内部通報制度の運用責任者を監査役とすること

ごんちゃんさん、こんにちは。

　私もごんちゃんさんが言われるとおり、監査役がヘルプラインの窓口兼運用責任者になるのはおかしいと思います。

　監査役は取締役の業務執行を監査するのが本来の役目であり、取締役から独立した立場にあるべきですよね。それが、取締役側の業務執行の一環であるヘルプラインの指揮をとり社長に報告具申というのは問題があると思います。

　ヘルプラインの窓口には監査部門がつくとしても監査担当の社員がつくべきでしょうね。ちなみに当社は総務部門が窓口です。

　当社の監査役はコンプライアンス委員会に出席してもらってますが、それはオブザーバーの立場であり、社内の重要な会議に出席できるという監査役の権利として出てもらってます。

>トラきちさま
早速のご回答有難うございます。
やはりそうですよね。
再考が必要である旨、上司に相談してみます。
お世話になりました。

ごんちゃんさん

トラきちさんのおっしゃる通り、監査役が責任者になるのは問題です。ただ、職務として通報先の１つとしてはあり得ると思います。通報先は１箇所にすると、その通報先で問題が発生したりすると通報できなくなってしまいます。通報先は複数（例えば、総務部長、人事部長、監査役、外部顧問などが候補になるのではと思います。）また、センシティブな問題なので部門の担当者レベルではなく、マネージャなどの責任者レベルにしておくことがいいかもしれません。ご参考になれば幸いです。

> ごんちゃんさん
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> トラきちさんのおっしゃる通り、監査役が責任者になるのは問題です。ただ、職務として通報先の１つとしてはあり得ると思います。通報先は１箇所にすると、その通報先で問題が発生したりすると通報できなくなってしまいます。通報先は複数（例えば、総務部長、人事部長、監査役、外部顧問などが候補になるのではと思います。）また、センシティブな問題なので部門の担当者レベルではなく、マネージャなどの責任者レベルにしておくことがいいかもしれません。ご参考になれば幸いです。

トライトン様
ご回答有難うございます。私も、初めの案では内部監査室か経営企画か、と思っていたのですが、役員の一言でひょんな方向へ行ってしまいました。これはまずい！と思っているのですが、監査役の独立性、職務の性質については説明しなければぴんとこない、といった面々ですので困ってます。でも皆さんのご意見を伺って私も自信をもって「ＮＯ！］といえます。ありがとうございました。

ごんちゃんさん、こんにちは。

　トライトンさんが言われているとおり、ヘルプラインの通報先は複数個所設置することが望ましいと思います。当社の場合は社内は総務部門であり外部は顧問弁護士事務所にお願いしております。

　ただ、監査役もヘルプラインの通報先にしていいかというと私は疑問を感じます。もともと、監査役の権限として取締役、使用人、子会社から報告を求めたり調査を行うことは認められていますので、ヘルプラインの通報先に指定されなくても、通報を受けることはできると思います。逆に、執行側が設置するヘルプラインの通報先に指定され組み込まれることには問題もあるのでは思うのです。ヘルプラインの執行状況そのものを監査することも監査役の職務だと思うのですが。

> ごんちゃんさん、こんにちは。
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> 　トライトンさんが言われているとおり、ヘルプラインの通報先は複数個所設置することが望ましいと思います。当社の場合は社内は総務部門であり外部は顧問弁護士事務所にお願いしております。
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> 　ただ、監査役もヘルプラインの通報先にしていいかというと私は疑問を感じます。もともと、監査役の権限として取締役、使用人、子会社から報告を求めたり調査を行うことは認められていますので、ヘルプラインの通報先に指定されなくても、通報を受けることはできると思います。逆に、執行側が設置するヘルプラインの通報先に指定され組み込まれることには問題もあるのでは思うのです。ヘルプラインの執行状況そのものを監査することも監査役の職務だと思うのですが。

トラきちさん

親身のアドバイス有難うございます。
実際、窓口業務とその他の制度運用業務の明確な区別は難しいのかな、悩んではいました。規程案を監査役に見せたところ、「これでは窓口はただ受けた通報を委員会に流すだけの通過点でしかないのではないか？」と指摘されましたが、わたしとしては意識的にそうしたわけです。窓口が裁量を発揮できるのは通報に至らない相談への回答ぐらいで、あとは受理した通報を書面にして担当部門に連絡するだけです。ヘルプラインの執行状況とおっしゃるものは、調査グループの発足、調査権の発動、委員会への報告業務、記録の機密管理、社内開示の時機判断等々だと思うのですが、これらについては基本的に窓口の権限は認めないという方法をとっております。また、社外監査役(弁護士）を窓口として予定しておりまして、社内外をあわせ３箇所設置の予定でおります。
それでも、窓口業務の適正を監査することも監査役の業務ですので、その限りにおいては自己監査になってしまう、という点については悩めるところです。