了日」を項目に掲げるというのは私は最初思いつかなかったのですが、
契約更新日を忘れてしまわないように、「満了日」も項目にしたほうがいいよ、と人に教わって、
それで追加した次第です。

他にも必要な項目がありましたら、教えていただけますか？

または実例やモデルなどあれば拝見したいと思っています。

> ご返答ありがとうございます。
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> ちょっと細かいですが重ねて質問させてください。
> 「必要な時・必要な人での検索機能」とありますが、検索用のリストをエクセルで作ろうと思っていまして、
> リスト項目はいまのところ、
> 「種類」
> 「契約書タイトル」
> 「契約日」
> 「満了日」
> 「取引先」
> 「担当者」
> 「保管場所・ファイル名」などを考えていますが、
> その他でおすすめの項目はありますか？
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> 実は「満了日」を項目に掲げるというのは私は最初思いつかなかったのですが、
> 契約更新日を忘れてしまわないように、「満了日」も項目にしたほうがいいよ、と人に教わって、
> それで追加した次第です。
>
> 他にも必要な項目がありましたら、教えていただけますか？
>
> または実例やモデルなどあれば拝見したいと思っています。

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実例等については、マニュアル製作会社で保管されています。会社内での改善提案に必要といえば、入手可能と思います。
検索項目ですが、「満了日」「担当者」は不要ではありませんか。
「満了日」とは、期間限定契約書と見做します。
通例ですと、契約停止は、両者の契約終了申告で行われます。通例では無限実行となりませんか。
「担当者」とは、契約先又は自社ですか、担当者が転任などの場合そのつど変更入力が必要です。所属部署名と思いますが。

検索については、契約先、契約内容で可能と思います。

> > 横から失礼します。
> > 私も、契約書の保管方法について悩んでいたところで、教えて頂きたいのですが、弊社では各部署がそれぞれに、関連する契約書の原本を保管しており、総務には全てを把握できるリストもありません。今後も、保存文書の洗い出し後、原本は各部署で・・・と考えているのですが、そういったあり方はマズイのでしょうか？一括管理が必要でしょうか？宜しくお願いします。
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> 内部統制の問題点からすれば、やはり会社内における、契約書等の管理は統一を図られたほうが良いと思います。
> 前職、あるリース会社の内部監査を実施いたしたところ、該当契約書類ですが、支店又は関係部署の契約先の一本化が計られておらず、契約条件なども不一致が山積された事例があります。
> 社内管理規程など整備を図ってください。

有難うございます。弊社でもリスト作成にかかりたいと思います。

管理方法について久保FP事務所様のアドバイス大変参考になりました。項目については同じ業務を行っている者として参考になるかわかりませんが、述べさせていただきます。

「種類」
「契約書タイトル」
「契約日」
「満了日」
「取引先」
「担当者」
「保管場所・ファイル名」以外には、会社ごとに契約数、種類、体制などにより異なると思いますが、考えられる項目を記述しますので必要なものを取捨選択していただければと思います。「保管場所」（契約書がいくつかの場所、キャビネットに別れて保管する場合）、「チェック担当者」（チェックする法務担当者が複数いる場合）、「発効日」（締結日と契約発効日が異なる場合が多々ある）、「発行日」（契約書を２通相手方に出してなかなか戻ってこないことが多々あるため、督促などの管理を行うときに必要）、「備考欄」（何かメモをする）　なお、満了日は必要でしょう。自動更新する契約ばかりでなく、期間が決まっている契約も少なくありません。そのためには、「自動更新の有無」を表す欄も設けたほうがいいかもしれません。

トライトン様、アドバイスどうもありがとうございます！
参考にさせていただきます。

「保管場所」「チェック担当者」「発行日」「備考欄」「自動更新の有無」を追加することを検討してみます。

ありがとうございました！

先日は丁寧なご解説をどうもありがとうございました。
契約書の一元保管スタイルはお陰様でほぼ固まりました。

が、その後さらに分からないところが出て参りましたので、もう一度教えてください。

契約書が自動更新ではない場合、更新期限が近付いていてもそれと気づかず知らぬ間に失効してしまうケースも起こりうると思います。
それを防ぐためには、更新期限が近付いたら確実に気づけるようなシステムにしなくてはなりませんが、
ではどうすれば漏れなく気づくことができるか？
誰が気づくようにすべきか（担当者なのか契約書管理者なのか）？
気づいたらどう処理するのか？
というプロセスについて悩んでいます。

どなたか教えていただければと思います。
どうぞよろしくお願いいたします。

さかがわさん

確かに難しい問題ですね。基本的には、原契約期間が満了したままだと困る場合には、自動更新にしておくことがよろしいかと思います。自動更新にした場合でも１～２ヶ月前の予告で解約できるようにしておけば中途解約が可能となります。弊社でも基本的には契約管理者ではウォッチはしていません。ただ、中には、満了時に更新の有無を確認した方がいいと判断する案件もあります。その場合、簡易的な方法として、私はYahooカレンダーに満了日をマークしておき、リマインダーのメールが何日か前に飛ぶようにしておきます。それによって忘れることは防げます。もちろん、自分のノートに記載しておくことでも可能です。少しは参考になれば幸いです。また何かありましたら投稿してください。

トライトンさん

ご返答ありがとうございます。

> 確かに難しい問題ですね。基本的には、原契約期間が満了したままだと困る場合には、自動更新にしておくことがよろしいかと思います。自動更新にした場合でも１～２ヶ月前の予告で解約できるようにしておけば中途解約が可能となります。

確かにご指摘の通りだと思います。そうしておけば安心ですね。
しかし私には契約の場に立ち会う権限がなく、できあがった契約書を保管するだけですので、契約の結び方は各担当者に一任しているという事情があります。


> 弊社でも基本的には契約管理者ではウォッチはしていません。ただ、中には、満了時に更新の有無を確認した方がいいと判断する案件もあります。その場合、簡易的な方法として、私はYahooカレンダーに満了日をマークしておき、リマインダーのメールが何日か前に飛ぶようにしておきます。それによって忘れることは防げます。もちろん、自分のノートに記載しておくことでも可能です。

なるほど、そういう方法もあるんですね！
ちなみにトライトンさんは契約管理者でいらっしゃいますか？
それとも契約を結んだ担当者として、自分の係る契約書のみマークしているのでしょうか？
（契約管理者はウォッチしていないということは、おそらくご担当者として、だと思いますが。）

どちらにせよ、満了日に関して契約管理者ではウォッチはしていないのであれば、万一契約の更新漏れで大事な契約が失効してしまったとしても、契約管理者は責任を問われないということですね？

大変参考になりました。どうもありがとうございました。もし上記の理解で間違いがありましたら、またご指摘くださいますか？

よろしくお願いいたします。

さかがわさんが契約書の管理だけを担当しているのであれば、内容についての責任はないのですから、担当者の責任でウォッチすべきです。さかがわさんが心配する必要はないと思います。また、立場的に担当者に対して指導というかアドバイスできる立場であれば、自動更新などのアドバイスをされたらいかがでしょうか？（ちなみに私は契約書の審査をする立場です。）